Tipps – Posteingang und E-Mails aufgeräumt

Die nächste E-Mail kommt bestimmt. Gut, den Informationslawinen mit Struktur und Arbeitsorganisation zu begegnen.

So erhalten Sie schnell Überblick in Ihrem elektronischen Posteingang

  1. Legen Sie sich zwei Ordner am Posteingang an:
    • Ordner 1 heißt „Warten auf …„, hierher verschieben Sie alle E-Mails, denen Sie mit dem Fähnchen einen Termin gegeben haben
    • Ordner 2 heißt „Lesen“ und soll alle CC-E-Mails aufnehmen.
  2. Legen Sie eine Regel an, die automatisch alle an Sie in CC gerichteten E-Mails in den Ordner „Lesen“ verschiebt.
  3. Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Absender und prüfen Sie dann, welche Nachricht die aktuellste ist. Schnell haben sich ältere E-Mails während Ihrer Urlaubszeit erledigt oder andere sind dringend geworden.
  4. Nutzen Sie in Ihrem Posteingang Fähnchen zur Terminplanung. Mit einem  Rechtsklick auf der E-Mail ist es möglich, eine Erinnerungsfunktion zu hinterlegen.
  5. Ordnen Sie E-Mails Kategorien wie „drucken“ oder „Rücksprache“ zu. Das hilft dabei, E-Mail am Block zu bearbeiten. Vergeben Sie dafür Farben nach dem Ampelprinzip: grün = hat Zeit, gelb = sollte bald, rot = heute
  6. Legen Sie Quicksteps (Outlook) an – ein Klick und die E-Mail wird automatisch an bestimmte Empfänger weiter geleitet, in einen Ordner verschoben, …
  7. Auch Schnellbausteine erleichtern das Antworten, hier sind viele Mustertexte …
  8. Wenden Sie die AHA-Methode an: entscheiden Sie dafür, ob die E-Mail
    • A = Abfall ist, also gelöscht werden kann
    • H = Handling erfordert – sie also etwas tun und einplanen werden
    • A = Ablage ist, dann speichern Sie sie direkt an den entsprechenden Ort
  9. Laden Sie sich hier eine Outlook Kompaktanleitung herunter – sie beschreibt weitere hilfreiche Funktionen.
  10. Posteingang leer! Genießen Sie es einmal täglich.

 

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