Ablagesystem: intelligente Ablage für PC und Schrank

Ablagesystem heißt die Lösung, doch auch hier ist Disziplin das Tor zur Freiheit. Steht das Ablagesystem, ist ein schnelles Ablegen und der Zugriff für alle leichter. “Ablage – dafür habe ich keine Zeit!” ist eine Ausrede, denn wenn Sie doch etwas suchen, dann setzen Sie Such-Zeit ein. Wie motiviert fühlen Sie sich bei der Suche nach Informationen? Dieses Gefühl ist nur ein Hindernis von vielen, welches sich negativ auf das Informations- und Wissensmanagement in Unternehmen und Organisationen auswirkt. Wer weder ein Dokumentenmanagementsystem noch Sharepoint einsetzt, für den ist ein durchdachtes Dateimanagement Pflicht. Diese sichert zu dem Know how.

Einheitliches Ablagesystem und Ablageregeln verbessern Zusammenarbeit

Wanderdünen auf dem Schreibtisch, unzählige Dateien auf dem PC? Fehlende Unterlagen lösen Suchen in Stapeln, Rückfragen und damit Unterbrechungen aus. Was wäre erst durch einen aufgeräumten Schreibtisch alles möglich? Eine gute Ablagestruktur sowohl im Schrank als auch auf dem PC erleichert die Zusammenarbeit und unterstützt einen reibungslosen Arbeitsablauf. Ein einheitlicher Ablageplan für Schrank und PC muss her. Arbeit wird angenehmer und schneller fertig, wodurch Zeit für Ihre Hauptaufgaben bleibt. Kundenorientierung wird einfacher möglich, serviceorientierte und reibungslose Abwicklung schafft schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Kundenanfragen.

Tipps für schnelles Finden durch visuelle Ordnungs-Hilfen

• machen Sie die Bürowelt bunter – nutzen Sie Farben für mehr Überblick
• beschriften Sie Ihre Ordnungsmittel zusätzlich mit Symbolen
• nutzen Sie PC-bedruckte Etiketten mit standadisierter Schrift und Schriftgröße
• stellen Sie Ihre Ordner systematisch nach Zugriffsrechten, Hauptgruppen auf

Tipps Suchzeiten einsparen

• misten Sie aus – dadurch entsteht freier Blick, Freiraum und Such-Entlastung für die Augen
• wenden Sie Aufbewahrungsfristen an
• richten Sie sich für stapelfreies Arbeiten ein passendes Wiedervorlagesystem mit Hängemappen, Pultordner (1 – 31 + 1 – 12) oder >>mit MAPPEI ein
• entwickeln Sie eine einheitliche >>Ablage-Struktur für  PC und Schrank
• einigen Sie sich mit allen Beteiligten auf Dateinamen, die nach einem bestimmten Standard aufgebaut sind. Beispiel JJJJ-MM-Betreff-Bearbeiter, dabei steht JJJJ für die vierstellige Jahres und MM für die zweistellige Monatszahl. Das Kürzel könnte “AG” für Angebot lauten.

Weitere Potentiale lauern im Anlegen einer Ordnerstruktur, die sowohl objektorientiert (Einkauf, Verkauf, …) als auch prozessorientiert (1. Angebot, 2. Auftragsbestätigung, …) erstellt werden kann. Eine durchdachte Ordnerstruktur ermöglicht Arbeiten wie mit einer Checkliste. Allein der Aufbau und die Namen der Ordner geben die nächsten Schritte vor. Das ist besonders bei Projekten sehr hilfreich. >>CC-E-Mails, weiterleiten gesenderter Nachrichten können dadurch reduziert werden. Denn auch E-Mails sollten in die Ablagestruktur aufgenommen werden. Sie gehören schließlich genauso zum Projekt, wie Präsentationen, Berechnungen, Geschäftsbriefe und ähnliches.

Für die Umsetzung zu Ihrer Lösung stehen wir Ihnen mit >>vor Ort Beratung, >>Arbeitsplatz-Coaching, >>Impuls-Vortrag oder >>Seminar zur Verfügung. >>Seminartermine finden Sie hier …