Büro aufräumen – Do it yourself Anleitung

Büro aufräumen – 2. Etappe – die Vorbereitung

• Halten Sie 5 große Kartons oder Container beschriftete bereit: 1 x „Gute Tat“, 1 x „erledigen“, 1 x Weiterleiten, 1 x Ablage/Archiv, 1 x Schredder, 1 x Papierkorb. Sorgen Sie für eine unterbrechungsfreie Zeit von mindestens drei Stunden
• ein Eimer Wasser, Reinigungs- und Trockentücher stehen zur Verfügung
• beschriften Sie die beiden Briefablagen mit „Eingang“ und „Ausgang“ (alternativ Ablage)
• Die Materialien von der Einkaufsliste sowie Locher, Hefter, breite Filzschreiber sind vorhanden
• Zeit für ein Vorher-Foto: „Es war einmal ein chaotisches Büro. Fenster konnten nicht geöffnet werden …“

Büro aufräumen – 3. Etappe und jetzt Aktion!

Papierstapel sind sichtbar gewordene, aufgeschobene Entscheidungen für “Wo hefte ich die Unterlage ab, (wo) finde ich sie wieder?” Gezielte Fragen Ihres Aufräum-Coaches lösen die Handlungsstarre auf.

1. Kleben Sie die farbigen Punkte auf Ihre Ordner. Legen Sie dazu maximal sechs Hauptgruppen fest. Beispielsweise Unterlagen zu Finanzen, Unternehmensentwicklung (blauer Punkt), Marketing (gelber Punkt), Produkte (oranger Punkt), Kunden und Projekte (roter Punkt), … Kleben Sie diese Punkte auf Ihre Ordner.
2. Stellen Sie alle Ordner mit gleichfarbigen Punkte systematisch an einem Platz zusammen. Regel: 25 % Ihres Regals/Schrankes bleiben frei! Sichten Sie, was Sie aussortieren, archivieren, entsorgen oder umbenennen werden
3. Gehen Sie den Stapeln auf Fensterbänken, dem Boden, im Schrank und Regalen an den Kragen – sortieren Sie in Ihre Kartons: was Sie verschenken werden, ab in den Karton „Gute Tat“, was Sie noch tun müssen, in den Karton „erledigen“, was Sie weiterleiten/delegieren werden in den Karton „Weiterleiten“, was einfach so weggeworfen werden kann in den Papierkorb und alles, was sensibel ist, in den Karton Schredder
4. Wischen Sie die Schrankflächen und Regalböden in einem kurz durch
5. Weiter geht es auf dem Schreibtisch
   1. Stifte, Locher, Hefter, Lineal werden im Rollcontainer verstaut
   2. Visitenkarten legen Sie in einen Briefumschlag, diese werden noch in Ihr Kontaktprogramm, z. B. Outlook übertragen
   3. Entscheiden Sie nach der Einmal-Regel, ob das Papier auf dem Schreibtisch weggeworfen werden kann (Karton Schredder/Papierkorb), weitergeleitet wird (Karton weiterleiten), abgelegt werden soll (Karton Ablage) oder ob Sie noch eine Aufgabe damit haben. Falls ja, legen Sie eine Liste pro Tag an mit 4 Spalten: 1. Wann erledigen Sie das?, 2. Was machen Sie genau (Anruf, E-Mail, …), 3. wie lange benötigen Sie dafür?, 4. Priorität. Das Papier wandert dann eingepackt in einer Aktenhülle in Ihren Pultordner 1-31 unter das Datum oder in eine Hängemappe mit dem Tagesdatum. Falls der Vorgang erst im Folgemonat bearbeitet wird, notieren Sie auf dem Schriftstück WV TT.MM.JJJJ. WV steht für Wiedervorlage. Das Schriftstück kommt dann in den Jahrespultordner bzw. die Monatshängetasche. Platzsparender geht das mit Classei oder MAPPEI
6. Das selbe Prinzip wenden Sie jetzt noch auf Ihren Karton „erledigen“ an.
7. Planen Sie, wann Sie den Karton „Ablage“, „Gute Tat“, „Schredder“ auflösen werden. Notieren Sie das in Ihrer Aufgabenliste.
8. Freie Sicht – Bereinigen der Pinnwand, Türschilder, Post-Its, Aushänge
9. Machen Sie Ihr Nachher-Foto!

Nun haben Sie Ihr Büro aufgeräumt – alles hat seinen festen Platz

Es kann jetzt weiter gehen mit einer Struktur für Ihre digitale PC-Ablage Ihr E-Mailposteingang. Nach dieser Vorarbeit bietet sich das Anwenden von effizienten Arbeitstechniken an. Dazu können Sie an einem online Seminar  oder  Seminar Büroorganisation teilnehmen oder ein Arbeitsplatz-Coaching gleich an Ihrem Arbeitsplatz nutzen.

Ihre Büroorganisation wirkt

Freuen Sie sich über die Fragen Ihrer Mitmenschen, sie und Sie werden sicher über das Ergebnis erstaunt sein.