Automatische Eingangsbestätigung E-Mail – auch bei Urlaub
Hier finden Sie einige Formulierungsbeispiele für den Abwesenheitsassistenten, Abwesenheit E-Mail Textbeispiele.
Erstellen Sie sich Ihre Vorlage für Antwort Texte als Empfangsbestätigung/Eingangsbestätigung. Das spart einige Telefonate mit der Frage „Haben Sie unsere E-Mail erhalten?“ Weil dann mit Ihrer Rückfrage „Wann haben Sie sie gesendet?“ betreutes Lesen beginnt …
Formulierungs-Tipps für Texte Autoresponder/automatische Antworten als Eingangsbestätigung
Ob Urlaub, Krankheit oder anderen Verpflichtungen – es gibt viele Gründe, warum Personen vorübergehend nicht erreichbar sein können. Eine automatisierte E-Mail-Abwesenheitsnotiz ist technisch leicht einzurichten. Inhaltlich trägt sie dazu bei, die Kommunikation effizient und klar zu gestalten. So erfüllen Sie die Erwartungen Ihrer Kommunikationspartner und vermeiden Missverständnisse.
Eine gut gestaltete Abwesenheitsnotiz zeigt auch Professionalität und Respekt gegenüber den Kommunikationspartnern.
Normalerweise geht man von 24 Stunden aus, in der eine E-Mail beantwortet werden sollte. Ein kürzerer Zeitraum ist natürlich besser, erzeugt andererseits auch einen nicht unerheblichen Druck. Anfragen, die ohne Rückfragen beantwortet werden können, sollten am selben Tag versendet werden. Trifft eine E-Mail nach 17:00 Uhr ein, wird sie in der Regel am nächsten Tag beantwortet. Unternehmen schaffen teilweise Ausnahmen beispielsweise bei internationaler Korrespondenz, Stichwort: Zeitverschiebung.
Um unnötiges Nachfragen „Haben Sie meine E-Mail erhalten?“ zu vermeiden, hilft es, eine Eingangsbestätigung über automatisches Antworten einzurichten.
Grundsätzliche Struktur für die automatisierte Nachricht
Je individueller – desto besser. Denn Wort macht Wirkung.
Nutzen Sie dieses Raster und entwickeln Sie Ihre Antwort E-Mail.
1. Betreff
Ist sofort erkennbar, dass es sich um eine automatisierte Antwort handelt?
2. Danke
Bedanken Sie sich für die Nachricht.
3. Abwesenheit bis wann?
Mit dieser Angabe kann der Empfänger entscheiden, ob er wartet. Das Startdatum der Abwesenheit rate ich weg zu lassen. Auch die Begründung kann weggelassen werden. Je nach Anlass kann damit allerdings auch um Verständnis gebeten werden.
4. Was passiert in der Zwischenzeit?
Mit dieser Angabe kann der Empfänger entscheiden, ob er wartet. Das Startdatum der Abwesenheit rate ich weg zu lassen. Auch die Begründung kann weggelassen werden. Je nach Anlass kann damit allerdings auch um Verständnis gebeten werden.
5. Kontaktperson?
Unter welchen Kontaktdaten gibt es eine Vertretung?
6. Gruß für den Abschluss
Lassen Sie sich hier anlassbedingt etwas einfallen.
Formulierungs-Tipps für Texte bei Urlaub Abwesenheit E-Mail Abwesenheitsschaltung
Man soll dem Leib etwas Gutes bieten, damit die Seele Lust hat, darin zu wohnen.“
Mit dem Zitat von Winston Churchill verabschieden wir uns bis TT.MM.JJJJ in einen genussreichen Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an …
Guten Tag, Ihre E-Mail ist bei uns eingetroffen. Wie schön, dass Sie an uns gedacht haben! Sie ahnen es vielleicht schon: Sie lesen gerade einen automatisch verschickten Text. Im Moment kann es mit unserer Antwort etwas länger dauern als üblich. In ein paar Tagen antworten wir Ihnen ausführlich. Versprochen!
Viele Grüße …
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis tt.mm.jjjj nicht im Büro erreichbar. Ihr Anliegen ist dringend und kann nicht warten? Dann hilft Ihnen mein Kollege … gerne weiter. Sie erreichen ihn unter (Vorwahl) Telefon oder E-Mail-Adresse. Ihre Nachricht bleibt gespeichert. Ich werde Ihnen antworten, sobald ich zurück bin.
Wir machen Urlaub und sind am tt.mm.jjjj wieder für Sie da. Gerne beantworten wir Ihre Nachricht gleich nach unserer Rückkehr, zwischenzeitlich wird sie nicht weitergeleitet oder gelesen. Es eilt? Dann wenden Sie sich bitte an unsere Zentrale, Tel. + 49 (Vorwahl) Nummer.
Viele Grüße aus Ort
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich genieße gerade meinen Urlaub. E-Mails werden in dieser Zeit nicht bearbeitet. Ab … bin ich frisch erholt wieder für Sie da.
Sonnige Urlaubsgrüße sendet …
Wir freuen uns darauf, ab Tag Monat wieder gut erholt und voller kreativer Ideen für Sie da zu sein. Es eilt? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Vorname Name. Sie erreichen ihn per E-Mail unter name@beispiel.de.
Liebe Kunden und Geschäftspartner, ich bin bis tt. Monat im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an mein Team unter (Vorwahl) Nummer oder per E-Mail … . Meine Kollegen helfen Ihnen gerne weiter. Am tt. Monat bin ich wieder persönlich erreichbar.
