Informationsflut bewältigen - aber wie?!

Die eingehende Informationsflut zu bewältigen ist nicht immer leicht. Sie erschwert die tägliche Arbeit, unterbricht uns, löst Zeitdruck, Stress und Monotonie aus.

Einerseits erlauben technische Möglichkeiten (Tablet, Smartphone, Apps, CMS, CRM, …) den ständigen Zugriff und auch die Erreichbarkeit. Was auch von unliebsamen Aufgaben ablenkt – schnell mal E-Mails prüfen, … und zu spontanen Prioritäten führt. Das wiederum wirkt sich auf die Arbeitsorganisation und Planungssicherheit aus.

Andererseits, alle Tools müssen vom Menschen akzeptiert und genutzt werden.

Priorisieren Sie Ihre Aufgabenliste?

Ihre Aufgaben listen Sie täglich (!) auf und nummerieren sie dann nach Priorität. Frei nach Ivy Lee beginnen Sie mit Nummer zwei erst, wenn Nummer eins Ihrer Liste erledigt ist, mit Nummer drei, wenn zwei erledigt ist, …

Informationsflut bewältigen mit der Einmal-Regel

Sehr hilfreich im E-Mailmanagement. Entscheiden Sie durch Abarbeiten an einem Stück nach der Einmal-Regel. Dazu stellen Sie sich zu jeder Information, die Fragen:

1. Kann die Information gelöscht oder vernichtet werden? Falls ja, sofort löschen, falls nein folgt …
2. Kann sie delegiert werden? Falls ja, sofort veranlassen, falls nein folgt …
3. Hat die Information eine gesetzliche oder innerbetriebliche Aufbewahrungsfrist? Falls ja, wird die Information entsprechend den Ablageregeln (Ablageplan, Konvention Dateinamen, Aufbewahrungsfrist) verfügbar gemacht.
4. Ist mit dieser Information eine Aufgabe verbunden, die höchstens drei Minuten Erledigungszeit benötigt? Dann erledigen Sie diese Aufgabe sofort. Im anderen Fall tragen Sie sich diese Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste mit Dauer ein. Die Unterlagen hierzu halten Sie über ein Wiedervorlagesystem (Hängemappe, Pultordner) griffbereit. Den Absender sollten Sie über den etwaigen Erledigungsraum informieren, damit eine Nachfrage nicht gleich wieder zu Neuem Volumen beiträgt.

Berücksichtigen Sie die stimmige Zeit-Preis-Etiketten? Was darf die Aufgabe kosten?

Die Aufgaben Dauer ist insofern wichtig, als Ihre Aufgabenliste maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit umfassen sollte. Die übrigen 40 % füllen sich durch Unterbrechungen und Neues von selbst. Insofern ist auch sich informieren eine Aufgabe, für die Zeit eingeplant werden muss. Dazu eignen sich auch Reisezeiten mit der Bahn/dem Flugzeug.

Priorisieren Sie Ihre Aufgabenliste?

Ihre Aufgaben listen Sie täglich (!) auf und nummerieren sie dann nach Priorität. Frei nach Ivy Lee beginnen Sie mit Nummer zwei erst, wenn Nummer eins Ihrer Liste erledigt ist, mit Nummer drei, wenn zwei erledigt ist, …

Softwareseitige Hilfen

Nutzen Sie für Ihre E-Mails Outlook. Dieses Tool verbindet E-Mails mit Aufgaben- und Kalenderfunktionen.

Sofort Tipps zum Umgang mit zu vielen Informationen

1. Befassen Sie sich nur mit Informationen, die im Zusammenhang mit einem Ziel stehen.
2. Prüfen Sie Ihren Informationsbedarf und berücksichtigen Sie in Ihrer Tagesplanung Zeit für die Informationsbearbeitung.
3. Führen Sie eine Aufgabenliste. Sie bietet Ihnen Überblick über Prioritäten, Erledigungsstand und die Möglichkeit der Volltextrecherche.
4. Reduzieren Sie die Anzahl der Newslettern und Abonnements auf die mit geeigneter Qualität und Quantität.
5. Fordern Sie Informationsqualität und Informationsdiät (nur relevante Verteiler) ein.
6. Ein transparentes Ablage- und Wiedervorlagesystem für Papier und PC schafft Zugriff für alle Beteiligten ohne Nachfragen (Holprinzip).

