Outlook und Word Tipp:  E-Mails schneller beantworten mit Schnellbausteinen

Sparen Sie Zeit beim Antworten auf wiederkehrende Fragen und Anlässe durch Anwenden der Schnellbausteine oder Textbausteine sowohl in Outlook als auch in Word. Sehr nützlich ist diese Funktion auch für wiederkehrende Elemente wie Unterschriften, Kopf- und Fußzeilen. Das beschwingt die Arbeitsorganisation.

Dieses Video zeigt Ihnen, wie flott ein Schnellbaustein angelegt ist

Einfache Schritte zum Anlegen eines Textbausteins für Outlook, Funktion Schnellbaustein

für Word und Outlook die selbe Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie Word oder eine neue E-Mail in Outlook,
2. Schreiben und markieren Sie den Text (darf auch eine Tabelle, eine Grafik sein)
3. Klicken Sie oben im Menüband auf „Einfügen“ und dort auf den Reiter „Schnellbausteine“
4. Wählen Sie jetzt „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“
5. Vergeben Sie einen sprechenden Namen, dieser erscheint später beim Zugriff in alphabetischer Sortierung

Schneller Zugriff auf Textbausteine = Schnellbausteine

1. Klicken Sie oben im Menüband auf „Einfügen“ und dort auf den Reiter „Schnellbausteine“
2. Klicken Sie auf den Namen des Textbausteins, dessen Inhalt Sie an dieser Stelle Ihrer E-Mail oder Ihres Textes benötigen.

Noch schneller geht es, wenn Sie den Namen des Schnellbausteins kennen. Besteht er aus einem Wort? Dann einfach die ersten vier Buchstaben eingeben, Taste Enter drücken und zack – er ist da.

Übrigens: die Funktion Schnellbausteine funktioniert genauso auch in Word! Am besten direkt mal bestimmte Kopf- oder Fußtexte dort anlegen, Kontonummern, Steuer-IDs oder was Sie sonst häufig schnell zur Hand haben müssen.

Werden Sie zum Outlook Pro – denn Schnellbausteine sind nur ein winziger Schritt