Poka Yoke im Büro
Der Versand von Informationen an falsche Empfänger, verpasste Fristen oder untergegangene Anfragen sind Beispiele aus dem beruflichen Alltag.
Poka Yoke als Fehlervermeidungs-Methode
Eine hilfreiche und leicht einführbare Methode ist das Poka (Fehler) Yoke (vermeiden) Prinzip. Hierbei treffen Sie einfache Vorkehrungen, die Flüchtigkeitsfehler vermeiden. Das Besondere an diesem Prinzip ist, es verhindert Fehler unmittelbar an der möglichen Fehlerquelle. Eine zeitlang wurde es auch Baka Yoke, Idioten-sicher genannt.
Fehlervermeidung kostet in der Regel nur einen Bruchteil, verglichen mit Kontrollen am Ende des Prozesses oder gar verglichen mit Auswirkungen von unbemerkten Fehlern.
Anwendungsbeispiele Poka Yoke im Alltag
- Ein Telefonstecker lässt sich durch seine Geometrie nicht falsch herum in die Telefondose eingestecken.
- Deutschen Geldautomaten geben die EC-Karte erst dann aus, wenn das abgehobene Geld entnommen wurde. Ein Vergessen der Karte ist damit fast unmöglich.
Tipps für Ihr Poka Yoke im Büro
- Setzen Sie Checklisten in Arbeitsprozessen ein, z. B.
- in den Posteingangsstempel oder
- aufgedruckt auf Klebezettel zur Prüfung/Freigabe der Unterschrifts- und Korrekturmappen
- Führen Sie ein Farbleitsystem ein, z. B. rote Vorgangshüllen/-mappen für alles, was fristgebunden ist, oder gelbe für Fragliches, gün steht für Routinne oder C-Aufgaben
- Richten Sie Erinnerungsfunktionen ein, z. B. bei besonderen Versandregelungen oder erforderliche Fristennotierungen nach einem Vorgang
Gibt es Tipps zur Entwicklung eigener Poka Yoke-Maßnahmen?
Die Entwicklung sollte im Team mit den Beteiligten erfolgen und am besten in Form eines Brainstormings ablaufen. Hilfreiche Fragen bei der Analyse sind z. B.
- Gibt es Systematiken in der Fehlerentstehung?
- Ist der Arbeitsablauf eindeutig?
- Wo und wie wird ein Fehler entdeckt?
- Wie wird der Fehler behoben?
- Welche Fehlhandlungen des Bearbeiters könnten passieren?
- Welche Möglichkeiten zur Fehlervermeidung fallen den Mitarbeitern vor Ort ein?
Vor der Umsetzung einzelner Maßnahmen sollte noch eine systematische Bewertung auf Machbarkeit und Wirksamkeit stattfinden.
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