Kanban - Methode für Arbeitsorganisation

Zeitmanagement Methoden – heute Personal Kanban

Mit der dieser Methoden zur Arbeitsorganisation können Sie leicht Ihr individuelles Zeitmanagement System optimieren. Es ist dann eingebettet in Schritt zwei Ihrer Veränderungsarbeit. Schritt eins ist das Anpassen Ihres Informations- und Daten-Cockpits.

Die Stufen der Veränderung hin zu Ihrem Worxellence® (Work + Exzellence) Code

Strukturen schaffen

Worxellence – Zeit für Erfolg mit System

 

Kanban für die Arbeitsorganisation

Personal Kanban (japanisch für Signalkarte) ist auch eine Methode zur Priorisierung und Visualisierung von Aufgaben.

Kanban kann in vielen Lebensbereichen verwendet werden und es gibt viele mögliche Designs. Die einfachsten Kanban-Tafeln bestehen aus den drei Spalten Zu tun, In Arbeit und Erledigt.

Spalte 1:

Zu erledigen

Spalte 2:

in Arbeit

Spalte 3:

erledigt

Alle offenen Aufgaben. Am besten gleich dazu notieren, wie lange die Aufgabe dauert.

Limit festlegen!

Hier werden die Aufgaben eingefügt, die dem WiPLimits entsprechen, beispielsweise ein oder zwei.

Der Grund: damit die Liste nicht überladen wird, gelten für den Arbeitsfluss Work-in-Progress Obergrenzen. Sie legen damit fest, wie viele Aufgaben pro Arbeitsphase gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen. Diese WiP-Limits fördern eine Kultur des „Erledigens“. Dadurch wird Multitasking oder auch Wechseln / Springen zwischen Aufgaben verhindert.

Hier wird sichtbar, was heute fertig gestellt wurde. Geht im Tagesgeschäft allzu oft unter.

 

WiP Limits haben noch den Vorteil, dass Sie die Durchlaufzeiten verringern und gleichzeitig die Qualität durch bessere Konzentration auf die Arbeit erhöhen.

Angenehmer Dominoeffekt: Die Verlässlichkeit von Terminzusagen steigt, Probleme, Engpässe und Staus werden frühzeitig sichtbar.

Kanban digital umsetzen

Microsoft bietet für dieses System den Planner an. Auch Trello bietet gute Visualisierungen an. Wer alles in einem Cockpit behalten möchte, dem empfehle ich das Umsetzen mit OneNote.

Personal Kanban Arbeitsorganisation

 

Kanban analog umsetzen

Wer gerne „analog“ statt digital arbeitet, nutzt dafür beispielsweise ein

  • Whiteboard mit Kärtchen/Magneten oder Post-Its
  • die Türinnenseite
  • ein Flipchart
  • ein Notizbuch, querliegend

Auf jedes Post It schreiben Sie Ihre Aufgaben – idealerweise gleich mit der geschätzten Arbeitszeit –  und sortieren dieses den Spalten zu.

Büromaterialfluss steuern mit Kanban

Schon wieder kein Kopierpapier mehr da! Kennen Sie das? Steuern Sie Verbrauchsmaterialien wie Büro- oder
Werbemittel, Kaffee oder Getränke über eine Kanban-Karte. Das funktioniert so:

  1. Ein Mitarbeiter entnimmt Kopierpapier und findet die Kanban-Karte. Auf der Vorderseite steht, was zu tun ist, nämlich die Kanban-Karte ins Postkörbchen von Frau Wagner (lt. Karte) legen.
  2. Frau Wagner bestellt neues Kopierpapier und legt die Kanban-Karte mit Bestellvermerk zum Wareneingang. Sobald die Ware
    kommt, wird sie am Kopierer aufgefüllt und die Karte so platziert, dass sie auf dem Mindestbestand liegt.

 

Übrigens: als Newsletter Abonnent erhalten Sie Vorlagen und Arbeitshilfen gratis.