Überlastung

Büro ist heute überall – Smart Phones und Tabelt-PCs machen es möglich, beschleunigen Geschäftsprozesse, erhöhen die Erreichbarkeit und damit auch schleichende Überlastung.

Eine gute Selbst- und Arbeitsorganisation wird immer wichtiger. Zeit ist unnachkäuflich und schnell zu knapp. Einerseits geht es um die Säule „Arbeit und Leistung“, die uns finanzielle und materielle Sicherheit bietet. Andererseits besteht das Leben eben auch aus Themen wie „Sinnbildung“, „Kontakt zu Freunden und Familie“, „Gesundheit“ und „Emotion“.

Tipps gegen Überlastung und ständigen Termindruck

Statt sich stets im Stress zu fühlen und auf Prioritätenjagd zu gehen heißt es frühzeitig zu ordnen und Grenzen zu setzen.

  1. „Off“ – Legen Sie fest, wann Sie Ihre Geräte abschalten. Technologien erleichtern zwar die Erreichbarkeit und irgendwann muss auch einmal „Feierabend“ sein.
  2. Schluss mit Multitasking. Die Kapazität unseres Arbeitsgedächtnisses reicht nur für eine Aufgabe zur selben Zeit. Ein Wechseln kostet Qualität und Zeit.
  3. Was geschieht wirklich um Sie herum? Fühlen Sie sich nur unter Zeitdruck, weil Ihre Gedanken „Mach schnell, beeil dich … mach das perfekt … mach es allen Recht …“ Sie das glauben lassen? Oder steht da wirklich jemand mit der Peitsche und droht Ihnen? Hier erfahren Sie mehr über Ihre Antreiber.
  4. Werten Sie aus, ob Ihre Konzentration durch viele Unterbrechungen leidet. Werden Sie über jede hereinkommende E-Mail mit Signal oder Ton benachrichtigt? Dann nutzen Sie E-Mail wie ein Telefon. Unterbrechungsprotokoll und leiten Sie Maßnahmen ab.
  5. Tür zu. „Wer allzu offen ist, kann nicht mehr ganz dicht sein.“ und da ist etwas dran. Hängen Sie ein „Türschild Unterbrechungsfreie Arbeitszeit bis “ auf „Unterbrechungsfreie Arbeitszeit bis …“ hier stellen Sie die Uhrzeit ein.
  6. Ändern Sie Ihre Gewohnheiten nach dem >>Kaizen-Prinzip „mit kleinen Schritten stets besser werden“. Zeitmanagement ist eine Daueraufgabe. Beginnen Sie mit einer schriftlichen Aufgabenliste. To Do Listen sind mit Outlook schnell erstellt. Es ist ein Unterschied, ob Ihr Kopf oder eine Liste mit Aufgaben gefüllt ist.
  7. Werten Sie Ihre To Do Liste aus: was könnte jemand anderes machen? Was könnten Sie ersatzlos streichen? Was wird dadurch möglich?
  8. Legen Sie Zeiten ein, in denen Sie am Block etwas abarbeiten. Wie oft am Tag ist es notwendig (welche Not wenden Sie ab?), E-Mails zu lesen? Führen Sie die anstehenden Telefonate beispielsweise von 10:00 bis 11:00 Uhr. In dieser Zeit können Sie durch hereinkommende Anrufe schon mal nicht unterbrochen werden.
  9. Sparen Sie mit jedem Telefonat 5 Minuten Zeit ein. Da kommt schnell eine halbe Stunde zusammen. Auf einer „Checkliste Telefonate vorbereiten“, halten Sie sich Ihren Abschlusssatz für das freundliche Verabschieden monologisierender Gesprächspartner bereit.
  10. Lernen Sie annahmegerecht Nein sagen.
  11. Führen Sie feste Plätze für Unterlagen ein. Alles hat seinen Platz, auch die Terminsagen und damit sind keine Stapel gemeint. Ein stimmiges >>Ablagesystem erleichtert Ihnen den Zugriff, statt Zeit für die Suche zu verbrauchen.
  12. Nutzen Sie softwareseitige Hilfen (z. B. Outlook) und Synchronisationsfunktionen.

Falls Sie an Ihrem Günther, dem >>inneren Schweinehund scheitern, bieten wir Ihnen  >>Coaching und >>Seminare zu einer erfolgreichen Selbstorganisation gegen Überlastung.

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