Wir machen Urlaub und wünsche Ihnen von Herzen einen erfüllten, genussreichen und erholsamen August.
Falls auch Sie verreisen, genießen Sie die Zeit und kommen Sie gesund und erholt wieder zurück.
Ab tt.mm.jjjj sind wir persönlich erreichbar.
Kennen Sie das? Alles grau und kalt draußen. Dem setze ich Urlaub bei Sonne und Wärme für neue Energie entgegen.
Ganz in Ihrem Sinne, damit ich gut erholt, voller Ideen und Inspirationen ab dem tt. Monat wieder für Sie da bin.
Eine vor-frühlings-freudige Zeit wünscht Ihnen …
Hier unser Lieblingstext, den wir schon selbst eingesetzt haben
Diese Angebote gehen tiefer und Sie kreieren Ihren eigenen Schreibstil:
Musterformulierungen für die Empfangsbestätigung/Eingangsbestätigung:
vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Service Team meldet sich bei Ihnen.
Ihre E-Mail ist bei uns eingetroffen. Wie schön, dass Sie an uns gedacht haben! Sie ahnen es vielleicht schon: Sie lesen gerade einen automatisch verschickten Text. In Kürze bekommen Sie noch eine ganz persönliche Antwort von uns. Geben Sie uns ein klein wenig Zeit, um diese zu schreiben. Dankeschön!
Ihre Nachricht haben wir erhalten und melden uns so bald wie möglich bei Ihnen.
Negativ Beispiel – Wer kann sich diese Haltung „leisten“?
Mustertexte für die Erreichbarkeit und Durchlaufzeiten bei Arbeitsspitzen
„Vielen Dank für Ihre Nachricht, die wir so zügig wie möglich beantworten werden. Unsere Service-Zeiten sind werktags von 10 bis 16 Uhr.
Je nach Aufkommen, kann eine Beantwortung bis zu 24 Stunden dauern.
Kennen Sie schon unsere FAQs? Häufig gestellte Fragen beantworten wir direkt hier: (Link einfügen). Vielleicht finden Sie eine Antwort direkt dort. Einen angenehmen Arbeitstag wünscht Ihnen …“
Formulierungs Tipps für E-Mails in besonderen Situationen
Ob Hackerangriff, Pandemie oder Anderes, Unternehmen stehen oft vor Plötzlichkeiten. Daher sollten jetzt Autoresponder Texte oder auch Ergänzungen unter der Signatur in E-Mails auf geänderte Arbeitsabläufe hinweisen.
Vielleicht können Sie auch Links setzen, die auf häufig gestellte Fragen per Link auf Ihre Webseite, weitere Informationen, Anleitungen, Downloads verweisen?
Textangebote für die Corona Zeit im Home-Office:
„Der Gesundheitsschutz ist uns wichtig. Daher arbeiten unsere Mitarbeitenden jetzt mobil vom Home-Office aus. So sichern wir Arbeitsergebnisse, bleiben leistungsfähig und sind aktuell am ehesten per E-Mail erreichbar. Wenn Sie einen Telefontermin wünschen, wählen Sie diesen bitte über unser online Buchungssystem www.denkvorgang.com/kontakt aus. Ihnen und Ihrer Familie wünschen wir alles Gute, Mut für neue Lösungswege sowie viel Kraft und Durchhaltevermögen auch für ungewöhnliche Aufgaben, die noch vor uns liegen werden.“
„Bis TT.MM.JJJJ arbeiten meine Kolleginnen und Kollegen vom Home-Office aus. Wir sind untereinander sehr gut vernetzt. E-Mails bearbeiten wir gebündelt am Vormittag. Bleiben Sie gesund.“
Lassen Sie die KI formulieren! Kondolenz Texte, Glückwünsche, …
Formulierungs Tipps weitere Anlässe
- Bis einschließlich tt.mm.jjjj bin ich bei einem Event. Bitte in dringenden Fällen an Vorname Name E-Mailadresse schreiben. Vielen Dank.
- Vielen Dank für Ihre Nachricht . Heute bin ich mit eingeschränktem Internetzugang und Mobilfunk-Empfang unterwegs. Ab … bin ich wieder im Büro und beantworte dann Ihr Anliegen.
- Schön, dass Sie schreiben. Bis zum tt. Monat bin ich im Ausland unterwegs und freue mich auf eine medienfreie Zeit. Bei Seminaranfragen, aktuellen Projekten sowie in dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Vorname Name: vertretung@… Herzliche Grüße
Formulierungs Tipps für Texte anlässlich Weihnachten
- Herzlichen Dank für alle Begegnungen und Kontakte in 20JJ. Ich wünsche Ihnen ein erholsames Weihnachtsfest und kommen Sie gut und vor allem gesund ins neue Jahr!
Ab TT. Januar bin ich wieder erreichbar. Ab T. Januar erreichen Sie für dringende Angelegenheiten unser Backoffice per E-Mail unter assistenz@denkvorgang.com.
Bleiben Sie gesund!
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Mehr erfahren: online Kurs – E-Mails im Griff/Struktur im Posteingang
Outlook bietet Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeit automatisieren können. Auch hier gibt es Empfangsbestätigungen, die technisch schnell und einfach umgesetzt sind.
Es ist einfach immer ein Zusammenspiel aus Text + Technik, was mehr Leichtigkeit in Ihre Büroarbeit bringt.
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung
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