Ohne Unterbrechungen – Aufgaben endlich konzentriert erledigt!
Acht Tipps, wie Sie Dinge fokussiert, fehlerfreier und ohne Unterbrechungen fertig bekommen:
Tipp 1 Umgang mit Unterbrechungen
Werten Sie Ihr Unterbrechungsprotokoll aus, um daraus störungsärmere Zeiten oder „Hauptverursacher“ abzuleiten.
Tipp 2 Störungen reduzieren
Oft ist es das Telefon, das E-Mail-Signal, vielleicht der Chef oder es sind die lieben Kollegen – die Unterbrechungen lauern überall. Dabei könnten Sie so viel mehr schaffen, gäbe es nur einen Rahmen dafür, vielleicht eine stille Stunde pro Tag?
Starten Sie eine unterbrechungsfreie Zeit „Stille Stunde“ oder mindestens 30 Minuten abgeschottete Zeit und nehmen Sie sich bewusst bestimmte Arbeiten dafür auf Ihre Aufgabenliste.
Tipp 3 – Weniger Fehler
Kommunizieren Sie Signale, unter denen andere sichtbar erkennen, dass Sie gerade in einer Konzentrationsphase stecken:
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- eine geschlossene Tür
- Türschild mit Dauer (z. B. kleines Whiteboard außen anbringen für Notizen) als Stoppschild oder rotes Ampelmännchen, eine Parkscheibe, eine Insel?
Tipp 3 – Geräusche reduzieren
Schalten Sie die E-Mailbenachrichtigung, Töne des Mobiltelefons aus.
Manchen fällt es schwer, weil sie von FOMO betroffen sind – der „Fear of missing out“ – also etwas zu verpassen.
Tipp 4 – Gemeinsame Veränderungen
- Stimmen Sie sich intern ab und leiten Sie Ihr Telefon um auf
- „Verbündete“ – wer hätte den selben Wunsch? Mit wem könnten Sie beispielsweise das Telefon in dieser Zeit tauschen? Rückrufe werden einfach per E-Mail in die Betreff-Zeile geschrieben „RR, Berta Blümchen, Frage zum Angebot, Telefon …“. Vorteil: Sie könnten am Stück Rückrufe tätigen, sich auf jeden Rückruf vorbereiten.
- Anrufbeantworter
- einen Sekretariatsdienst
Tipp 5 – Abschirmen
Gehen Sie sichtbar „in den Tunnel“ – dazu könnten Sie
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- ein Headset mit Musik (Empfehlung) oder
- Ohrstöpsel tragen
- einen Besprechungsraum nur für sich buchen
Tipp 6 – Widerstehen
Widerstehen Sie scheinbaren Ausnahmen mit „Sorry – bin ab 15 Uhr wieder ansprechbar!“ – Wiederholen Sie diesen Satz, wie ein Sprung in der Schallplatte auch, wenn Ihr Gegenüber nur ein „Aber nur ganz kurz …“ einfordert.
Tipp 7 – Zugangsmanagement
Prüfen Sie, ob langfristig engere Zugangszeiten, Besuchszeiten oder Kernzeiten der Erreichbarkeit hilfreich wären. Beispiel: Personalabteilung nur vormittags für Anrufe/Mitarbeiter. Das kommunizieren Sie über Ihre E-Mailsignatur, über die Website oder auch ein Türschild.
Tipp 8: Übernehmen Sie proaktiv die Führung über Ihre Arbeitszeit und Qualität
Geben Sie Ihrem Vorhaben „Unterbrechungsfreie Arbeitszeit“ mindestens fünf Wochen Zeit, zur neuen Gewohnheit zu werden. Freuen Sie sich auf Ihre Hochkonzentrations-Stunde, für die Sie bestimmte Arbeiten einplanen, deren Fertigstellen ohne diese Phase sicher länger dauert.
Ritualisieren Sie die unterbrechungsfreie Zeit idealerweise täglich, mindestens jedoch an zwei Tagen pro Woche immer an D-Tagen (Die/Do) oder M-Tagen (Mo/Mi). Das beflügelt Ihre Arbeitsorganisation.
Auf diesem Türschild ist die Dauer des Fokus einstellbar. Außerdem kann sich jeder mit einem wasserlöslichen Stift eintragen, falls ein Anruf gewünscht wird.
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Team denkvorgang