Verschwendung in der Büroorganisation

Das Sprichwort “Wer Ordnung hält ist nur zu faul zum Suchen.” verkleidet das Thema Verschwendung. Es ist schon erstaunlich, wie großzügig Menschen mit Zeit umgehen. Noch dazu, wenn es sich um Arbeitszeit handelt, die für Produktives bezahlt wird. Was könnte während dieser Suchzeit anderes schon fertig oder optimiert werden?

Bewusstsein schaffen für (Zeit-) Verwendung statt Verschwendung

Menschen klagen über zu viel Arbeit in zu wenig Zeit und über gar keine Zeit für Ablage. Ohne die Akzeptanz zur Notwendigkeit von Veränderungen wird es schwer, Neues nachhaltig zu etablieren.

>>KVP-/Kaizen-Prinzipien im Büro sind ein Verfahrensansatz, Potentiale im Büro aufzudecken und Verschwendung auszumerzen:

• Wird mehr als notwendig kopiert, ausgedruckt, …? (Überproduktion)
• Lagern Papierstapel, halb Fertiges, Büromaterial an vielen Orten, …? (Bestände)
• Gibt es Reklamationen? (Fehler mit Folge Nacharbeit)
• Werden bei der Bearbeitung unzureichende Methoden, veraltete Verfahren eingesetzt? (PC Know how, Entscheidungsfindung, …)
• Gibt es Wartezeiten? (fehlende Erreichbarkeit, verspäteter Beginn Meeting, …)
• Werden Unterlagen transportiert? (Papier, Akten, …)
• Gibt es falsch oder ungenutzte Talente der Mitarbeiter bei ihrem Arbeitsplatzeinsatz? (Chef formiertiert Excel-Tabellen, Assistenz ist mit Kopiertätigkeiten blockiert)

Ein Blick in Büros, auf Schreibtische, in Schränke oder auf den PC-Desktop genügt für die Einschätzung, ob jemand effizient arbeitet und effektiv mit Zeit umgeht. Gelingt es, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen? Wird Abgrenzen und ein Nein kommunizieren praktiziert? Wer bestimmt die Arbeitstiefe und Qualität?

Handlungsebenen in der Büroorganisation

Neben der Organisation des Büros sind auch das Verhalten des einzelnen, seine  >>Arbeitsorganisation, seine >>Kompetenzen/Fähigkeiten und auch die Haltung der Arbeit, den Kunden, Kollegen, Mitarbeitern gegenüber ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens/der Organisation.

Je nachdem, wo Sie stehen, setzen wir mit maßgeschneiderten Angeboten an. Ob vor Ort >>Beratung, >>Arbeitsplatz-Coaching, >>Impuls-Vortrag oder >>Seminar - unsere Konzepte richten sich nach Ihrem Nutzen und Ihren Zielen.