Die nächste E-Mail kommt bestimmt. Gut, den Informationslawinen mit Struktur und Arbeitsorganisation zu begegnen.
So erhalten Sie schnell Überblick in Ihrem elektronischen Posteingang
- Legen Sie sich zwei Ordner am Posteingang an:
- Ordner 1 heißt „Warten auf …„, hierher verschieben Sie alle E-Mails, denen Sie mit dem Fähnchen einen Termin gegeben haben
- Ordner 2 heißt „Lesen“ und soll alle CC-E-Mails aufnehmen.
- Legen Sie eine Regel an, die automatisch alle an Sie in CC gerichteten E-Mails in den Ordner „Lesen“ verschiebt.
- Sortieren Sie Ihre E-Mails nach Absender und prüfen Sie dann, welche Nachricht die aktuellste ist. Schnell haben sich ältere E-Mails während Ihrer Urlaubszeit erledigt oder andere sind dringend geworden.
- Nutzen Sie in Ihrem Posteingang Fähnchen zur Terminplanung. Mit einem Rechtsklick auf der E-Mail ist es möglich, eine Erinnerungsfunktion zu hinterlegen.
- Ordnen Sie E-Mails Kategorien wie „drucken“ oder „Rücksprache“ zu. Das hilft dabei, E-Mail am Block zu bearbeiten. Vergeben Sie dafür Farben nach dem Ampelprinzip: grün = hat Zeit, gelb = sollte bald, rot = heute
- Legen Sie Quicksteps (Outlook) an – ein Klick und die E-Mail wird automatisch an bestimmte Empfänger weiter geleitet, in einen Ordner verschoben, …
- Auch Schnellbausteine erleichtern das Antworten, hier sind viele Mustertexte …
- Wenden Sie die AHA-Methode an: entscheiden Sie dafür, ob die E-Mail
- A = Abfall ist, also gelöscht werden kann
- H = Handling erfordert – sie also etwas tun und einplanen werden
- A = Ablage ist, dann speichern Sie sie direkt an den entsprechenden Ort
- Laden Sie sich hier eine Outlook Kompaktanleitung herunter – sie beschreibt weitere hilfreiche Funktionen.
- Posteingang leer! Genießen Sie es einmal täglich.
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