Mit diesen Tipps zur Selbst- und Arbeitsorganisation und modernen Arbeitstechniken behalten Sie den Überblick. Statt von einer zur nächsten Dringlichkeit zu hetzen, schaffen Sie Raum  geplant zu agieren statt fremdgesteuert ständig nur zu reagieren.

Grundlegendes zur Selbstorganisation

  1. Prinzip: Schriftlichkeit,
    schreiben Sie alles auf, was erledigt werden soll, auch Wiederkehrendes
  2. Prinzip: legen Sie Ihr Planungstool für Aufgaben und Termine fest,
    z. B. Outlook, OneNote, Evernote, Remember the Milk, …
  3. Prinzip:planen Sie zielorientiert,
    was erfüllt sich, wenn Sie diese Aufgabe erledigen? „Man sollte mal … machen.“ ist unkonkret, eher etwas für Ihre Streich- statt Aufgabenliste.
  4. Prinzip: vergeben Sie Zeitpreis-Etiketten,
    wie viel Zeit benötigen Sie für die Aufgabe, wie viel Zeit haben Sie pro Tag, können Sie sich diese Aufgabe zeitlich leisten?
  5. Prinzip: alles hat seinen festen Platz,
    Ihr Ablagesystem für Schrank und PC, Terminunterlagen (Wiedervorlagesystem) steht und ist für andere nachvollziehbar (Vertretungssituation)
  6. Prinzip: Klarheit über Zuständigkeiten,
    dadurch vermeiden Sie Doppelarbeiten und falsche Lösungen durch Missverständnis
  7. Prinzip: technische Fähigkeiten erweitern,
    beherrschen Sie die Funktionen Ihres Telefons (Anrufliste, Anrufbeantworter mit unterschiedlichen Ansagen) oder Ihres PCs (Betriebssystem, Office-Programme)?
  8. Prinzip: Disziplin!
    Disziplin macht frei. Ohne regelmäßiges Anwenden der Tipps und Arbeitstechniken zur Selbstorganisation tritt der Erfolg in den Hintergrund. Stapel und volle E-Mailpostfächer entstehen.

Arbeitstechniken für gelungene Selbstorganisation

  • Machen Sie sich Ihre Unterbrechungen bewusst. Sind sie von außen durch andere oder durch Sie selbst verursacht? Führen Sie Unterbrechungsprotokoll, wann treten welche Störungen, Unterbrechungen am Tag auf? Was könnte anders gemacht werden?
  • Wenden Sie die Salami-Technik an: zerlegen Sie große Arbeitsbrocken in angenehme kleinere. Beispiel Steuererklärung: nicht die komplette an einem Wochenende, sondern Etappen – erst Anlage S, dann Anlage K, dann Anlage N, …
    Ihr Schweinehund merkt so erst gar nicht, wie gut Sie schon im Flow sind und vielleicht läuft es so gut, dass Sie mehr fertigstellen als Sie sich vorgenommen haben.
  • Bündeln Sie Aktivitäten: schränken Sie die Dauererreichbarkeit (E-Mail, Mobiltelefon) ein. Schaffen Sie sich Zeitblöcke, z. B. drei Abruf-Intervalle am Tag. Sie würden der Feuerwehr auch keine E-Mail schreiben, wenn es brennt.
  • Wenden Sie die Einmalregel an: entscheiden Sie am Block, ob Sie die E-Mail löschen, weiterleiten, archivieren oder bearbeiten (Aufgabenliste)
  • Führen Sie Rituale ein, immer an M-Tagen (Montag/Mittwoch) machen Sie beispielsweise Ablage, Abrechnung, Statistik, …, an D-Tagen planen Sie … ein.
  • Finden Sie Ihren Rhythmus, mit Anwenden der Einmalregel kann Ihr E-Mailempfänger mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden rechnen und braucht nicht nachzufragen.

Hie finden Sie Tipps konzentriert zu bleiben.

Weiteres zur Selbstorganisation und Arbeitstechniken erfahren Sie in unseren Seminaren, Online-Seminaren und auch in Coachings entstehen Möglichkeiten, Ihren Engpass aufzulösen.