System statt Suche – mit Ordnerstruktur schneller Zugriff und Überblick

Suchzeiten sind Zeitverlust – Abhilfe schafft eine gute Ordnerstruktur, ein System. Dieses System sollte am besten gleich einheitlich für Ihre Büroorganisation (Schrank, Regal, Schreibtisch) und den PC gelten.

Tipps für Ihr System – PC Ordnerstruktur

  1. Legen Sie maximal acht Ordner an und vergeben Sie Ziffern vorne weg (1 – 8).
  2. Stimmen Sie die Benennung hinter der Ziffer mit allen Beteiligten ab. Dabei richtet sich der Ordnername nach dem führenden Merkmal des Zugriffs. Das könnte der Arbeitsprozess sein (Angebote) oder die Organisationseinheit (Verkauf, Einkauf, Controlling, …), eine Mischung oder ganz etwas Anderes.
  3. Verändern Sie den Namen des Hauptordners entsprechend, z. B. „3 – Produkte“
  4. Legen Sie jetzt einen Musterordner an, der als Standard für alle hier zu speichernden Vorgänge gilt. Beispiel „3 – Produkte“, hier werden alle (neue, bisherige) verfügbar gemacht. Der Musterordner „(Muster-Produkt)“ erscheint durch die Klammer als erste Datei im Hauptordner. Er sollte eigene Unterordner  enthalten, z. B. „1 – Bildmaterial“, „2 – Kalkulation“, „3 – Anleitungen“, „4 – Prospekte“, …). Gleichzeitig erfüllt dieser Musterordner Kriterien einer Checkliste. Der Musterordner wird beim Anlegen neuer Produkten kopiert (Standard erhalten, Transparenz schaffen). Nach Kopieren und Umbenennen strukturiert der Musterordner auch bisherige Produktordner.
  5. Sobald die neue Struktur (Hauptordner von 1 – 8, Musterordner) angelegt ist, machen Sie einen Schnitt: verschieben Sie alle „alten“ Ordner in einen mit Namen „ZZ-alte-Struktur-bis-JJJJ-MM„. Braucht jemand etwas aus der alten Struktur, verschiebt er es in die neue.
  6. Ab einem festzulegenden Stichtag wird der „ZZ-alte-Struktur“ Ordner archiviert und steht sichtbar nicht mehr zur Verfügung.
  7. Erstellen Sie eine Verknüpfung mit Namen „9 – Archiv“, legen Sie auch hier die Struktur aus der laufenden Ablage von oben (1 – 8) an. Sobald etwas in 1 – 8 abgeschlossen ist, wird es in 9 – Archiv -> 1 – 8 verschoben. So bleibt das Arbeitslaufwerk schlank und die Verknüpfung zum Archivlaufwerk ist einfach zu bedienen.
  8. Übertragen Sie diese Struktur auch auf Ihre Schrank-Ordner. Die Benennung 1 – 8 können Sie auch farblich unterlegen. Das erleichtert ein Zurückstellen der Ordner an den richtigen Platz.
  9. Räumen Sie den PC beispielsweise mit dem Tool Crap Cleaner (CCleaner) auf

Es ist nicht „meine oder deine“ Ablage – es ist unsere Ablage. Zeit, die  Ordnerstruktur gemeinsam anzupassen.

Gern unterstützen wir Sie. Buchen Sie uns für einen Workshop bei Ihnen vor Ort oder nutzen Sie unsere Webinar- und Seminarangebote. Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie uns über das Schnellkontaktformular.

Mit diesem System, der Ordnerstruktur

  • reduzieren Sie die Anzahl von Dateien auf Ihrem Desktop
  • aktualisieren die veralteten Strukturen im Dateisystem
  • trennen Sie laufende von abgeschlossenen Vorgängen und behalten den Überblick
  • fokussieren Sie Informationen an einem statt an vielen verschiedenen Orten (Beispiel: Outlook Unterordner am Posteingang UND Dateien im Explorer)
  • beschleunigen Sie Laufwerke, denn alte, abgeschlossene Dateien befinden sich separat im Archiv
  • legen Sie Standards fest, die neuen Mitarbeitern und Auszubildenden schnelles Einarbeiten ermöglichen
  • ermöglichen Sie einen guten Umstieg auf SharePoint-, Cloud- und Dokumentenmanagement-Lösungen.

 

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