Oft ist es das Telefon, das E-Mail-Signal, vielleicht der Chef oder es sind die lieben Kollegen – die Unterbrechungen lauern überall. Dabei könnten Sie so viel mehr schaffen, gäbe es nur einen Rahmen dafür, vielleicht eine stille Stunde pro Tag?

 

Übernehmen Sie proaktiv die Führung über Ihre Arbeitszeit und Qualität

Geben Sie Ihrem Vorhaben „Unterbrechungsfreie Arbeitszeit“ mindestens fünf Wochen Zeit, zur neuen Gewohnheit zu werden. Freuen Sie sich auf Ihre Hochkonzentrations-Stunde, für die Sie bestimmte Arbeiten einplanen, deren Fertigstellen ohne diese Phase sicher länger dauert.

Ritualisieren Sie die unterbrechungsfreie Zeit idealerweise täglich, mindestens jedoch an zwei Tagen pro Woche immer an D-Tagen (Die/Do) oder M-Tagen (Mo/Mi). Das beflügelt Ihre Arbeitsorganisation.

Auf diesem Türschild ist die Dauer des Fokus einstellbar. Außerdem kann sich jeder mit einem wasserlöslichen Stift eintragen, falls ein Anruf gewünscht wird.

Acht Tipps, wie Sie Dinge fokussiert und ohne Unterbrechungen fertig bekommen:

  1. Werten Sie Ihr Unterbrechungsprotokoll aus, um daraus störungsärmere Zeiten oder „Hauptverursacher“ abzuleiten.
  2. Starten Sie eine unterbrechungsfreie Zeit „Stille Stunde“ oder mindestens 30 Minuten abgeschottete Zeit und nehmen Sie sich bewusst bestimmte Arbeiten dafür auf Ihre Aufgabenliste.
  3. Kommunizieren Sie Signale, unter denen andere sichtbar erkennen, dass Sie gerade in einer Konzentrationsphase stecken:
    • eine geschlossene Tür
    • Türschild mit Dauer (z. B. kleines Whiteboard außen anbringen für Notizen) als Stoppschild oder rotes Ampelmännchen, eine Parkscheibe, eine Insel?
  4. Schalten Sie die E-Mailbenachrichtigung, Töne des Mobiltelefons aus
  5. Stimmen Sie sich intern ab und leiten Sie Ihr Telefon um auf
    • „Verbündete“ – wer hätte den selben Wunsch? Mit wem könnten Sie beispielsweise das Telefon in dieser Zeit tauschen? Rückrufe werden einfach per E-Mail in die Betreff-Zeile geschrieben „RR, Berta Blümchen, Frage zum Angebot, Telefon …“. Vorteil: Sie könnten am Stück Rückrufe tätigen, sich auf jeden Rückruf vorbereiten.
    • Anrufbeantworter
    • einen Sekretariatsdienst
  6. Gehen Sie sichtbar „in den Tunnel“ – dazu könnten Sie
    • ein Headset mit Musik (Empfehlung) oder
    • Ohrstöpsel tragen
    • einen Besprechungsraum nur für sich buchen
  7. Wiederstehen Sie scheinbaren Ausnahmen mit „Sorry – bin ab 15 Uhr wieder ansprechbar!“ – Wiederholen Sie diesen Satz, wie ein Sprung in der Schallplatte auch, wenn Ihr Gegenüber nur ein „Aber nur ganz kurz …“ einfordert.
  8. Prüfen Sie, ob langfristig engere  Zugangszeiten, Besuchszeiten oder Kernzeiten der Erreichbarkeit hilfreich wären. Beispiel: Personalabteilung nur vormittags für Anrufe/Mitarbeiter.