Schreibtischmanagement – Clean Desk Methode 1: Büromaterial

Je nach Volumen Ihrer Papierunterlagen und Aufgaben an wechselnden Orten kann es sinnvoll sein, Papier für den Zugriff in Stehsammlern, Ordnern, Pultordnern oder Hängemappen aufzubewahren.

Deshalb empfehlen wir unseren Kunden im Arbeitsplatz-Coaching dieses Büromaterial für ihre „Terminstation“ bereitzuhalten.

 

  1. Erhalten Sie viele Schriftstücke oder produzieren Sie viel Papier (E-Mail Ausdrucke), auf das Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen müssen, bietet sich das Hängemappensystem an. Halten Sie dazu mindestens 50 Hängemappen, oben geöffnet bereit, beschriftet mit 1 bis 30 sowie mit Januar bis Dezember, außerdem einige Ordner. Die Anzahl richtet sich nach dem jetzt noch nicht abgehefteten Volumen. Falls es keinen Rollcontainer mit Hängevorrichtung oder einen Schrank mit Auszügen gibt, helfen entsprechende Boxen.
  2. Beträgt das monatliche Papiervolumen höchstens 20 Zentimeter, halten Sie zwei Pultordner beschriftet mit 1 – 31 und 1 – 12 bereit.
Pultordner für Schreibtischmanagement & Clean Desk
Terminstation, Wiedervorlage mit Hängemappen 1 - 31 Tage System
Classei und Mappei bieten schlanke Wiedervorlage Systeme an
Stehsammler für Magazine, Handouts, die nicht gelocht werden können
Posteingangsfach - Querformat braucht weniger Tiefe

2. Tipp: richten Sie sich Ihre Arbeitszonen in folgende Bereiche ein:

 

Bereich Ort Material Regel
Greifbereich Schreibtisch
  • PC
  • Tastatur
  • Bildschirm
  • 1 Vorgang, an dem gearbeitet wird
  • max. 2 Briefablagen/chaotische Zwischenablagen
  • Telefon

Clean Desk

AHA Methode  anwenden

Reich-/Streckbereich Rollcontainer
  • Platz für Wiedervorlage-Mappen oder -Hängetaschen
  • Stifte, Klammern
  • Post-It’s
  • Locher, Hefter
  • Visitenkarten
alles hat seinen einen festen Platz
Holbereich Schränke, Regale, Sideboard
  • Büromaterial
  • Ordner mit Farbleitsystem nach Gruppen aufgestellt
  • Gruppenablage
  • Archiv
1/4 der Regalböden bleibt frei

Schreibtischmanagement – 3. Tipp: ausmisten und verräumen

Das geht ganz gut mit der AHA-Methode. Entscheiden Sie, ob

  • A = Abfall vorliegt: kann die Information, das Schriftstück, der Gegenstand weggeworfen werden? Tja, dann weg damit!
  • H = Handlung vorliegt: haben Sie noch ein To Do, eine Aufgabe mit dieser Information, dem Schriftstück, dem Gegenstand? Dann als Aufgabe einplanen und in einer Aufgabenliste eintragen
  • A = Ablagepflicht vorliegt: gibt es eine gesetzliche oder interne Aufbewahrungsfrist dafür? Dann in stimmiger Struktur abheften/verräumen.

Schreibtischmanagement 3. Tipp: Selbstdisziplin!

Durchhalten, Durchhalten, Durchhalten!

Mini Video Kurs Schreibtischmanagement:

So haben Sie das Papier im Griff!

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Papier im Griff Schreibtischmanagement