Tipps zu Standards in der modernen Büroorganisation

Ein Hauptaspekt zu den Standards in der Büroorganisation betrifft der Umgang mit Ablage. Digitale Unterlagen sparen Kosten für Kopierer, Drucker, Ordner, Schrankfläche und Platz. Der Zugriff und die Weiterleitung gelingen schneller.

Standards Büroorganisation – Ablage: digital, Papier oder beides?

Die Entscheidung liegt einerseits in der Zusammenarbeit und andererseits an der Arbeit selbst. Sind Sie auf einer Baustelle im Regen unterwegs und wollen schnell händisch Pläne ändern, ist die Papiervariante geeigneter als sensible Technik.

Wohin mit Unterlagen, die ich jetzt nicht brauche?

Eintrittskarten, Einladungen, Mitteilungen vom Finanzamt werden nicht schöner, wenn sie irgendwo in einem Stapel verschwinden. Hierfür eignet sich ein Wiedervorlagesystem, beispielsweise als Pultordner oder Hängetaschen (Beschriftungsschilder für Kalendertage 1 – 31 für und Monate – Januar bis Dezember, finden Sie im Downloadbereich) als routierendes System. Notieren Sie sich jedoch immer, was Sie in diese Mappe für welchen Termin hinein legen. Dazu arbeiten Sie mit Aufgabenlisten.

Wohin speichere ich meine Dateien?

Erarbeiten Sie sich eine Ablagestruktur nach dem „führenden Merkmal“. Wenn Sie etwas suchen, was ist dann bekannt? Beispielsweise ein Name (alphabetisches Speichern/Abheften), eine Nummer, ein Datum, der Arbeitsprozess? Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie eine Ablagestruktur, einen Ablageplan entwickeln.

Alles hat einen Namen und seinen festen Platz

Einigen Sie sich im Team auf eine einheitliche Benennung, Beispiel Fuhrpark, Kfz, PKW, Auto, Firmenfahrzeug?

Legen Sie die Hauptgruppen fest und nutzen Sie diese Benennung für Schrank und PC. Wenn Sie Unterstützung brauchen, gerne führen wir einen Inhouse-Workshop mit Ihnen hierzu durch. Zu diesem Thema finden Sie auch Webinare.

Was mache ich mit den vielen E-Mails?

Wenden Sie für Ihre Arbeitsorganisation die AHA-Methode an. Dabei prüfen Sie,

  • A = Abfall, kann ich löschen?
  • H = Handling, habe ich eine Aufgabe?
  • A = Ablage, muss ich die E-Mail wegen interner oder gesetzlicher Aufbewahrungsfristen speichern?

Bitte züchten Sie keine Informationsnester. Es gibt sicher einige Dateien mehr als nur E-Mails, die zu diesem Prozess gehören. Speichern Sie also E-Mails (hereingekommene und gesendete) in Ihrer Ablagestruktur. Das geht meist sehr einfach über Drag & Drop, E-Mail festhalten und vom Outlook in ein anderes Fenster mit geöffnetem Ordner ziehen. Benennen Sie die E-Mails noch um, sonst heißen die Dateien, wie der Betreff.

 

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Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung

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