Ordnung im Ordner
„Da muss mal Ordnung reingebracht werden!“, spätestens beim Suchen und hoffentlich Finden ist der Gedanke schnell da.
Ablagesysteme sind unverzichtbar für die physische Dokumentenorganisation. Diese Systeme ermöglichen eine geordnete und leicht zugängliche Ablage von wichtigen Dokumenten und Unterlagen. Mit klaren Etiketten und einer logischen Struktur kannst du benötigte Dokumente schneller finden.
Hier einige Tipps zur Büroorganisation/Ablage
Tipp 1 – Wählen Sie das passende Organisationssystem
Der Klassiker ist meist ein Ordner. Doch auch Hängemappen, Classei, MAPPEI und Stehsammler haben ihre Vorteile. Ist es hilfreich, Unterlagen ungelocht zu verwalten, sie zu vereinzeln, statt immer den kompletten Ordner in die Hand zu nehmen?
Tipp 2 – Kennzeichnen Sie den Ordner eindeutig
Ein gut lesbares Rückenschild, einheitlich in der Höhe der anderen Ordnerrückenschilder bedruckt, wirkt schon optisch ansprechend. Wir bevorzugen Ordner mit einsteckbarem Rückenschild. Diese sind schnell gewechselt und einfach zu erstellen. Wenn Sie dazu ein Farbleitsystem nutzen, fällt das Finden im Ordner leichter. Wir nutzen in den Aufräum Workshops gerne farbige Klebe Punkte.
Tipp 3 – Legen Sie das führende Such-Merkmal fest
Wenn Sie suchen, was ist dann bekannt? Sie suchen beispielsweise nach der letzten Kfz-Rechnung. Wird sie bei den Kontoauszügen zu finden sein, bei den Versicherungsunterlagen, bei den Lieferantenunterlagen, bei den Steuerunterlagen? Das führende Merkmal kann sich durch die Weiterverwendung (Basis für Gewinnermittlung -> Buchführungsunterlagen) oder den Einsatz (Privat -> Anschaffungen) ergeben.
Gibt es unterschiedliche Beteiligte, sollte gemeinsam ein Aktenplan entwickelt werden. Er funktioniert ähnlich wie ein Stadtplan.
Tipp 4 – Legen Sie ein Sortierkriterium je Hauptgruppe fest
Soll
- alphabetisch (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, …)
- chronologisch (Kassenbelege, das jüngste oben)
- regional (Hotels, Tagungsräume, …)
- nummerisch (Auftrags-Nummer, …)
- alphanummerisch (DIN 5008, …)
geordnet werden?
Tipp 5 – Innerer Aufbau des Ordners und Brücke zur PC-Ablage
Gibt es zu Ihrem Schriftgut auch Dateien auf Ihrem PC als Ergänzung? Der Aufbau Ihres haptischen Ordners kann sich an die PC Version anlehnen. Im Idealfall haben Sie die selbe Struktur und Benennung. Das erleichtert Speichern und Finden. Für das Innenleben kann ein XXL breites 10er System das Ordner-in-Ordner-Prinzip nachbilden. Schaffen Sie einen Überblick mit Deckblättern. Gut geeignet sind auch Trennblätter z. B. von Herlitz oder Trapez-Trennstreifen.
Statt jedes Jahr aus verschiedenen Stellen Unterlagen zusammenzusuchen, legen Sie einfach einen Standard fest und strukturieren Unterlagen jedes Jahr einheitlich.
Beispiel: Einkommensteuer-Ordner
- Rubrik: Vorauszahlungsbescheide, ID-Nr., Steuer-Nr.
- Rubrik: Anlage Kind (Azubi-Abrechnungen, Schulgeld, Studium, …)
- Rubrik: Spendenbescheinigungen, Zins- und VL-Bescheinigungen, …
- Rubrik: Anlage Vorsorgeaufwendungen (Versicherungen, Krankenkasse, …)
- Rubrik: Handwerkerrechnungen
- Rubrik: außergewöhnliche Belastungen
- Rubrik: Immobilie
Tipp 6 – Mindesthaltbarkeit abgelaufen? Dann aussortieren!
Wie lange muss ich „das“ denn aufbewahren? „Das“ hängt von der Wertstufe ab. Es gibt Unterlagen mit Tageswert, Prüfwert, Dauerwert und Gesetzeswert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgen Sie die Unterlagen.
Tipp 7 – Ordner Diät
Wenn Sie etwas abheften, prüfen Sie gleich, ob etwas aus dem Ordner entsorgt werden kann. Legen Sie im Sommer „Aussortier-Ordner-Diät Tage“ ein.
Die Wahl Ihres Ordnungssystems ist entscheidend für effiziente Büroorganisation. Indem Sie Ihren Arbeitsstil analysieren und bedürfnisorientiert ein passendes System wählen, können Sie Ihren Arbeitsplatz optimal gestalten. Denken Sie daran, dass ein gutes Ordnungssystem nicht nur Ordnung schafft, sondern auch Produktivität und Zufriedenheit steigert.
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