Modern schreiben Tipps für modernen Briefstil Schreibstil

Moderner Briefstil klingt gut, wirkt verständlich, transportiert das positive Image Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation. Noch dazu sollen Ihre E-Mails oder Briefe ansprechend aussehen (zur Anleitung für E-Mailbriefpapier …).

10 Tipps für Ihren neuen, modernen E-Mail und Briefstil

  1. Individualisieren Sie die Anrede, „Sehr geehrte …“ hat noch nie jemand geglaubt, das klingt verstaubt. Wie wirkt „Guten Tag Frau …“ auf Sie?
  2. Streichen Sie Papierwörter wie „hiermit …“ oder „gemäß …“, „aufgrund …“ ersatzlos. Sie wirken angestaubt, wenig sympathisch, grau in grau.
  3. Vermeiden Sie den Wir-Stil, Beispiel „Wir senden Ihnen …“ . Das klingt hoheitlich, stellt Sie und nicht Ihren Empfänger in den Vordergrund. Dagegen wirkt „Sie erhalten …“ großzügig.
  4. Legen Sie Formulierungsmuster für den Beginn, das Ende an, einige haben wir hier zusammengestellt
  5. Nutzen Sie für wiederkehrende Anlässe wie beispielsweise Absagen an Bewerber Standardtexte, die nur noch wenig individualisiert werden, Textbeispiele hier …
  6. Individualisieren Sie die Grußzeile „Mit freundlichen Grüßen“ wirkt veraltet
  7. Nutzen Sie Schnellbausteine, verfügbar in Word und Outlook. Wie das geht, finden Sie hier …
  8. Verzichten Sie auf Formulierungen mit „nicht“  – Ihr Gehirn kann ein „nicht“ nicht filtern. Denken Sie jetzt NICHT an einen blauen Elefanten! Na? Besser wäre: Denken Sie jetzt an die Möglichkeiten eines neuen Briefstils.
  9. Umgehen Sie das Wort „aber“. Jedes „aber“ bildet eine Grenze, Mauer – was vorher großzügig wirkte, wird mit einem „aber“ eingerissen.
  10. Rufen Sie bei Missverständnissen lieber bei Ihrem Empfänger vorher an und fassen Sie das Ergebnis dann knapp zusammen.

 

Modern schreiben? Wie fällt es leichter?

Leichte Texteinstiege können Sie über Anregungen der Künstlichen Intelligenz (KI) nutzen.

Als erstes zählt Ihre Haltung. Ihre Einstellung zur Sache und zur Person, an die Sie Ihren Text richten. Denn Ihre Sympathie schwingt mit jedem Satz mit. Eine abwertende Haltung zeigt sich ebenso wie eine großzügige oder zugewandte. Beispiel: Ein Rechtsanwalt formuliert so, dass er seinen Mandanten ins beste Licht rücken wird. Die Gegenseite kommt in Schriftsätzen dabei weniger gut weg. Unsere Texte enthalten also oft auch Prägungen aus Erfahrungen.

Auch die Konflikt- und Konsensfähigkeit, das Vermögen – Lösungen anzubieten. Das Negative zu drehen und daraus beispielsweise eine aktivierende Frage zu machen.

Sehen Sie also das Problem, die Herausforderung oder die Chancen?

Tipp: Werden Sie sich Ihrer eigenen Stimmung und Haltung vor dem Schreiben bewusst. Prüfen Sie auch, welche Sie beim Empfänger auslösen (wollen!).

Unmissverständlich?

Richtig verstanden? Es gibt neben der Sachaussage noch drei weitere Seiten, etwas zu verstehen.

Das Nachrichtenquadrat hilft Ihnen, Missverständnisse vorzeitig auszuräumen, klarer zu kommunizieren und flexibler auf Ihr Gegenüber einzugehen. Das Modell stammt von Friedemann Schulz von Thun. Wenn es um gelungene Kommunikation geht, ist das Modell beruflich und privat sehr hilfreich.

Beispiel: Was löst dieser Satz in Ihnen aus: „Haben Sie meine E-Mail schon gelesen?“

Das ist eine der „beliebtesten“ Fragen am Telefon! In unseren Seminaren verdrehen die Teilnehmer schon die Augen … Nur nervig! Warum?

