Kennen Sie das lästige Spielchen beim Aufgaben Delegieren? Nachdem Sie eine Aufgabe  delegiert haben, kommt der Mitarbeiter mindestens einmal, oft sogar mehrmals mit zeitraubenden Fragen auf Sie zu. Das Arbeitsergebnis entspricht am Ende trotzdem nicht Ihren Vorstellungen und Sie bessern selbst nach oder geben nochmals aufwändige Instruktionen.

„Bevor ich zeitaufwändig delegiere, mache ich es lieber gleich selbst!“

Auf den ersten Blick scheint die Aussage naheliegend. Ein zweiter Blick deckt auf, Ihre anderen Aufgaben bleiben dadurch unerledigt.

„Affen der anderen“ …

so beschreibt Kenneth Blanchard in seinem Buch “Der Minuten Manager und der Klammer-Affe” zurückgegebene Aufgaben. Begeben Sie sich nicht in die Gefahr Pfleger und Hüter von „Affen“ zu werden. Wer nämlich mit einem kleinen Affen anfängt, braucht sich nicht zu wundern, wenn er nach einiger Zeit mit einer ganzen Horde da sitzt.

Richtig Delegieren will gelernt sein und macht einen großen Teil gelungener Arbeitsorgansiation aus.

Diese Tipps unterstützen Sie beim Delegieren:

  1. Delegieren Sie ganz oder gar nicht. Geben Sie die Aufgabe vollständig an den vorgesehenen Mitarbeiter ab, und zwar für immer. Er ist damit allein verantwortlich, sowohl für Umsetzung als auch für das Ergebnis.
  2. Bereiten Sie den Mitarbeiter auf seine zukünftige Aufgabe vor:
    • Welches Fachwissen braucht er?
    • Wie soll das Ergebnis genau aussehen?
    • Was ist der Sinn dieser Aufgabe?
    • Welche negativen Folgen hätte eine nicht korrekte Erledigung?
    • Wie gehen Sie bei Schwierigkeiten vor (Ansprechpartner)?
    • Nach welchen Standards arbeiten Sie selbst (Qualität, Zeit)?
    • Nach welchen Kriterien haben Sie die Ergebnisse bisher bewertet und welche Fehlertoleranz ist akzeptabel?

    Es geht bei der Vorbereitung des Mitarbeiters um die Weitergabe der nötigen Fähigkeiten und Prinzipien. Der Mitarbeiter wird in die Lage versetzt, zukünftig auch ähnlich gelagerte Aufgaben ohne Ihre Hilfe lösen zu können, auch wenn diese vom bisherigen Ablauf vielleicht abweichen.

  3. Akzeptieren Sie keine Rückfragen des Mitarbeiters, ohne dass dieser vorher einen möglichen Lösungsvorschlag vorbereitet hat. Dadurch lösen sich viele Befragungen von alleine (bevor Sie bei Ihnen ankommen).
  4. Sorgen Sie für ein System, das sicherstellt, dass die übergebene Aufgabe auch in Zukunft möglichst automatisch auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters landet und nicht auf Ihrem.
  5. Das Übergeben von Aufgaben ist ein Prozess, der Zeit und Übung braucht. Es kommt in der Anfangszeit immer wieder zu Fehlern oder Situationen in denen Sie eingreifen werden. Fragen Sie danach, was dem Mitarbeiter noch fehlt, um diese und ähnliche Aufgaben in Zukunft ohne Ihre Hilfe zu bewältigen.

Wie Sie Ihre Organisation grundsätzlich für erfolgreiches Delegieren vorbereiten, erfahren Sie in unserem Seminar „Arbeitsorganisation, Informationsfluss“. Ihre eigenen Delegations-Fähigkeiten trainieren in unserem Workshop „Soziale und kommunikative Kompetenzen, Soft Skills zur Mitarbeiterentwicklung“. Gerne steht Ihnen unser Coach- und Trainerteam auch vor Ort bei einer Inhouse Veranstaltung zur Verfügung. Einfach gleich rechts das Schnellkontaktformular nutzen.

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