Protokollführung: Protokoll schreiben – professionell, korrekt und schnell

Protokollführung: Protokoll schreiben – professionell, korrekt und schnell

Hurra – heute darf ich schon wieder das Protokoll schreiben!

Protokollführung ist wichtig, denn Ergebnisse aus Besprechungen müssen festgehalten werden. Besprechungsergebnisse und Vereinbarungen zwischen Mitgliedern oder Verhandlungspartnern werden verständlich dokumentiert und dienen so allen Beteiligten als wertvolle Arbeitsgrundlage.

Häufig sind Protokolle ein notwendiges Übel, wenig effizient und missverständlich verfasst. Sie werden ungern gelesen oder einfach nur abgeheftet. Darunter leidet die Qualität und Akzeptanz des Protokolls und damit die Arbeitsgrundlage für die Beteiligten.

Die Anforderungen an ein richtiges Protokoll

  • innerhalb kurzer Zeit alle Daten und Fakten zur Verfügung stellen
  • den gleichen Informationsstand für alle Betroffenen und Beteiligten sicherstellen
  • ziel- und lösungsorientierte Arbeitsgrundlage sein

Ziele des Seminars Protokoll schreiben

  • Sicherheit, das Wichtige richtig zu verfassen
  • ein positives Leseklima in Texten schaffen
  • kurz, präzise und zielgerecht formulieren
  • leicht, leserfreundlich und (unmiss-)verständlich schreiben
  • professionell und überzeugend verfassen
  • formal richtige Protokolle erstellen

Methoden

  • Lernvortrag
  • praktische Übungen
  • Analysen
  • umfangreiche Teilnehmerunterlage
  • Checklisten
  •  

Dieses Angebot ist buchbar als Firmen-/Inhouse-Seminar und auch als online Seminar/Webinar.

Protokoll schreiben, so gelingt Protokollführung von der Aufnahme bis zum fertigen Protokoll

Herausforderungen als Protokollführerin …

Dabei haben Sie tatsächlich einige Rechte in dieser Position.

Seminar Protokoll schreiben Inhalte

Diese Inhalte beziehen sich auf ein Tagesseminar. Wir führen es gerne vor Ort in Ihrem Unternehmen oder auch online durch.

  • Die effektive Vorbereitung – Vom Einladungsschreiben bis zur Agenda
  • Gezieltes Vorbereiten auf die Protokollaufnahme
  • Wahl der geeigneten Protokollart
    (Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll, Kurzprotokoll, Fotoprotokoll, Arbeitsprotokoll, Aktennotiz)
  • Techniken, das Wesentliche zu erfassen
  • Mitschreibetechniken optimieren
  • Informationen filtern und in eine verständliche Form bringen
  • Rechte und Pflichten des Protokollführenden
  • Vorgaben/Rechtsgrundsätze für Protokolle
  • Protokolle von Anfang an interessant gestalten
  • Protokoll-Sprache und -Stil: inhaltsgetreu und leserfreundlich zusammenfassen, neutral formulieren
  • Negatives konstruktiv und handlungsorientiert formulieren
  • Umgang mit Einwänden, Meinungsäußerungen
  • Anträge und Beschlüsse
  • An-/Abwesenheiten
  • Analyse des persönlichen Stärken- und Optimierungspotentials
    (bitte Protokolle anonymisiert mitbringen)
  • Die formale Gestaltung des Protokolls
  • Protokollrahmen (Fließtext, tabellarische Form) korrekt und übersichtlich gestalten
  • CI/CD einheitliche Darstellung
  • Tipps zu Fotoprotokollen

 

Domino Effekte durch dieses Inhouse Seminar: 

Teilnehmende nehmen neues Know how mit in ihr Team, ihre Abteilung.

Oft löst das aus, vorhandene Protokollvorlagen zu überarbeiten.

Im nächsten Schritt können diese dann auch über OneNote als Vorlage verfügbar gemacht werden. Von OneNote aus besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus der Besprechungen direkt konkreten Mitarbeitenden zuzuordnen. Der Erledigungsstand ist im Protokoll jederzeit über das „Fähnchen“ oder den Erledigungshaken einsehbar. 

Noch leichter gelingt Protokollführung in MS Teams!

 

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Gina Hermann

Gina Hermann, Kundenberatung

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