07146 / 990 - 230 info@denkvorgang.com

E-Mails und Briefe – bürgernah formulieren

E-Mails und Briefe – bürgernah formulieren

E-Mails und Briefe zählen zu den wichtigsten und auch teuersten Aufgaben der Verwaltung. Neben dem Faktor Zeit zählt die Wirkung, die der Text beim Bürger auslöst. Eine bürgernahe Verwaltungssprache hilft dabei dem Empfänger Ihre Nachricht korrekt aufzufassen, umzusetzen und Missverständnissen vorzubeugen.

Jetzt zum besseren Verständnis beitragen und „bürgerisch“ statt „amtlich“ formulieren.

An diesem Beispiel erkennen Sie, ob Ihre E-Mails und Briefe für Bürger:innen zeitgemäß formuliert sind?
Bitte sprechen Sie zum Thema … am TT.MM.JJJJ um XX Uhr vor.
Wie geht es einem ausländischen Bürger, wenn er zum „Vorsprechen“ eingeladen wird?
Hier wird die Amtssprache zum Schrecken für den Empfänger.
Schreiben Sie noch “hiermit” oder “beiliegend”, mehr „wir“ statt „Sie“?
Kennen Sie die Schreib- und Gestaltungsregeln, der aktuellen DIN 5008?

 

Moderne und bürgernahe Verwaltungssprache verfolgt das Ziel …
  • Kontakte zu Bürgerinnen und Bürgern zu pflegen. Richtig eingesetzt hilft Sprache, Vertrauen aufzubauen. Der Ton macht die Musik!
  • Aktionen auslösen. Sprache beeinflusst die Handlungsmotivation des Lesers.
  • Botschafts- und Imageträger zu sein.

Mit dem Seminar bürgernahe Verwaltungssprache …

  • erweitern Sie Ihre Sprach- und Schreibkompetenz,
    schreiben modern und verständlich,
  • beeinflussen Sie das Leseklima Ihrer E-Mails, Bescheide und Briefe, vermeiden Floskeln,
  • erzeugen Sie einen positiven Eindruck bei Ihren Bürgerinnen und Bürgern,
  • erreichen Ihre E-Mails und Briefe mehr Aufmerksamkeit.

Nach diesem Seminar hören, sehen und fühlen Sie den Unterschied.

Seminar Inhalte: E-Mails und Briefe – bürgernah formuliert 

  • Erfolgsmerkmale des leserorientierten Schreibens
  • Sie-Stil statt Machtsprache
  • E-Mails und Briefe von Anfang an interessant gestalten und dialogorientiert verfassen
  • Bürgerinnen und Bürger wirklich “ansprechen”
  • Angemessene Anrede, Begrüßungs- und Abschlussformeln, Einleitungen, Abschlüsse, Grußformel
  • Gendergerechte/-sensible Sprache
  • „Beamtendeutsch“ umformulieren, “Entstauben” und Optimieren bestehender Korrespondenz
  • Sprache und Stil, einfach und modern schreiben, ca. 20 % weniger Text
  • Prägnant formulieren: Zielformulierungs-, Strukturierungs- und Argumentationshilfen
  • Verschiedene Anlässe: Entschuldigung, Bitte/Aufforderung (Stufen)
  • Negatives annahmegerecht, konstruktiv und handlungsorientiert formulieren
  • Die 180°Grad-Variante: Der Dreh ins Positive
  • Veranschaulicht: Varianten und neue Textanregungen auch durch Copilot (Microsoft KI), Künstliche Intelligenz (KI/AI) nutzen
  • Musterfälle, vorher/nachher, Textübungen aus Ihrer Arbeitspraxis mit Lösungsvorschlägen
  • Vorgaben und Normen im Schriftverkehr (DIN 5008, beispielsweise Aufbau Anschriftenfeld)
  • softwareseitige Tipps und Tricks (Schnellbausteine, QuickSteps)

 

Varianten:

Dieses Seminar ist kombinierbar mit Protokollführung und auch Outlook.

Rositta Beck ist Autorin des Wissenssets “Kundenorientierte Korrespondenz”, Heragon Verlag.

Nach dem Theorieteil folgt ein Praxisteil. Dafür wird mit an eigenen anonymisierten E-Mails, Bescheiden, Vorlagen oder Briefe gearbeitet. 

 

Wünschen Sie ein kostenfreies Angebot?

Rufen Sie uns an 07146 / 990-230 oder schreiben Sie uns. Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot – gratis, nicht umsonst.

Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

Trainerteam denkvorgang für schlanke Prozesse, High Performance und ideale Zusammenarbeit

denkvorgang Worxellence® Coaches & Trainer

Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns.


    Bitte geben Sie die folgende Antwort ein. Dies dient der Spam-Abwehr.