Office Management – Unternehmensberatung und Prozessbegleitung

Wir haben uns als Unternehmensberatung darauf spezialisiert, Potentiale in der Büroorganisation und Arbeitsorganisation aufzudecken. Dabei geht es darum, auch im Backoffice, in der Verwaltung, dem Empfang und Bereichen aus Sekretariat und Assistenz wirtschaftlicher und kundenorientierter zu handeln. Daraus entsteht Mehrwert: Kundenzufriedenheit, Nachfrage, Mitarbeiterzufriedenheit und Qualität.

Spezialthemen innerhalb der Unternehmensberatung

• Backoffice Management
• 1 A organisierte Büros und Sekretariate
• innerbetrieblichen Informationsfluss optimieren
• Zusammenarbeit effizienter gestalten
• Betriebs- und Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinfachen
• Vorbereiten auf Qualitätsmanagement

Das Office Management ist das Herzstück jedes Unternehmens. Es sorgt dafür, dass die täglichen Abläufe reibungslos verlaufen und alle Mitarbeitenden effizient arbeiten können. Doch oft stoßen Unternehmen auf Herausforderungen, die eine professionelle Unterstützung erfordern. Hier kommt die Unternehmensberatung ins Spiel.

Wie kann eine Unternehmensberatung helfen, Ihr Office Management zu revolutionieren?

Unternehmensberatung bietet eine externe Perspektive und Expertise, die intern oft fehlt. Beraterinnen bringen bewährte Methoden und innovative Ansätze mit, um bestehende Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren.

Vorteile der Unternehmensberatung für das Office Management

• Erhöhte Effizienz: Durch die Analyse und Verbesserung von Prozessen.
• Kostensenkung: Optimierung der Ressourcennutzung.
• Verbesserte Kommunikation: Einführung effektiverer Kommunikationsstrategien.
• Motivierte Mitarbeiter: Unterstützung bei der Verhaltensoptimierung und Schulung.
• Effizienzsteigerung durch Unternehmensberatung
• Analyse bestehender Prozesse

Unternehmensberater analysieren die aktuellen Arbeitsabläufe, identifizieren Schwachstellen und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen zur Prozessoptimierung.

Training in und Implementieren neuer Technologien und Systeme

Das Einführen moderner Technologien, wie Microsoft 365, kann die Effizienz erheblich steigern. Berater helfen bei der Auswahl und Implementierung der passenden Tools.

Strukturierung und Standardisierung von Arbeitsabläufen

Optimierung der Informationsstruktur

Eine klare und strukturierte Informationsverwaltung ist entscheidend für die Effizienz im Büro. Unternehmensberater entwickeln Konzepte zur Optimierung der Datenstrukturen.

Standardisierte Arbeitsabläufe als Basis

Durch standardisierte Abläufe werden Fehler minimiert und die Produktivität gesteigert. Berater erstellen und implementieren entsprechende Standards.

Verhaltensoptimierung im Büro

Schluss mit Verschieben und Prokrastination
Verhaltensweisen wie das Verschieben von Aufgaben können die Effizienz stark beeinträchtigen. Berater zeigen Wege auf, diese Verhaltensmuster zu durchbrechen.

Kommunikation und Soft Skills im Office Management

Gute Kommunikationsfähigkeiten sind essenziell für den Erfolg im Office Management. Berater helfen dabei, diese Fähigkeiten zu entwickeln und zu verbessern.

Lösungsansätze durch Unternehmensberatung

• Prozessoptimierung: Einführung klarer und effizienter Abläufe.
• Kommunikationsstrategien: Entwicklung und Implementierung effektiver Kommunikationsmethoden.
• Selbstorganisation und Zeitmanagement Techniken.

Langfristige Strategien sichern den nachhaltigen Erfolg im Office Management. Unternehmensberater entwickeln Konzepte für dauerhafte Effizienz.

Der Engpass unserer Kunden

Neben dem Klassiker „Zeit“ fehlt es an Best Practice Lösungen. Erfolgsmethoden stagnieren, wenn das Wissen des vorhandenen Personals nicht modernisiert wird. Auch die Haltung oft sehr langjähriger Mitarbeiter „Haben wir immer schon so gemacht!“ oder „Wir hatten keine Zeit, den Zaun zu reparieren, wir mussten die Hühner fangen.“ verstellt den Weg zu Wahlmöglichkeiten.

Zwei Praxis Beispiele – hier helfen wir mit der Methode Beratung

1. Herr Dr. Z. meldet sich telefonisch. In seiner Zahnarztpraxis beschäftigt er vier Mitarbeiterinnen. Es kommt häufig zu unnötigen Nachfragen und Suche nach Unterlagen. Papierstapel, unerledigte Aufgaben und mürrisch wartende Patienten belasten das Arbeitsklima. Das Team wurde personell in den letzten zwei Jahren mehrfach neu aufgestellt.
2. Herr R. spricht uns nach dem Seminar Zeitmanagement für Führungskräfte an. Er ist Leiter eines Altenpflegeheims. Die kaufmännische Leitung wechselt nach 23 Jahren, parallel hierzu erweitert das Pflegeheim seine Leistungen. Mehr Pflegepersonal wird benötigt, der personelle Aufwand in der Verwaltung steigt, die Bürofläche bleibt.

Die Umsetzung im Office Management

Methoden für Ihre Lösung