Manchmal muss es einfach schnell gehen. Arbeitsorganisation hin oder her … Flott ist eine Haftnotiz angebracht, den Rest versteht mein Gegenüber leicht. Denke ich. Weiß ich aus Erfahrung. Jedenfalls kann ich das auch von meiner Assistentin erwarten, oder etwa nicht?
Was ich von meiner Assistentin wollte …
Dieses Flip Chart bitte einfach nur abtippen und per E-Mail an mich.
Was meine Assistentin verstand und wie es auf sie wirkte …
Mit Vermerk: „Abtippen“ auf meinem Schreibtisch? Erste Gedanken:
- Was soll mir dieses Plakat sagen?
- Ich erwecke wohl den Eindruck eine Brille zu benötigen?
- Bin ich dieser „großen“ Aufgabe denn gewachsen?
- Werde ich das zeitlich schaffen? 😉
- Meine Aufgaben scheinen über mich hinauszuwachsen …
- Ein größeres „Post-It“ hat sie wohl nicht gefunden …
Wer hatte denn jetzt Recht?
Beide – Chef und Assitenz. Denn wenn Erwartungen nicht kommuniziert und abgeglichen werden (Zeitengpass, Glaube: die weiß schon was ich will, …) legt jeder für sich die Kriterien für richtig und falsch fest.
Im konkreten Beispiel wäre es besser gewesen, auch den Hintergrund und den daran hängenden Prozess zu beschreiben. Beispielsweise: Zum Hintergrund – das sind die Erwartungen der Seminarteilnehmer beim Kunden … Wir erarbeiteten Lösungen. Das Abgeschriebene dient der Dokumentation an den Kunden und der Maßnahmenplanung zum Tranfer in die Praxis. Diesen Teil gestalte ich mit dem Kunden selbst.
Lösungen zur effizienten Chefentlastung
- Tipp: vereinbaren Sie einen regelmäßigen Jour fixe, zum Beispiel gleich morgens um 08:00 Uhr oder wenn der Vorgesetzte auf dem Weg zur Arbeit eine längere Fahrtzeit hat, nutzen Sie diese. Als Assistenz halten Sie Ihre gesammelten Fragen bereit.
- Tipp: legen Sie fest, wie viele Termine am Tag maximal für Besprechungen vereinbart und wie viel Puffer pro Tag freigehalten werden sollen.
- Tipp: welche Projekte sind haben den Status VIP, welche eher Priorität C?
Gerne stehen wir Ihnen mit Arbeitsplatz-Coachings und Seminaren bei Ihrer Büro-Effizienz-Lösung zur Verfügung.