Weil Effizienz begeistert!
E-Mailflut
E-Mailflut – wer kennt das nicht? E-Mailmanagement ist eine sinnvolle Methode, Zeitfresser günstig zu beeinflussen. Wissenschaftler am Londoner King’s College haben herausgefunden, dass Empfänger, die durch neue E-Mails ständig unterbrochen werden, weniger leisten als Menschen ohne diese Unterbrechungen.
Genauso, wie Sie Ihre Post im Briefkasten einmal leeren, gilt die Empfehlung, dies auch auf E-Mails zu übertragen. Die Umsetzungshürde: das Umfeld hat sich darauf eingerichtet, E-Mails wie ein Telefon zu benutzen. Entsprechend ist die Erwartung, sofort eine Antwort zu erhalten. Kommt diese nicht, führt die E-Mailflut zu telefonischen Unterbrechungen: “Haben Sie meine E-Mail nicht erhalten?”.
Häufiger Fehler: eine E-Mail wird als ungelesen markiert. Wenn Sie Ihre Post aus Ihrem Briefkasten herausgeholt und gelesen haben, legen Sie diese dann wieder in Ihren Briefkasten zurück? Nein? Prima! Daher ist es auch nicht effizient, eine E-Mail noch einmal als neue zu erkennen, wiederholt zu lesen, um dann wieder das >> Bearbeiten aufzuschieben. E-Mailmanagement hält einige Lösungen zum Leeren des E-Mail-Postfachs bereit.
Und was passiert mit der E-Mailflut, wenn Sie diese Erfolgsstrategie auch auf Ihr E-Mail-Programm, den Posteingang anwenden?
E-Mailflut auflösen – E-Mails aufräumen
Einerseits dienen E-Mails zum Informationsaustausch und andererseits auch zur Aufgabenverteilung. Dabei dürfen sie nicht einfach im Posteingang “herum liegen”, um den Empfänger an die Erledigung zu erinnern. Das wäre so als ob Sie Papier stapeln – also Wanderdünen züchten. Irgendwann haben Sie ein permanent schlechtes “Arbeitsgewissen”, werden von einem Termindruck überrollt, der eigentlich gar nicht so überraschend kam … Rechtfertigen sich vielleicht über eine E-Mail … Die E-Mailflut ist nicht nur durch andere Menschen verursacht.
Statt Ordner innerhalb Ihres Posteingangs anzulegen, sollten Sie die Ordner Ihres PCs und Ihre Aufgabenverwaltung nutzen. Dort, wo Ihre Briefe, Berechnungen, Angebote oder andere Dateien gespeichert sind, sollten auch Ihre E-Mails verfügbar sein (>>Ablageplan).
Innerbetriebliche Regeln helfen, die Flut einzudämmen.
E-Mail-Regeln festlegen – E-Mailfut eindämmen
“Chef, im Keller brannte Licht, ich hab es ausgemacht!” Geht es Ihnen auch so, dass die Qualität von Informationen zu Wünschen übrig lässt?
Zu den häufigsten E-Mail-Ärgernissen zählen E-Mails …
- nach dem Gieskannen-Prinzip, schlechte Verteiler
- als Ketten, die unbeantwortet sicher auch nicht für 7 schlechte Jahre sorgen
- die Sie schon von anderer Seite erhalten haben
- die Sie in CC erhalten (Achtung, falls Mitarbeiter diese Funktion mit dem Vorgesetzten in CC nutzen, Konflikte? Unklare Kompetenzen? Absicherung?)
- mit dem Anhang eines Anhangs eines Anhangs
- die unnötig lang verfasst sind
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