Begrenzen Sie die E-Mailflut mit E-Mailmanagement. Wissenschaftler am Londoner King’s College haben herausgefunden, dass Empfänger, die durch neue E-Mails  ständig unterbrochen werden, weniger leisten als Menschen ohne diese Unterbrechungen. Auch die Arbeitsorganisation leidet.

Tipp 1 – volles E-Mailfach nach Abwesenheit?

Sortieren Sie Ihre E-Mails zuerst nach Absender und beginnen Sie dann, vom neuesten zum ältesten abzuarbeiten. Vielleicht hat sich ja das ein oder andere schon von alleine erledigt.

Tipp 2 – Legen Sie Abruf-Intervall fest, denn E-Mail ist kein Telefon!

Also Schluss mit der Dauererreichbarkeit, dem hin- und herzappen zwischen „Sie haben eine Nachricht“, Pling, Blinken und Ihren anderen Aufgaben. Gibt es etwas Dringendes, darf der Absender tatsächlich anrufen. Oder kämen Sie auf die Idee, der Feuerwehr im Brandfall eine E-Mail zu schreiben? Sie rennen auch nicht für jeden Brief einzeln an Ihren Briefkasten. Für E-Mails gilt die Empfehlung, sie gebündelt abzurufen. Hat sich Ihr Umfeld schon darauf eingerichtet, E-Mails wie ein Telefon zu benutzen und erwartet es, sofort eine Antwort zu erhalten? Dann kommunizieren Sie Ihre neue Arbeitsorganisation und beginnen Sie mit einem stündlichen Abruf-Intervall bis hin zu einem dreistündigen.

Tipp 3 – E-Mails aufräumen, denn der E-Mail-Posteingang ist keine Aufgabenliste!

Einerseits dienen E-Mails zum Informationsaustausch und andererseits auch zur Aufgabenverteilung. Dabei dürfen sie nicht einfach im Posteingang “herum liegen”, um den Empfänger an die Erledigung zu erinnern. Das wäre so als ob Sie Papier stapeln – also Wanderdünen züchten. Irgendwann haben Sie ein permanent schlechtes “Arbeitsgewissen”, werden von einem Termindruck überrollt, der eigentlich gar nicht so überraschend kam … Wie viele E-Mails befinden sich in Ihrem Posteingang? Seminarteilnehmer fragen oft zurück: „gelesen oder ungelesene?“. Häufiger Fehler: eine E-Mail wird als ungelesen markiert. Positive Absicht: sie nicht zu vergessen … für heute jedenfalls aufzuschieben. Es ist nicht effizient, eine E-Mail wiederholt zu lesen und attraktiver wird die Aufgabe auch nicht.

Statt Ordner innerhalb Ihres Posteingangs anzulegen, wenden Sie die Einmal-Regel an, nutzen Sie die Dateiablage Ihres PCs und Ihre Aufgabenverwaltung. Dort, wo Ihre Briefe, Berechnungen, Angebote oder andere Dateien gespeichert sind, sollten auch Ihre E-Mails verfügbar sein (>>Ablageplan). Outlook Nutzer profitieren vom Fähnchen, das automatisch für eine Aufgabenliste sorgt (siehe Aufgaben -> Vorgangsliste).

Tipp 4 – Plädieren Sie für einen E-Mail-Knigge, denn der reduziert mit klaren Vorgaben innerbetriebliche E-Mails

“Chef, im Keller brannte Licht, ich hab es ausgemacht!” Geht es Ihnen auch so, dass die Qualität von Informationen zu Wünschen übrig lässt?

Legen Sie gemeinsam Regeln für Ihren E-Mail-Knigge fest. Beispiele hier …

Zu den häufigsten E-Mail-Ärgernissen zählen E-Mails …

  • nach dem Gießkannen-Prinzip, schlechte Verteiler
  • als Ketten, die unbeantwortet sicher auch nicht für 7 schlechte Jahre sorgen
  • die Sie schon von anderer Seite erhalten haben
  • die Sie in CC erhalten (Achtung, falls Mitarbeiter diese Funktion mit dem Vorgesetzten in CC nutzen, Konflikte? Unklare Kompetenzen? Absicherung?)
  • mit dem Anhang eines Anhangs eines Anhangs
  • die unnötig lang verfasst sind

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