Professionelle Chefentlastung

Jeder Chef ist anders – jede Assistenz auch – professionelle Chefentlastung ermöglicht für beide Seiten Neues. Schließlich sind beide auf gute Zusammenarbeit angewiesen. Vieles hat sich durch die Alltagsroutine ergeben, festgefahren oder wird nicht mehr hinterfragt. Sie wissen – es kann besser laufen.

An diesem Seminartag optimieren Sie Ihr Zusammenspiel in den Arbeitsabläufen. Der Erwartungsabgleich zwischen dem, was gesagt und dem was verstanden wurde, dient dem Ausschluss von Missverständnissen. Sie identifizieren heikle Situationen, analysieren den Informationsfluss, prüfen die Kriterien für wirklich dringliche und inhaltlich wichtige Aufgaben. Sie erarbeiten Verbesserungen und profitieren von Best Practice Beispielen beim Terminieren und Priorisieren von Aufgaben, dem Umgang mit Arbeitsspitzen und Überstunden.

Damit eine Entlastung nicht zur Belastung beider Seiten führt, muss das Tandem Chef und Assistenz gut auf einander abgestimmt sein.

Ziele:

• sicherer Informations- und Kommunikationsfluss
• Klarheit über Rolle, Erwartungen, Werte
• Zusammenarbeit erleichtern
• Klarheit über Prioritäten
• effiziente Arbeitsabläufe

Inhalte 1-tägiges Seminar Chefentlastung

• Das Chef-Assistenz Tandem
  • Führungsverständnis: Anforderungen, Befugnisse und Grenzen
  • Erwartungen und Beziehungsmanagement
  • Werte und Qualitätsmerkmale
• Organisation und Standards
  • Büroorganisation: Standards in der Zusammenarbeit
  • Zeitmanagement für den Chef
  • Selbstorganisation und Zeitmanagement der Assistenz
  • Arbeiten mit Aufgabenlisten, vorausschauende Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung
  • Rituale: Terminabstimmung, Prioritäten, Absprachen, Regelungen E-Mail-Zugriff und Kalenderführung
  • vorausschauende Planung statt spontane Prioritäten
• Kommunikation
  • Jour fixe – kurze, effektive Arbeitsbesprechung vor Tagesstart
  • Umgang mit Unterbrechungen (unangemeldete Besucher, spontane Prioritäten)
  • Gesprächstechniken für eine störungsfreie Kommunikation
  • Souveräne Kommunikation mit Vorgesetzten (Feedbackregeln), Besuchern, Anrufern
  • Annahmegerechtes Ja zum Nein bei Last-Minute-Aufträgen
• Ziele festlegen, Maßnahmen planen und verfolgen

Zusätzliche Inhalte 2-tägiges Seminar Chefentlastung

• Entwickeln eines Masterplans für Tag, Woche, Monat
• softwareseitige Unterstützung am Beispiel Outlook
• Antreiber kennen und Maßnahmen ableiten
• Umgang mit Kritik
• Konflikt- und Konsens: Lösungen auf Augenhöhe
• Handlungsalternativen für stressige Situationen
• Fallbeispiele
• Praxis-Beispiele der Teilnehmenden
• Best Practice

Methoden:

• Lernvortrag: theoretische und praktische Inputs
• Einzelarbeit und Gruppenübungen (Dialog-Arbeit)
• Wie beim Autofahren benötigen Menschen neben der Theorie Praxiseinheiten. Damit Sie die Theorie sicher anwenden, arbeiten wir in Kleingruppen mit der Methode Praxissimulation. Jeder Teilnehmende bringt sich dabei aktiv ein und gestaltet auf diese Weise seinen Lernerfolg.
• Analysen, Praxisfälle, Fallbeispiele
• umfangreiche Teilnehmerunterlage
• Checklisten

“Chefentlastung” ist buchbar als Tandem-Arbeitsplatz-Coaching, vor-Ort-Beratung oder Firmen-Seminar.

Für dieses Seminar gibt es gute Kombinationsmöglichkeiten, z. B. mit Arbeiten für mehrere Vorgesetzte,  Umgang mit verschiedenen Cheftypen, Projektmanagement für die Assistenz,  Überlastung begrenzen oder Schweinehund Coaching.