Ordnerstruktur: Schneller Zugriff und Transparenz

Suchzeiten sind Zeitverlust – Abhilfe schafft eine gute Ordnerstruktur. Am besten gleich einheitlich für den Schrank und den PC.

Zeit verwenden statt verschwenden – haben Sie mehr als …

• 2 Symbole auf Ihrem Desktop?
• 8 gelbe Datei-Ordner, wenn Sie den Haupt-Dateipfad öffnen?
• die laufenden Vorgänge, also auch abgeschlossene Vorgänge im direkten Zugriff statt im Archiv?
• 1 E-Mail im Posteingang Ihres E-Mail-Programms?
• alte, abgeschlossene Dateien mit in der aktuellen EDV-Ablage?

Dann haben Sie Einspar-Potential!

Speichern Sie …

• Bilddateien bei Bildern?
• E-Mails im Posteingang oder Ordnern des Posteingangs Ihres E-Mail-Programms?
• Gesendete Nachrichten separat von anderen Projekt-Dateien?
• Dateianhänge, die innerhalb des Unternehmens versendet wurden?

Dann können Sie noch mehr Suchzeiten einsparen!

Ordnerstruktur schafft Zeit für Hauptaufgaben

Der Fall: Eine Assistentin schreibt einen Brief für den Vorgesetzten und speichert ihn in ihrem Ordner, z. B. Vorzimmer. Kleinere Änderungen könnte der Vorgesetzte selbst vornehmen, doch die Datei findet sich nicht beim Vorgang oder Projekt. Da würde sie eigentlich hingehören, so dass die Vorgangshistorie auch jederzeit anhand der Dateinamen klar ist, “was bisher geschah”. Hier lauert Potential. Es ist nicht meine oder deine Ablage – es ist unsere Ablage. Zeit, an der Ordnerstruktur etwas zu ändern.

Und wie wäre es, wenn Sie zukünftig Zeit beim Zugriff auf und Speichern in einer synchronen Datei- und Papierablage sparen?

Zum einen geht es darum einheitliche Begriffe zu verwenden: Beispiel PC, Computer, Laptop, Notebook? Jeder meint das gleiche nutzt jedoch andere Wörter. Zum anderen sollte festgelegt werden, ob die Struktur objektorientiert (nach Abteilungen) oder prozessorientiert (Schritt 1, Schritt 2, …) angelegt wird.

Mit Ihnen und den an der PC-Ablage Beteiligten erarbeiten wir eine einheitliche Ordnerstruktur.

Für eine stimmige Ordnerstruktur berücksichtigen wir:

• Zugriffsrechte
• Begrifflichkeit, Benennung/Namensvergabe für Ordner und Dateien
• effizientes Dateimanagement
• Finden ohne Rückfragen
• die Schnittstelle zur Papierablage

Dieses Angebot ist als vor Ort Beratung, Arbeitsplatz-Coaching, Impuls-Vortrag oder Seminar buchbar.