Der eine versteht es als Appell/Arbeitskontrolle …

und will sich schon rechtfertigen, entschuldigen, dass noch Anderes zu tun ist.

Den andere nervt, den Beweis einer guten Beziehung nicht erbracht zu haben … dem Kunden, Vorgesetzten, Projektleiter oder Lieblingskollegen gegenüber „kann man ja davon ausgehen, dass die Nachricht gelesen wurde.“

Der nächste hört darin die „Not“ in der Situation des Anrufers, vielleicht ist es ihm ja ein dringendes Anliegen und er wünscht vorrangige Bearbeitung? Oh je, noch mehr für heute …

Schließlich könnte es auch NUR um die Sache, um ein Ja oder Nein gehen, dann wäre es ja ganz einfach und Aufregen schon verlorene Lebensenergie.

Loriot wandte die Technik in seinen Sketchen gerne an. Üben Sie doch einmal an dem Filmchen „Das Frühstücks Ei„. Hier geht es zum Download eines Arbeitsblattes …

Tipp: Prüfen Sie, wie geübt Sie sind, Sätze auf allen vier „Ohren“ zu hören.

Verständlichkeit erhöhen, Negationen rauslassen

Wir haben Post von unserem Kabelanbieter erhalten. Hier der Satz:

Mit der Februar-Rechnung entfällt die Gebühr für die Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren. Wenn Sie per SEPA-Lastschriftverfahren zahlen, müssen Sie nichts veranlassen. Haben Sie einen Dauerauftrag für Ihre Zahlungen eingerichtet, bitten wir Sie, diesen rechtzeitig umzustellen.“

Hätten Sie das verstanden?! Was ist der Handlungsauftrag in Bezug auf die Höhe? Was muss reduziert werden? Wer veranlasst was bis wann?

 

Kurz und prägnant – ganz ohne Konjunktiv

Mit Ihrer Korrespondenz transportieren Sie zum einen eine Aussage und zum anderen gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Lesers.

Zögernde Formulierungen lösen Skepsis und Misstrauen aus. Außerdem geht die Klarheit verloren. Die Aussage kann schwammig, unpräzise beim Gegenüber ankommen.

Vermeiden Sie den Konjunktiv (Möglichkeitsform) und entscheiden Sie sich für eine klare und selbstbewusste Ausdrucksweise. Reduzieren Sie Worte wie: würde, könnten, wären, würden, möchten.

Ja, einerseits bedaure ich auch, den Konjunktiv zu vermeiden. Schließlich steckt darin auch eine Höflichkeitsform.

Beispiele – bitte nicht so:

Wir möchten Ihnen für Ihren Hinweis danken.
Wir würden uns freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen würden.

Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns von Ihrer Ankunft unterrichten würden, damit es uns möglich ist, Sie pünktlich am Flughafen abzuholen.

Es wäre wünschenswert, wenn wir uns auf höchstens drei Ansprechpartner in der Kooperation festlegen, denn dadurch wird der Aufwand erheblich verringert, es muss doch auch immer an die Kosten gedacht werden.

Besser: direkt!

Wir danken Ihnen für Ihren Hinweis.

Sagt Ihnen das Angebot zu? Auf Ihre Fragen und Gestaltungswünsche freuen wir uns.

 

Balsam für die Beziehungsebene – die Grußformel

Ja, auch hier können Sie Ihre Haltung beweisen. Ihre Großzügigkeit. Ihre Kreativität. Ob Sie sich auf Ihr Gegenüber einstellen.

Über 90 % aller Briefe schließen mit „Mit freundlichen Grüßen“. Diese Grußformel wirkt unpersönlich und standardisiert wie eine Floskel.

Sie darf auch etwas moderner ausfallen:

Freundliche Grüße nach Empfänger-Ort …
Es grüßt Sie …
Freundlich grüßt Sie …
Sonnige Grüße nach Empfänger-Ort …
Eine angenehme Arbeitswoche wünscht Ihnen …
Ihnen einen angenehmen Start in die neue Woche wünscht …

Und bitte nicht im Singular! So kleinlich, nur einen Gruß zu versenden, sollten Sie nicht sein.

