Tipps Arbeitsprozesse, Arbeitsablauf
Der Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation hängt auch davon ab, wie schnell Aufträge durch effizienten Arbeitsablauf fertiggestellt werden.
Voraussetzung für effizienten Arbeitsablauf
Klare Standards
abgestimmte Standards werden genutzt und kontinuierlich verbessert
Beispiel: Vorlagen, Formulare, Software
Klare Zuständigkeiten und Abläufe
Beteiligte kennen die Arbeitsprozesse und leisten einen Beitrag dazu
gelungene Selbstorganisation jedes Einzelnen
gute Selbstorganisation Beispiel: alle Informationen (Papier, PC, E-Mails) sofort auffindbar, Arbeiten mit Aufgabenlisten (Outlook) nach der ALPEN-Methode, Nutzen eines Zeitpreis-Etiketts, stimmiges Wiedervorlage- und Erinnerungssystem, Materialien, haben einen festen Platz
Fähigkeiten zur Information & Kommunikation
Information und Kommunikation, Beispiel Besprechungen (Agenda mit formalem Ziel und Zeitangabe, Ergebnisprotokoll mit Spalten wer, was, wann, erledigt); Postbearbeitung (Postein- und -ausgang) organisieren
Haltung zu kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu optimieren werden ausgeschöpft und kontinuierlich verbessert
Arbeitsablauf optimieren
Halten Sie zunächst den Arbeitsablauf in einem >>Flussdiagramm fest. Es gibt mehrere Möglichkeiten ein solches Diagramm zu visualisieren. Die Symbole werden sind in der DIN 66001 festgelegt.
Es geht nicht um Perfektion! Es geht um Überblick und vernetztes Denken aller Beteiligten. Wenn A weiß, was B braucht um etwas für C fertigzustellen, können alle im Prozess vorausschauend planen und handeln.
Wichtig ist, das Festlegen einer „Not-to-Do“ Aufgabe
Suchen Sie das Gespräch mit den Menschen, die unmittelbar an diesem Arbeitsablauf beteiligt sind. Als Experten kennen Mitarbeitende sich besonders gut damit aus, Abkürzungen und auch Engpässe bei geplanten Änderungen aufzuzählen. Workshops zu KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder Kaizen unterstützen Sie bei Ihrem Vorhaben.
Gern unterstützen wir Sie hin zu Ihrem idealen Arbeitsablaufplan
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung
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