Mehr Struktur am Arbeitsplatz – buchbar direkt an Ihrem Schreibtisch mit Worxellence® Coach oder online
Mit Arbeitsplatz-Coaching erreichen Sie Struktur am Arbeitsplatz, damit Sie Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) im Griff haben. erreichen mehr Zeit für Erfolg.
Peinlich? Nein! Chaos ist sichtbar gewordener Veränderungswunsch!
Die meisten unserer Kunden haben studiert, treffen jeden Tag wichtige Entscheidungen, werden überflutet von komplexen Informationen. Und auch von CC-E-Mail-Lawinen …
Manchen ist es unangenehm für scheinbar Banales wie Informationsmanagement und Selbstorganisation Unterstützung zu holen. Viele verdienen zwar mehr als andere, doch haben sie neben mehr Geld auch mehr Zeit?
Sie wünschen sich mehr Struktur im Büro?
Sie fühlen sich ausgelaugt, überarbeitet?
Sie kommen nicht zu Ihren eigentlichen Aufgaben, weil es ständig Unterbrechungen und Last Minute Jobs gibt?
Ist Ihr Büroalltag geprägt von Aufregungen und Verstimmungen?
Sie haben keine Me-Time, haben ein schlechtes Gewissen Ihrer Familie gegenüber, weil Sie bis spätabends und am Wochenende arbeiten?
Sie wünschen sich klare Strukturen, Überblick, Planungssicherheit und Leichtigkeit mit Flow?
Dann ist die Methode Arbeitsplatz-Coaching für mehr Struktur richtig für Sie
Auf Dauer belasten das Ihre Lebensqualität. Als Effizienz- und Leichtigkeits-Coaches unterstützen wir seit 1999 Unternehmen dabei, Ordnung und Strukturen in den Büroalltag zu bringen.
Das verbessert die interne Firmenstruktur und reduziert den Stress für alle deutlich. Viele unserer Kunden bestätigen, dass sie täglich tatsächlich bis zu 30 % mehr Zeit gewonnen haben. Das richtet Unternehmen auf Stabilität aus, macht den Kopf frei für unternehmerische und private Zukunftsplanung.
Sie haben einen klaren Veränderungswunsch
Je nach Position im Unternehmen bieten wir passgenaue Coachings vor Ort und auch online an, z. B.:
- Entscheider z. B. Geschäftsführung, Projektleitung, Führungskräfte
- Fachkräfte, z. B. Sachbearbeiter, Sekretariats- und Assistenz Mitarbeitende
- Chef-/Assistenz-Tandems
- Menschen, die nach Krankheit wieder gelungen Fuß fassen wollen (siehe auch Betriebliches Eingliederungsmanagement).
Wann ist es Zeit für ein Arbeitsplatz-Coaching?
Anzeichen sind einerseits
- sichtbar: überfüllter Schreibtisch, belegte Fensterbank, volle Schränke, Ordner auf dem Boden,
- unangenehm: voller E-Mailposteingang, zu viele Icons auf dem Desktop, Suchzeiten auf dem PC
- hörbar: Unmut anderer über Informationsfluss, Rückstand, Termindruck
- spürbar: sich ausgebrannt und belastet fühlen, nichts fertig bekommen, angespannte Stimmung auch untereinander
Wir arbeiten im Arbeitsplatz-Coaching mit der Worxellence®-Methode
Zu den „Zutaten“ zählen Prinzipien des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses an Büroarbeitsplätzen (KVP, CIP, Kaizen), Arbeitsorganisation nach Michael Gerber (Fachkraft-, Manager- und Unternehmeraufgaben), David Allen, Zeitmanagement, NLP (Metaprogramme, Glaubenssätze, Reframing, Alignment), Fragetechniken und Inverventionen aus dem systemischen Coaching, Arbeiten mit den inneren Antreibern, Blockaden und Widerständen.
Video zum Ablauf Coaching am Arbeitsplatz
Vorbereitungsphase hin zu mehr Struktur mit Arbeitsplatz-Coaching
Telefontermin
In einem Telefonat (15 – 30 Minuten) besprechen wir Ihren Veränderungswunsch und woran die Erfolge des Arbeitsplatz-Coachings für Sie/andere sichtbar werden. Anschließend erhalten Sie eine Checkliste mit vorzubereitenden Materialien.
Checkliste
Die Checkliste informiert Sie über bereitzulegende Materialien, damit wir in der Durchführungsphase gleich loslegen können. Hier sind einige Visualisierungen mit Erklärung für den Einsatz.
Online Seminare
Sie erhalten Zugriff auf erklärende Videos beispielsweise zum Schreibtischmanagement und Arbeitshilfen im Downloadportal.
Systematisch hin zu Ihrem Ziel – die Durchführungs-/Arbeitsphasen
Arbeitsplatz-Coaching wird direkt an Ihrem Arbeitsplatz durchgeführt. Reservieren Sie sich für jeden Termin unterbrechungsfreie Zeit. Auf Wunsch führen wir diese Beratung auch als VIP-Tag durch. Ein Arbeitsplatz-Coaching ist auch an einem Samstag mit Aufpreis möglich.
1. Termin: Coaching am Arbeitsplatz mit Schwerpunkt Büroorganisation, Papier- und PC-Ablage
In dieser Phase geht es den Wanderdünen/Papierstapeln an den Kragen. Unter Anwenden der Kaizen-Philosopie sortieren wir aus, systematisieren, gruppieren und schaffen eine einheitliche Logik auch hin zur PC-Ablageorganisation. Wir richten eine typgerechte Terminstation ein. Der Zugriff auf Papier wird systematisch mit „Findehilfen“ wie Farben vereinfacht. Je nach Veränderungswunsch Erstellen wir einen synchronen Ablageplan für Papier-, PC und E-Mail, prüfen Ablageorte (Server, Lokal, Cloud, Intranet, SharePoint- E-Mail-Programm), legen Standards für Dateinamen fest,
Sie erhalten ein Ergebnisprotokoll.