Übrigens: wir bieten auch das Seminar Informationsflut bewältigen als Inhouse-Seminar an.

Softwareseitige Hilfen

Nutzen Sie für Ihre E-Mails Outlook. Dieses Tool verbindet E-Mails mit Aufgaben- und Kalenderfunktionen.

Sofort Tipps zum Umgang mit zu vielen Informationen

1. Befassen Sie sich nur mit Informationen, die im Zusammenhang mit einem Ziel stehen.
2. Prüfen Sie Ihren Informationsbedarf und berücksichtigen Sie in Ihrer Tagesplanung Zeit für die Informationsbearbeitung.
3. Führen Sie eine Aufgabenliste. Sie bietet Ihnen Überblick über Prioritäten, Erledigungsstand und die Möglichkeit der Volltextrecherche.
4. Reduzieren Sie die Anzahl der Newslettern und Abonnements auf die mit geeigneter Qualität und Quantität.
5. Fordern Sie Informationsqualität und Informationsdiät (nur relevante Verteiler) ein.
6. Ein transparentes Ablage- und Wiedervorlagesystem für Papier und PC schafft Zugriff für alle Beteiligten ohne Nachfragen (Holprinzip).

Übrigens: wir bieten auch das Seminar Informationsflut bewältigen als Inhouse-Seminar an.

Mal ganz ehrlich …

• können Sie loslassen? Also etwas löschen?
• verfügen Sie über das nötige Know-How zum Bedienen der PC-Programme?
• haben Sie Fähigkeiten, wie…
  • Prioritäten setzen zu können, wichtig und dringlich zu unterscheiden?
  • Lesetechniken (Speedreading) schnell lesen und auch verstehen?
• passen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig an?
• optimieren Sie Ihre Selbstorganisation ständig?
• fordern Sie Informations-Diät ein?
• begrenzen Sie annahmegerecht, sagen Sie auch Nein?
• liegt Ihr Fokus auf der Zielorientierung? Dabei stellen Sie sich die Fragen“… bringt mich diese Information, diese Aufgabe, dieses Projekt näher an mein Ziel? Gehört es auf die Liste zu delegierender Aufgaben oder zu streichender?“

Wo Sie Ihren Einfluss geltend machen können

Dem Anspruch, die wachsende Anzahl von Informationen innerhalb der selben Arbeitszeit zu bewältig, werden Sie einerseits auf der Verhaltensebene (konsequentes Treffen von Entscheidungen, Auswahl der Informationskanäle) und andererseits auf der Organisationsebene (stimmiges digitales und haptisches Ablagesystem) am ehesten gerecht.

Wie Sie mit der Informationsflut umgehen könnten

Selbstdisziplin ist mehr und mehr gefragt. Ein jeder ist gefordert abzuwägen, vor welchem Ziel sich durch das Lesen, die Weitergabe oder Archivierung von Informationen lohnt. Ist es einfach nur persönliches Interesse statt betriebliche Notwendigkeit? Steht das Ziel fest, sollten Sie sich auf Ihren Bedarf, Ihre Fragen fokussieren und dabei bereits Bekanntes auslassen.

Innerbetrieblich lassen sich Informationsqualität und Prägnanz als Exzerpte eher einfordern. Dabei bieten E-Mails mit umfangreichen Dateianhängen die höchsten Einsparpotenziale. Es gehört Entschlossenheit dazu, eine andere Informationskultur beispielsweise bei übergroßen Verteilern anzusprechen.

Neues nehmen Sie über die Umgebungsgestaltung (Lichtverhältnisse, unterbrechungsfreies Arbeiten in der „stillen Stunde“) und Berücksichtigen der eigenen Leistungskurve leichter auf. Bündeln Sie das Bearbeiten der Eingangspost auf einmal und den Abruf von E-Mails beispielsweise auf täglich zwei bis drei Abrufe.

Sie möchten keine Tipps verpassen?

Melden Sie sich einfach hier zu den monatlichen Fachinformationen an.