Büro Verbesserungen, die die Stimmung im Büro erhöhen
Mit Büro Verbesserungen heben Sie auch die gute Stimmung im Büro. Mit diesen 7 Kernfragen aus der Automobil Industrie erkennen Sie einfach und genau, wo Sie für Ihre Büro Verbesserungen ansetzen.
Nach der Toyota-Erfolgsformel sind Sie als Mitarbeiter/-in die Quelle für kontinuierliche Verbesserungen. Wenn Sie es in Ihrem Arbeitsteam schaffen, Probleme des Arbeitsablaufs, der Arbeitsprozesse selbständig zu lösen, trägt das zur gelungenen Zusammenarbeit bei.
Büro Verbesserungen, Tipp 1: Kommen Sie den Zeitdieben auf die Schliche
Mit dem Unterbrechungsprotokoll (hier herunterladen), über eine Woche geführt als Strichliste, kommen Sie den Potenzialen auf die Spur. Werten Sie diese Strichliste aus nach
- Wie viele Unterbrechungen sind es pro Tag?
- Zu welchen Zeiten ist es „ruhiger“, wo könnte eine unterbrechungsfreie Stunde für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden?
- Wer oder was unterbricht am häufigsten?
- Durch welche Änderung (Verhalten, Ablauf, …) erreichen Sie die größte Hebelwirkung im Hinblick auf Ihre Arbeitszeit?
Büro Verbesserungen, Tipp 2: Stellen Sie diese 8 Kernfragen:
- Wird mehr bearbeitet als notwendig?
Wie kann das E-Mail Aufkommen wirksam reduziert werden? Wie können Arbeitsaufträge unmissverständlich kommuniziert und Doppelarbeiten vermieden werden? - Lagern Bestände oder Halbfertiges?
Gibt es Papierstapel, z. B. noch nicht abgerechnete Lieferscheine? - Gibt es Reklamationen/Nachfragen wegen Fehlern/Unklarheiten?
Wo sind Arbeitsabläufe noch nicht ausreichend beschrieben, wo fehlen Standards? - Gibt es umständliche, unnötige Handlungen, die nicht zum Wertzuwachs beitragen?
Wodurch lassen sich Besprechungszeiten reduzieren? - Gibt es umständliche Verfahren in der Abwicklung/Administration?
Wie können administrativen Aufgaben besser organisieren und damit die Durchlaufzeit reduziert werden? - Gibt es Wartezeiten?
Nachhalten von Informationen – wo wartet wer auf wen? - Gibt es Transportwege?
Können Unterlagen digital weiter geleitet werden statt haptisch? Wie könnten Wege eingespart werden? - Gibt es ungenutzte Talente der Mitarbeiter/-innen?
Wie können Fachkräfte von allem entlasten werden, was nicht ihre originären Aufgaben sind?
Büro Verbesserungen Tipp 3: Legen Sie Kennzahlen fest
| Nr. | Verschwendung + Beispiel | vorher / nachher |
| 1 | E-Mails | |
| 2 | Lieferscheine | |
| 3 | Vorlage Antwort auf Reklamationsscchreiben | |
| 4 | Anzahl der Beteiligten im Arbeitsprozess | |
| 5 | Besprechungsdauer | |
| 6 | Durchlaufzeit Angebot nachverfolgen | |
| 7 | Wo wartet wer auf welche Information? | |
| 8 | „Transport“ von Unterlagen für Gebäude 1 von Gebäude 2 | |
| 9 | Kosten der Leistung, z. B. Führungskraft erstellt Reisekostenabrechnung |
Büro Verbesserungen, Tipp 4 Reflektionsfragen
- Wo lohnt sich eine Änderung für Sie, Ihre Kollegen/-innen, Ihre Vorgesetzte/n?
- Wer müsste sich beteiligen?
- Welche Auswirkung hat das kurz-, mittel- und langfristig?
- Was sind Ihre nächsten Schritte?
Machen Sie diese Tipps Ihrem Arbeitsteam schmackhaft – Sie profitieren alle davon.
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Marco Frei und Nicole Klingel
Worxellence® Kundenberatung