Auszug aus dem Tätigkeitsbericht des ersten Termins unseres Worxellence Coaches:
War heute bei Frau B. Sie hatte ihre Tante mit dabei und wir haben folgendes bearbeitet:
- Klären, was liegt an, wie sieht der „Arbeitskreislauf“ jeweils aus
- Räumen – Platz schaffen im Archiv und aufräumen am Schreibtisch
- Outlook-Aufgaben einrichten und damit arbeiten.
- Hausaufgaben sind:
- Gedanken machen, wie das künftige Organigramm für die Ordner aussieht?
- Was verändert wird, schriftlich festhalten.
- Wie können die Ordner digital nach dem Geschäftsbereich A und B getrennt werden? Hierzu Gedanken und eine Skizze (Ordnerbaum) machen.
- Mit IT-ler sprechen und Archiv-Möglichkeit finden, um in Outlook die tausenden von E-Mails aus dem Posteingang zu bekommen.
- Eventuell Synchronisation mit ihrem Tablet bzw. Laptop veranlassen.
- Als späteren Schritt: Was kann mit Datev-online zukünftig papierlos zum Steuerberater gesendet werden? Buchhaltung wird bereits mit DATEV gemacht.
2: Termin: Coaching am Arbeitsplatz mit Schwerpunkt Arbeitsorganisation
Ihr Cockpit für den Tag, die Woche, den Monat, das Jahr. So haben Sie Ihre Unternehmer-, Manager- und Fachkraft-Aufgaben im Griff. Wir erarbeiten ein passgenaues System für Ihre Anforderungen. Mit diesem System werden Sie:
- clever entscheiden: welche Aufgaben unterstützen das Ziel? Welche werden delegiert, zukünftig nicht mehr oder in einer anderen Erfüllungstiefe erledigt?
- Prioritäten setzen
- Einmal-Regel für E-Mailmanagement und Eingangspost anwenden
- Aufgabenplanung umsetzen (einschließlich Elemente des Zeitmanagements, Tools und Tipps zu softwareseitigen Lösungen)
3. Termin: Coaching am Arbeitsplatz mit Schwerpunkt Ressourcen und intrapersonelle Antreiber
Wir optimieren mit bestehenden Ressourcen, wie Ihnen noch unbekannte PC-Funktionen (E-Mailprogramm) oder Apps für Ihr Smartphone auf der reinen Werkzeug-Ebene. Weitere Ressourcen und mögliche Blockaden durch intrapersonelle Antreiber werden analysiert. Delegieren/Outsourcing und professionelle Assistenz können Sie wirkungsvoll entlasten und unterstützen. Falls noch PC-Fertigkeiten fehlen, können SIe bei freier Zeiteinteilung online Seminare direkt bei uns buchen. Schließlich spielen wir die Übergänge der Arbeitsabläufe im Back Office durch. Wo wartet wer auf wen?
Ergebnissicherungsphase für Ihre Struktur, die wirklich bleibt!
Es ist uns ein persönliches Anliegen, Sie systematisch bei der Zielerreichung zu unterstützen. Dazu nutzen wir verschiedene Möglichkeiten.
Ergebnisprotokoll
Zur Transfersicherung erstellen wir ein Ergebnisprotokoll, welches die erarbeiteten Maßnahmen zur Sicherung des Transfers in die Praxis mit konkreten nächsten Schritten schriftlich festhält.
Hier ein anonymisiertes Beispiel:
Telefontermine
Telefonisch begleiten und erinnern wir Sie während Ihrer Umsetzungsphase. Dadurch bleiben Sie an Ihren „Hausaufgaben“ und Zielen, eine Maßnahme gegen >>Aufschieberitis. Wenn Sie eine Frage haben, rufen Sie einfach an und wir geben Ihnen direkt umsetzbare Tipps.
Login Downloadportal
Sie erhalten Zugriff auf Arbeitshilfen im Downloadportal mit zahlreichen Checklisten, Vordrucken, Vorlagen und Videos/Tutorials.
Rositta Beck ist ein Glücksgriff und sucht ihresgleichen! Ihr strukturiertes Vorgehen in Kombination mit Innovationen, guten Ideen und kommunikativer Überzeugungskraft habe ich im Rahmen mehrerer Arbeitsplatzcoachings bei mir im Büro erleben dürfen. Seitdem arbeite ich regelmäßig mit Frau Beck zusammen und empfehle sie aus Überzeugung gerne weiter.
Vielen Dank für die professionellen Beratungs- und Coaching-Leistung. Mit dieser guten Unterstützung hoffe ich, dass wir einen nachhaltigen
Erfolg bewirken.
In drei Schritten zum Coaching am Arbeitsplatz
Melden Sie sich einfach telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular. So geht es dann weiter:
- Wir führen ein kostenfreies Gespräch zu Ihren Zielen und den Besonderheiten. Es kann telefonisch oder per Video-Call stattfinden.
- Sie erhalten ein individualisiertes Angebot mit Vorgehensweise und dem Profil Ihres Coaches.
- Sind Sie einverstanden, vereinbaren wir einen Beratungs- und Coachingtermin. Ein Termin dauert je nach Veränderungswunsch, Intensität in der Begleitung und Durchführungsart, z. B. vor Ort drei Stunden oder online eine Stunde.
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Office Management
Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns.