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Erfolgreiches Lean Management im Office: Die besten Strategien für mehr Effizienz im Büroalltag!

Wie Sie mit Lean Management Methoden Überlastung reduzieren, Kosten senken und damit die Effizienz und Zufriedenheit steigern

Mit Lean Management Methoden im Büro werden Sie Arbeitsabläufe optimieren und plötzlich Verschwendungen erkennen. Das ist der erste Schritt zur Veränderung.

Im nächsten Schritt geht es darum, die Verschwendung loszuwerden! Denn sie ist unnötig, bläht Aufgaben auf, verzögert Durchlaufzeiten und erhöht den Arbeitsdruck.

Sie lernen, nicht-wertschöpfende Tätigkeiten zu erkennen und aus dem Prozess herauszunehmen. Das sind nämlich solche, für die Sie vom Kunden nicht bezahlt werden. Oft erwarten Kunden jedoch, dass solche Aufgaben erledigt werden. Daher kann auch ein Schritt sein, solche Arbeitsabläufe zu minimieren.

Gleichzeitig wird jetzt Zeit frei für echte Wertschöpfung. Das ist im Lean Management der Teil, der vom Kunden bezahlt wird und mit dem Sie Geld verdienen bzw. Ihren Arbeitsplatz sichern.

Lean Management Workshop und Beratung

Hier finden Sie einen Einblick in unsere systematische Vorgehensweise. Ihre Veranstaltung wird maßgenau auf Ihre Anforderungen individualisiert. 

Analyse und Verbesserung der Kommunikation im Team mit Lean Management Methoden

Dieses Konzept wurde auf Basis von fünf Veranstaltungen à 4 Stunden online oder vor Ort erstellt.

Zwischen den einzelnen Modulen liegt mindestens eine Woche Pause. Damit stellen wir sicher, dass es Zeit für das Umsetzen aller Maßnahmen aus der jeweiligen Veranstaltung gibt.

Rechnen Sie mit etwa 12 Wochen für das Einführen und Optimieren mit den Lean Management Methoden. Unsere Transformationsbegleitung ist ein Prozess, der über Vorbereitungs-, Durchführungs- und Ergebnissicherungsphasen begleitet wird.

Modul: Analyse der Kommunikation im Team

Ziele:

Durch die systematische Analyse und Optimierung der Kommunikation im Team können Prozesse effizienter gestaltet und Missverständnisse reduziert werden. Dies führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit bei höherer Zufriedenheit und Produktivität im Team.

Inhalte der Lean Management Trainings und Workshops

1. Ist-Analyse der aktuellen Kommunikationsprozesse

  • Es wird der aktuelle Stand der Kommunikationsprozesse im Team erfasst. Welche Kommunikationswege werden genutzt? Wie oft und in welchem Umfang findet Kommunikation statt?
  • Methoden: Befragungen, Interviews, Umfragen, Analyse der E-Mail- und Meetingprotokolle

2. Identifikation von Kommunikationshindernissen

  • Die häufigsten Hindernisse und Probleme in der aktuellen Kommunikation werden identifiziert. Gibt es Missverständnisse, Verzögerungen oder Informationsverluste?
  • Methoden: SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken), Feedbackrunden, Brainstorming-Sessions, Ishikawa-Diagramm (Ursachen-Wirkungs-Diagramm), 5S-Analyse.

3. Bewertung der Effektivität der digitalen Kommunikationsmittel

  • Die Effektivität der aktuell verwendeten digitalen Kommunikationsmittel wird überprüft. Decken sie alle Anforderungen ab? Gibt es Überlappungen oder Lücken?
  • Methoden: Nutzungsstatistiken, Umfragen zur Zufriedenheit, Benchmarking gegen Best Practices, 5W-Fragetechnik (um die Gründe für die Nutzung und Nichtnutzung bestimmter Kommunikationsmittel zu hinterfragen), Value Stream Mapping (um den Informationsfluss zu visualisieren).

4. Entwicklung eines verbesserten Kommunikationsplans

  • Basierend auf den gesammelten Daten und Analysen wird ein optimierter Kommunikationsplan erstellt. Klare Kommunikationswege, -methoden und -frequenzen werden definiert.
  • Methoden: Workshops zur gemeinsamen Entwicklung, Einsatz von Kommunikationsmodellen, Best Practice Übernahmen, Kaizen-Workshops (zur kontinuierlichen Verbesserung des Kommunikationsplans).

