Officemanagement – Büroorganisation Beratung und Prozessbegleitung

Als Unternehmensberatung haben wir uns auf Potentiale in der Büroorganisation und Arbeitsorganisation spezialisiert. Dabei geht es darum, auch im Backoffice, in der Verwaltung, dem Empfang und Bereichen aus Sekretariat und Assistenz wirtschaftlicher und kundenorientierter zu handeln. Daraus entsteht Mehrwert: Kundenzufriedenheit, Nachfrage, Mitarbeiterzufriedenheit und Qualität.

Spezialthemen

  • Backoffice Management
  • 1 A organisierte Büros und Sekretariate
  • innerbetrieblichen Informationsfluss optimieren
  • Zusammenarbeit effizienter gestalten
  • Betriebs- und Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinfachen
  • Vorbereiten auf Qualitätsmanagement

 

Der Engpass unserer Kunden

Neben dem Klassiker „Zeit“ fehlt es an Best Practice Lösungen. Erfolgsmethoden stagnieren, wenn das Wissen des vorhandenen Personals nicht modernisiert wird. Auch die Haltung oft sehr langjähriger Mitarbeiter „Haben wir immer schon so gemacht!“ oder „Wir hatten keine Zeit, den Zaun zu reparieren, wir mussten die Hühner fangen.“ verstellt den Weg zu Wahlmöglichkeiten.

Zwei Praxis Beispiele – hier hilft Unternehmensberatung

  1. Herr Dr. Z. meldet sich telefonisch. In seiner Zahnarztpraxis beschäftigt er vier Mitarbeiterinnen. Es kommt häufig zu unnötigen Nachfragen und Suche nach Unterlagen. Papierstapel, unerledigte Aufgaben und mürrisch wartende Patienten belasten das Arbeitsklima. Das Team wurde personell in den letzten zwei Jahren mehrfach neu aufgestellt.
  2. Herr R. spricht uns nach dem Seminar Zeitmanagement für Führungskräfte an. Er ist Leiter eines Altenpflegeheims. Die kaufmännische Leitung wechselt nach 23 Jahren, parallel hierzu erweitert das Pflegeheim seine Leistungen. Mehr Pflegepersonal wird benötigt, der personelle Aufwand in der Verwaltung steigt, die Bürofläche bleibt.

Methoden für Ihre Lösung

Potenziale heben

  • Aufmaß: Während einer Bürobegehung stellt ein Worxellence Arbeitsplatz-Coach die Potenziale an einem Arbeitsplatz oder für Chef-Assistenz-Tandems zusammen.
  • Eine denkvorgang Beraterin bewertet anhand definierter Kriterien, wie systematisch Bereiche organisiert sind. Anhand einer Checkliste werden bestimmte Arbeitsplätze überprüft und in einem Ergebnisprotokoll mit Empfehlungen festgehalten.

Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe verbessern

  • Hebel 1: Günstige Strukturen schaffen, ungünstige trocken legen. Menschen wählen den Weg des geringsten Widerstands. Sind die Strukturen des Unternehmens darauf ausgelegt?
  • Hebel 2: Klare Vorgaben, Prozesse und Abläufe. Was nicht dokumentiert wurde, kann nicht überprüft werden. Fehlt der Zugang zu Standards und Abläufen, entsteht leicht „Hoheitswissen“ mit Qualitäts-Risiken bei Ausfall bestimmter Mitarbeitenden.

Praxistransfer zur Nachhaltigkeit

Verschiedene Methoden unterstützen bei der Ergebnissicherung.

Do it yourself Programm - Coachingbriefe + Tutorials

Coachingbriefe und Videos, mit denen Sie systematisch über die Laufzeit von 26 Wochen Strukturen für Erfolg schaffen.

Lassen Sie uns kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren

Nennen Sie uns im Kontaktformular zwei Termine, zu denen wir Sie am besten erreichen.

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

Auf Ihre Nachricht/Anfrage freuen wir uns.


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