Tandem Chef und Assistenz läuft gelungen auch wenn Informationen brummen
Wie gut läuft Ihr Tandem Chef und Assistenz?
Der Chef meldet sich per Telefon, Zuruf, von unterwegs per SMS oder E-Mail, hinzu kommen die Kollegen, weitere Telefonate, ein Meeting … Wie viel Information ist zu viel? Denn zu viel verwirrt, lähmt Entscheidungen!
Die vier W-Fragen für gelungenen Informationsfluss
| Worüber informiere ich? | Aufgaben, Zusammenhänge, Veränderung, Ergebnis, Arbeitsablauf |
| Wann ist rechtzeitig? | Planungsstadium, vor Beginn, während Durchführung, nach Beendigung |
| Was ist der Grund, das wozu? | Mitwissen, Mitwirken, Mitverantwortung, persönliche Weiterentwicklung, Motivation |
| Wie informiere ich? | Mündlich, schriftlich, über Grundsätze, mit Zielvorstellung, systematisch und planvoll |
Information als Erfolgsfaktor
Unstimmigkeiten entstehen, wenn der Informationsfluss beispielsweise durch Erreichbarkeit, späte Entscheidungen (Aufschieberitis), spontane Prioritäten, unzureichende Absprachen ins Stocken gerät. Der eine geht davon aus, der andere habe schon verstanden. Man kennt sich ja schließlich.
Informationsaustausch gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Dabei ist Information kein einseitiger Vorgang. Über den Umfang und die Übermittlung müssen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte austauschen. Zu viel Information ist genauso sinnfrei wie zu wenig. Beide haben eine Bring- und Holschuld. Keiner von beiden kann sich darauf berufen, nicht informiert worden zu sein. Bei Unklarheiten sollten beide Seiten auch ohne Aufforderung nachfragen, wenn eine Information zur Aufgabenbewältigung fehlt.
Viele Informationen sind für uns ohne Relevanz, interessieren uns aber trotzdem. Andere Informationen von Wichtigkeit erkennen wir nicht oder zu spät.
„Gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden, verstanden ist nicht einverstanden, einverstanden ist nicht getan, getan ist nicht richtig getan.“ (Konrad Lorenz).
8 Praxis Tipps für den Umgang mit Informationen
- Klarheit. Mit der Technik des „Kontrollierten Dialogs“ stellen Sie gezielt geschlossene Fragen, die auf eine genaue Antwort, ein Ja oder Nein, Montag oder Dienstag, zielen.
- Unmissverständlichkeit. Machen Sie sich mit dem Nachrichtenquadrat vertraut. Der Satz in einer E-Mail „Ich habe fünfmal bei Ihnen angerufen, daher kurz auf diesem Weg …“ kann statt als Vorwurf auch als Entschuldigung für eine schriftliche statt telefonische Benachrichtigung verstanden werden.
- Abruf von Informationen. Nutzen Sie für E-Mails, den PC und den Schrank ein durchdachtes Ablagesystem.
- Digital statt Print. Tragen Sie Termine in einem elektronischen Kalender ein, so sind Synchronisationen zwischen verschiedenen Geräten (Mobiltelefon, Tablet PC) und damit Terminabgleich möglich sowie An- und Abwesenheit sichtbar.
- VIPs. Legen Sie gemeinsam fest, welche Termine verschoben werden dürfen und wer die VIPs sind, für die Zeit eingeplant werden muss.
- Planen Sie morgendlich fünf Minuten Absprache (Jour fixe) ein: gibt es spontane Prioritäten?, Wann ist eine Erreichbarkeit bei Abwesenheit möglich? …
- Informationsquelle E-Mail: Wer sichtet, sortiert und beantwortet (Chef-)E-Mails?
- Informationsdiät. Fordern Sie Exzerpte statt 50 seitiger PDFs, kurze, tabellarische Ergebnisprotokolle statt Fließtext.
gehört ist nicht verstanden,
verstanden ist nicht einverstanden,
einverstanden ist nicht getan,
getan ist nicht richtig getan.