5. Implementierung und Monitoring der neuen Kommunikationsstrategie

  • Der neue Kommunikationsplan wird umgesetzt und seine Wirksamkeit überwacht. Es wird sichergestellt, dass das Team regelmäßig Feedback gibt und der Plan bei Bedarf angepasst wird.
  • Methoden: Pilotprojekte, regelmäßige Review-Meetings, fortlaufende Feedback-Schleifen, KPI-Messung (Key Performance Indicators), PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act zur kontinuierlichen Verbesserung).

Lean Management & Lean Office – ein praktisches Beispiel:

Wir sind im Vertrieb. Unsere Wertschöpfung sind erfolgreiche Abschlüsse.

Zu den nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten zählt das Beantworten von Rückfragen.

Konsequenzen von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten ohne Lean Management

Die Verschwendung entsteht dann, wenn der Aufwand fürs Beantworten so viel Zeit einnimmt, dass Sie sich nicht um neue Abschlüsse kümmern können.

Das Ziel in diesem Beispiel ist, dass wir die Verschwendung identifizieren und eliminieren und Sie so mehr Zeit gewinnen, um sich um neue Abschlüsse kümmern zu können. Damit mit dieser eingesparten Zeit mehr Umsatz ausgelöst wird. Denn dann sind die Hintergrundprozesse optimiert.

Das kreiert auch eine Prozesssicherheit, die zur Folge hat, dass Themen leichter übergeben und ausgebaut werden können.

Lean Office: was erfüllt sich für Sie und Ihre Mitarbeiter damit?

Im beinahe papierlosen, stets aufgeräumten Büro gelingt die Zusammenarbeit Dank stimmiger Ablauforganisation, Soft Skills und passender Software (z. B. Dokumentenmanagementsystem) bei geringem Zeit- und Personaleinsatz fast von alleine.

verzichtet auf sieben Bürosünden …

  1. Es wird mehr als notwendig kopiert, ausgedruckt, informiert (Überproduktion)
  2. Es lagern Papierstapel, halb Fertiges, Büromaterial an vielen Orten (Bestände)
  3. Es gibt Reklamationen (Fehler mit Folge Nacharbeit)
  4. Es werden unzureichende Methoden, veraltete Verfahren bei der Bearbeitung eingesetzt (PC Know how, Entscheidungsfindung, …)
  5. Es gibt Wartezeiten (fehlende Unterlagen, Erreichbarkeit, verspäteter Beginn Meeting, …)
  6. Unterlagen werden transportiert (Papier, Akten, …)
  7. Stärken und Talente der Mitarbeiter werden an ihrem Arbeitsplatzeinsatz falsch oder nicht genutzt (Chef formiertiert Excel-Tabellen, Assistenz ist mit Kopiertätigkeiten blockiert)

wird methodisch umgesetzt …

Verbesserungen im Lean Office gehen mit Veränderungen einher. Der Mensch steht dabei im Mittelpunkt. Bleibt er bei seiner bisherigen Arbeitsweise, geht dies zu Lasten der Effizienz. Daher gilt es, Mitarbeiter als Experten ihres Aufgabengebietes in Lösungsentwicklungen einzubeziehen und sie für das Neue zu begeistern. Auch wenn es erst einmal „japanisch“ klingt, Methoden aus

unterstützen das Erkennen von Potentialen und  begünstigen den Veränderungsprozess.

steht und fällt auch mit Ihrer Haltung …

Welches Selbstverständnis haben Ihre Mitarbeiter, welche Erwartungen Ihre Kunden? Im Verbesserungsprozess hin zum Lean Office nutzen wir Verständnis sowie Wertschätzung zwischen Mitarbeitern, Prozessbegleitern und Führungskräften Anforderungen und auch Aufgaben betreffend.

oder den Ressourcen …

Arbeitsabläufe zu vereinfachen, trägt zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen und damit auch zur Arbeitsplatzsicherheit bei. Investieren Sie eingesparte Zeit gewinnbringend in neue Aufgaben und Verbessern der Qualität? Das nimmt Menschen die Sorge vor Arbeitsplatzverlust und öffnet ihre Bereitschaft zur Mitarbeit.

Gerne unterstützen wir Sie mit vor Ort Beratung, Prozessbegleitung, Seminaren und Business-Coachings bei Ihrer Effizienz-Lösung im Lean Office.

Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

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