Tipps Zusammenarbeit Chef Assistenz Kollegen

Eine Studie des Instituts für Arbeit und Gesundheit (IAG) der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung hat ergeben, fehlende Absprachen sind ein Grund dafür, warum Menschen auch am Feierabend dienstlich noch erreichbar sind.

Das kann auch ein Grund sein, warum viele Menschen die E-Mail Dauererreichbarkeit eingeschaltet lassen. Sie nutzen E-Mail dann wie ein Telefon und lassen sich ständig unterbrechen. Das bereitet Nachteile für die Arbeitsorganisation.

Mit diesen Tipps erhalten Sie Anregungen, die Zusammenarbeit positiv zu beeinflussen und dadurch Zufriedenheit, Motivation und Arbeitsqualität zu fördern.

Tipps Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Assistenz

  • Stimmen Sie Ihre Erwartungen besonders hinsichtlich der Erreichbarkeit (ab/bis wann?) ab
  • Terminplanung: Assistenz ist Zeitmanager der wertvollen Arbeitszeit des Chefs –  wie viel Zeit darf Assistenz verplanen? Wie viel Pufferzeit frei halten? Was oder wer hat Priorität? Welche Vorbereitungszeit muss wie und wann eingeplant werden? Gibt es die Möglichkeit einen Stellvertreter zu schicken?…
  • Verbindliche Terminzusagen  trifft nur eine Person, wer?
  • Wie gewährleisten beide ständige Aktualisierung und beiderseitige Einsicht des Terminkalenders?
  • ein regelmäßiger Jour fixe (je nach Volumen immer morgens, immer Montags, …) hilft dabei
    • etwaiger Überschneidungen abzusprechen
    • den Informationsfluss zu sichern
    • Problemen bei der Umsetzung von Aufgaben frühzeitig zu klären
    • Arbeits- und Zeitpläne zu besprechen
    • Dringlichkeiten abzugleichen
  • Welche Art der Erinnerungsfunktion möchte der Vorgesetzte nutzen (elektronisch oder persönlich durch Assistenz)?
  • Wiederkehrende Termine (Quartalsmeetings etc.) trägt Assistenz im Voraus ein
  • Jubiläen, Festtage oder wichtige private Termine sind gekennzeichnet und eingeplant
  • Zielklarheit: was soll innerhalb der nächsten vier Wochen, drei und sechs Monate, des nächsten Jahres erreicht werden? Welche wichtigen Projekte stehen an?
  • legen Sie Standards fest und treffen Sie verständliche und genaue Arbeitsanweisungen
  • Feedbackkultur: würdigen Sie Leistung, Kritik nur im „Vier-Augen-Gespräch“

Zusammenarbeit unter Teilzeitkräften

Standards sind immer dann besonders wichtig, wenn sich Kollegen nicht zur Übergabe von Aufgaben treffen.

  • Einheitliches Ablagesystem: kein Speichern auf persönlichen oder Home-Laufwerken
  • Abstimmungen treffen zur Dokumentation und Information
  • Geschickte Aufteilung von Arbeitsbereichen nach Fähigkeiten – ressourcenorientiert
  • Gute Einteilung der Dienstzeiten – eventuelle Überschneidungen für Absprachen nutzen

Verbessern der Zusammenarbeit

Die Lösungen lauern überall. Gerne erarbeiten wir diese mit Ihnen in

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