Das wirkt sehr sparsam, mit der Tendenz zum Geiz:

Mit freundlichem Gruß

Ein einzelner Gruß … Warum? Wo ist die Fülle?!

Auch ein MFG löst nur Eile aus. Wollen Sie diese Atmosphäre von Hetze in Ihren Texten? Standardmäßig sollte Ihre Signatur so eingestellt sein, dass sowohl für das Antworten auf Nachrichten als auch beim Erfassen neuer sofort eine Signatur enthalten ist.

Hier können Sie noch unterscheiden nach Signaturen für interne oder externe Nachrichten. Denn intern wollen wir Kolleg:innen auch grüßen und gleichzeitig auch unsere Durchwahl mitteilen. Interne Grüße können vom Standard abweichen. Stimmen Sie sich hier im nächsten Jour fixe ab.

 

Texte flott verfügbar – die Outlook QuickSteps

So sparen Sie viele Klicks und behalten einfach die Übersicht. Nutzen Sie QuickSteps für wiederkehrende Aufgaben wie

  • weiterleiten einer Nachricht an konkrete Personen oder Gruppen
  • kategorisieren und planen einer Aufgabe
  • verschieben einer Nachricht nach Einplanen
  • Vereinbaren von Telefonterminen

und zwar alles mit einem Klick auf den entsprechenden QuickStep!

 

Sie möchten modernes Formulieren lernen?

Modern formulieren – online Kurs (hier klicken)

In diesem online Kurs erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Briefe modern sowie empfängerorientiert formulieren.

Die neue Sicherheit führt dazu, dass Sie leichter und schneller formulieren.

 

Muster Briefe E-Mails ideal formulieren

E-Mails und Briefe Muster schreiben

Inhalte:

  • Merkmale professioneller E-Mails und Geschäftsbriefe
  • Empfänger orientiertes Schreiben
  • 10 Regeln für guten Stil
  • Einleitungen
  • Abschlüsse
  • Grußformeln

Was Sie unterstützen wird: 

  1. Videos
  2. Teilnehmerunterlagen
  3. viele Musterformulierungen zum Download, die Ihnen das Umsetzen enorm vereinfachen
  4. eine Teilnahmebescheinigung über den online Kurs zur Vorlage beim Arbeitgeber (er bezahlt in den meisten Fällen. Unsicher, wie Sie es dem Arbeitgeber schmackhaft machen? Hier sind die Formulierungstipps dafür … (hier klicken)

 

Mustertexte rasch verfügbar als Schnellbaustein

Kennen Sie die Funktion Schnellbaustein in Word und Outlook? Damit haben Sie Ihre Telefontermin Mustertexte rasch eingefügt.

Texte, die Sie häufig schreiben, können direkt als Schnellbaustein angelegt werden. Das spart das neu Schreiben oder Kopieren aus anderen E-Mails mit ungünstigen Formatierungen.

So legen Sie sich in Outlook Textbausteine als Schnellbausteine an:

  1. Schreiben Sie Ihren Text in einer neuen E-Mail
  2. Markieren Sie diesen Text
  3. Wechseln Sie dann in das Menü „Einfügen“
  4. Wählen Sie dort „Schnellbausteine“
  5. Vergeben Sie einen Namen für diesen Text. Empfehlung: mindestens 4 Zeichen ohne Leerschritte
  6. Klicken Sie auf OK

Textbausteine in Word einsetzen

Diese Vorgehensweise funktioniert auch in Word. Allerdings werden diese Textbausteine dann in einer anderen Bibliothek gespeichert. Das bedeutet: Textbausteine aus Outlook sind in Word nicht abrufbar.

Das ist auch insofern sinnvoll, als es für Briefe andere Themen als für E-Mails gibt. Sollte ein Text in beiden Programmen gewünscht sein, legen Sie ihn einfach noch einmal an.

Textbausteine für alle Kollegen verfügbar machen

Falls Sie Ihr Textbausteine auch Kollegen verfügbar machen möchten, müssen Sie diese erst exportieren, die Export Datei dann an einem Ort speichern, wo Ihre Kollegen Zugriff haben. Anschließend können Ihre Textbausteine importiert werden. Das sorgt dann auch für eine einheitliche Kommunikation nach außen.

 

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