Tipps zur Arbeitsorganisation: arbeiten Sie agil?

Agil, abgeleitet aus dem Lateinischen, bedeutet beweglich, flink. Beweglich und flexibel müssen Unternehmen heute auf Anforderungen der Kunden mit Dynamik und Tempo reagieren. Dies hat erheblichen Einfluss auf die Organisation und auf die Menschen vor Ort. Nur wer sich sprichwörtlich bewegt, wird langfristig etwas bewegen können.

Das klassische Selbstmanagement kommt dabei an Grenzen, innovative Komplexithoden sind gefragt, die den veränderten Rahmenbedingungen gerecht werden. Es muss nicht gleich Scrum sein. Ein paar erste Anregungen für einfache agile Methoden am Arbeitsplatz stellen wir Ihnen heute vor.

Agil arbeiten – Tipp 1: Lernen Sie mit VUCA leben

Ein Schlagwortbegriff, den die Vordenker agiler Methoden geprägt haben. VUCA steht für Volatility=Volatilität, Uncertainty=Unsicherheit, Complexity=Komplexität, Ambiguity = Ambivalenz und beschreibt damit die Rahmenbedingungen der aktuellen Arbeitswelt. Konkrete Ziele setzen und diese nach klassischem Muster langfristig verfolgen, ist schwierig geworden. Mit VUCA leben lernen, heißt, sein Zeit- und Zielmanagement anzupassen, Veränderungen als Normalität zu akzeptieren und sich auf das Umsetzen kleiner (Fort-)schritte zu konzentrieren.

Agil arbeiten – Tipp 2: Wenden Sie die Next-Actions-Methode an

Schnelllebige Zeiten verlangen kleinere Planungsintervalle – in der agilen Welt „Sprints“ genannt. Für einen (Sprint-)Zeitraum von etwa. 2 – 4 Wochen werden die konkret machbaren Tätigkeiten so detailliert wie möglich in einer Aufgabenliste geplant und umgesetzt. Die konventionellen Kriterien „erledigt“ und „nicht erledigt“ werden in dieser Liste um die dynamischen Kriterien (bewusst) „übersprungen“ und „hier fortfahren“ erweitert. Dadurch werden Handlungsspielräume flexibler und transparent dargestellt. Während des Sprints erfolgt ein tägliches Überprüfen und Anpassen der Aufgabenerfüllung. Dies hat den Vorteil, dass die jeweils nächsten Schritte zielgerichtet und flexibel erledigt werden können. Die dynamische To-Do-Liste unterstützt den Überblick.

dynamische-to-do-liste

Agil arbeiten – Tipp 3: Bleiben Sie motiviert und auf dem Laufenden mit dem Daily Catch-up

Daily Standup-Meetings dauern 15 Minuten und starten vor Arbeitsbeginn. Sie wurden ursprünglich von Software-Entwicklungs-Teams ins Leben gerufen, die sich kurz, knapp und permanent auf dem Laufenden halten müssen. Die dort täglich wiederholten Fragen lassen sich auch für den Einzelarbeitsplatz nutzen:

  • Was habe ich gestern erreicht, um mein (kurzfristiges Sprint-)Ziel zu erreichen?
  • Was werde ich heute tun, um meinem Ziel näher zu kommen?
  • Sehe ich irgendwelche Hindernisse, die mich vom Erreichen dieses Ziels abhalten?

Mit diesem Einstieg in den Arbeitstag wird der Fokus auf die wesentlichen nächsten Schritte und eine aktuelle Priorisierung gelenkt.

Agil arbeiten  – Tipp 4: Machen Sie sich die eigenen Aktivitäten sichtbar

Wer kein Whiteboard mit Post It’s nutzen möchte, kann ein Desktop Hintergrundbild einsetzen, um einen dynamischen Überblick über die eigenen Aktivitäten zu erhalten. Die folgende Grafik stammt aus dem Harvard Business Review. Hier können Dateien in Bearbeitung in die jeweiligen Felder (später lesen/wird gelesen/verwenden/nachschlagen/behalten) verschoben werden.

harvardbusinessreview-desktop-hintergrund

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