Das digitale Office: ideale Ablagestruktur, optimierte Workflows, arbeiten fast ohne Papier

Das digitale Office: ideale Ablagestruktur, optimierte Workflows, arbeiten fast ohne Papier – das beflügelt!

Sicher kennen Sie die Situation historisch gewachsene Ablagestrukturen auf dem Server. Oder die Fülle angesammelter E-Mails im Posteingang und in Unterordnern des Posteingangs. Oft werden E-Mails ausgedruckt, um sie greifbar vor sich zu haben, Aufgaben nicht zu vergessen. Liebevoll werden Post Its an den Bildschirmen oder Schreibtischunterlagen angebracht, Listen per Papier geführt. Positive Absicht: nichts vergessen!
Doch dann, auf dem nach Hause Weg oder kurz vor dem Einschlafen melden sich die unerledigten Aufgaben, Projekte und Ideen.

Investieren Sie in einen Tag, an dem Sie

  • eine ideale Struktur für Ihre Explorer Dateistruktur/PC-Ablage schaffen
  • Outlook als Turbo für Ihre Arbeitsorganisation einsetzen
  • Ihre Notizen mit OneNote zielgerichtet einmal erfassen und weiter verwerten werden
  • den Schnitt zwischen alter Struktur und neuer kennen lernen und sicher anwenden
  • erfahren, welche Möglichkeiten für das Synchronisieren mobiler Endgeräte bestehen
  • Klarheit über aktuelle Aufbewahrungsrichtlinien erhalten
  • für sich prüfen, wo Sie noch mit Papier arbeiten werden und wo nicht.

Wie beim Sternekoch – alles Mise en Place

Mit Windows Boardmitteln und Standard Software schaffen Sie sich ideale Strukturen für die Zusammenarbeit und mehr Zeit für Ihren Erfolg. Das wirkt sich auf einen freien, vergnügten Kopf aus!

 

Die Zutaten

Ressourcen in Windows für digitales Arbeiten

Wussten Sie, dass Sie E-Mails und Briefe mit Windows über die Diktierfunktion erstellen können? Es gibt noch eine Fülle von digitalen Hilfen, die wir während des Seminars ausschöpfen werden

  • Regeln für eine ideale Ablagestruktur
  • der Schnitt und Schritt von alt nach neu
  • Arbeiten mit Favoriten und Schnellzugriffen
  • Verknüpfungen erstellen
  • Sprunglisten nutzen
  • Suchfunktionen mit Jokern anwenden
  • erweitere Dateieigenschaften nutzen
  • Anleitungen automatisch erstellen lassen
  • Screenshot Tool nutzen
  • Ansichten
  • Vorschaufenster

Ressource Apps für Ihr Smartphone

Sie erhalten weitere Tipps zu Apps für Ihr SmartPhone, falls Sie es beruflich einsetzen.

Ressourcen in Outlook für digitales Arbeiten und Workflow

Immer mehr Arbeitszeit wird durch das Schreiben und Bearbeiten von E-Mails vereinnahmt. Was ursprünglich die Kommunikation verbessern sollte, ist zum Zeit Problem geworden.

Outlook bietet eine Vielzahl von entlastenden und häufig unbekannten Funktionen. Sie werden Outlook als digitalen Helfer für Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement einsetzen. Sie werden das volle Potenzial des Programms zur Zeiteinsparung ausschöpfen. Schon nach wenigen Minuten wissen Sie, wie Sie die vielen E-Mails, Aufgaben und Projekte in ein Cockpit als ideale Übersicht mit Weitblick – einstellen. Das Training zeigt konkrete Wege auf, wie Sie Ihre E-Mailkommunikation mit einfachen Mitteln im Griff behalten.

Ideal, wenn Sie während des Seminars am eigenen Account arbeiten. Ihr Postfach ist anschließend klar strukturiert. Ihre Aufgaben sind konkret geplant.

  • Ihr Posteingang ist leer (!) und sortiert, Sie beherrschen die E-Mailflut.
  • Sie haben Ihre Aufgaben im Griff mit der Fokus-Vorgangsliste.
  • Sie wissen, wie Sie das Medium E-Mail effektiv und aktiv nutzen.
  • Sie kennen Systematisierungspotentiale.
  • Sie reduzieren Suchzeiten durch ideale Organisation und Anzeige von E-Mails, Aufgaben und Terminen.
  • Sie gewinnen mehr Zeit für die wirklichen Prioritäten Ihrer Arbeit.
  • Sie leben Worxellence®.
  • Sie haben Zeit für Erfolg.

Ressourcen in und mit OneNote, dem digitalen Notizbuch

 

  • OneNote – Informationen Struktur geben: der Aufbau von Notizbüchern, Abschnitten, Abschnittsgruppen, Seiten, Unterseiten
  • Das Handwerkszeug
    • Inhalte einfügen aus anderen Programmen (E-Mail, PowerPoint, Excel, Word, …)
    • Einfügen von Informationen und Recherche Ergebnissen mit automatischem Link zur Quelle
    • Arbeiten mit Kategorien
    • Automatik: Zusammenfassungsseite
    • Suchfunktionen nach Inhalt über alle Notizbücher, Abschnitte oder nach Autor und Neuigkeiten
    • Freigaben und Zugriffsschutz
    • Tabellenfunktionen
    • Vorlagen und eigene Checklisten erzeugen
    •  Audio- und Videofunktion
  • Outlook der ideale OneNote Partner
    • Aufgaben und Termine im Blick
    • Effektiver und praktischer Einsatz an Beispielen
    • Notizen über Outlook versenden
  • Arbeit im Team
    • Informationen teilen statt suchen
    • Projekte mit Fortschrittskontrolle
    • Vorgaben für die gemeinsame Nutzung

Wünschen Sie ein kostenfreies Angebot?

Rufen Sie uns an 07146 / 990-230 oder schreiben Sie uns. Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot - gratis, nicht umsonst.

Alles inklusive für Sie – die Phasen des Seminars Digitales Office

 

Vorbereitungsphase

Sie erhalten etwa vier Wochen vor Seminardurchführung eine Erwartungsabfrage per E-Mail. Hier können Sie Ihre Schwerpunkte wählen und Besonderheiten an die Trainerin mitteilen. Außerdem erhalten Sie eine Checkliste, bereitzulegender Informationen.

 

Durchführungsphase/Methoden

  • fachlicher Beitrag zum Informationsversorgungsprozess, Dateiablage und Funktionsweise, visualisiert über Beamer
  • Tipps und Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden
  • Einzelübungen am mitgebrachten Laptop, konkrete Aufgaben umsetzen
  • Selbstreflektion des bisherigen Arbeitsstils, erste Schritte hin zum neuen
  • Bearbeiten von Praxisbeispielen aus dem Teilnehmerkreis

 

Nachbereitungsphase

Gleich nach dem Seminar erhalten Sie Zugang zu unserer E-Learning Plattform mit Tutorials. Diese erklärenden Videos haben je nach Thema eine Laufzeit zwischen zwei und 10 Minuten.

Etwas 14 Tage nach Seminardurchführung erhalten Sie einen Coachingbrief mit Checkliste. Die Checkliste erinnert Sie an Ihre Vorhaben. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf zahlreiche Vorlagen.

 

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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