Ordnung im Ordner

„Da muss mal Ordnung reingebracht werden!“, spätestens beim Suchen und hoffentlich Finden ist der Gedanke schnell da.

Ablagesysteme sind unverzichtbar für die physische Dokumentenorganisation. Diese Systeme ermöglichen eine geordnete und leicht zugängliche Ablage von wichtigen Dokumenten und Unterlagen. Mit klaren Etiketten und einer logischen Struktur kannst du benötigte Dokumente schneller finden.

Hier einige Tipps zur Büroorganisation/Ablage

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Tipp 1 – Wählen Sie das passende Organisationssystem

Der Klassiker ist meist ein Ordner. Doch auch Hängemappen, Classei, MAPPEI und Stehsammler haben ihre Vorteile. Ist es hilfreich, Unterlagen ungelocht zu verwalten, sie zu vereinzeln, statt immer den kompletten Ordner in die Hand zu nehmen?

Tipp 2 – Kennzeichnen Sie den Ordner eindeutig

Ein gut lesbares Rückenschild, einheitlich in der Höhe der anderen Ordnerrückenschilder bedruckt, wirkt schon optisch ansprechend. Wir bevorzugen Ordner mit einsteckbarem Rückenschild. Diese sind schnell gewechselt und einfach zu erstellen. Wenn Sie dazu ein Farbleitsystem nutzen, fällt das Finden im Ordner leichter. Wir nutzen in den Aufräum Workshops gerne farbige Klebe Punkte.

Tipp 3 – Legen Sie das führende Such-Merkmal fest

Wenn Sie suchen, was ist dann bekannt? Sie suchen beispielsweise nach der letzten Kfz-Rechnung. Wird sie bei den Kontoauszügen zu finden sein, bei den Versicherungsunterlagen, bei den Lieferantenunterlagen, bei den Steuerunterlagen? Das führende Merkmal kann sich durch die Weiterverwendung (Basis für Gewinnermittlung -> Buchführungsunterlagen) oder den Einsatz (Privat -> Anschaffungen) ergeben.

Gibt es unterschiedliche Beteiligte, sollte gemeinsam ein Aktenplan entwickelt werden. Er funktioniert ähnlich wie ein Stadtplan.

Tipp 4 – Legen Sie ein Sortierkriterium je Hauptgruppe fest

Soll

• alphabetisch (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, …)
• chronologisch (Kassenbelege, das jüngste oben)
• regional (Hotels, Tagungsräume, …)
• nummerisch (Auftrags-Nummer, …)
• alphanummerisch (DIN 5008, …)

geordnet werden?

Tipp 5 – Innerer Aufbau des Ordners und Brücke zur PC-Ablage

Gibt es zu Ihrem Schriftgut auch Dateien auf Ihrem PC als Ergänzung? Der Aufbau Ihres haptischen Ordners kann sich an die PC Version anlehnen. Im Idealfall haben Sie die selbe Struktur und Benennung. Das erleichtert Speichern und Finden. Für das Innenleben kann ein XXL breites 10er System das Ordner-in-Ordner-Prinzip nachbilden. Schaffen Sie einen Überblick mit Deckblättern. Gut geeignet sind auch Trennblätter z. B. von Herlitz oder Trapez-Trennstreifen.

Statt jedes Jahr aus verschiedenen Stellen Unterlagen zusammenzusuchen, legen Sie einfach einen Standard fest und strukturieren Unterlagen jedes Jahr einheitlich.

Beispiel: Einkommensteuer-Ordner

1. Rubrik: Vorauszahlungsbescheide, ID-Nr., Steuer-Nr.
2. Rubrik: Anlage Kind (Azubi-Abrechnungen, Schulgeld, Studium, …)
3. Rubrik: Spendenbescheinigungen, Zins- und VL-Bescheinigungen, …
4. Rubrik: Anlage Vorsorgeaufwendungen (Versicherungen, Krankenkasse, …)
5. Rubrik: Handwerkerrechnungen
6. Rubrik: außergewöhnliche Belastungen
7. Rubrik: Immobilie

Tipp 6 – Mindesthaltbarkeit abgelaufen? Dann aussortieren!

Wie lange muss ich „das“ denn aufbewahren? „Das“ hängt von der Wertstufe ab. Es gibt Unterlagen mit Tageswert, Prüfwert, Dauerwert und Gesetzeswert. Nach Ablauf der  Aufbewahrungsfrist entsorgen Sie die Unterlagen.

Tipp 7 – Ordner Diät

Wenn Sie etwas abheften, prüfen Sie gleich, ob etwas aus dem Ordner entsorgt werden kann. Legen Sie im Sommer „Aussortier-Ordner-Diät Tage“ ein.

Die Wahl Ihres Ordnungssystems ist entscheidend für effiziente Büroorganisation. Indem Sie Ihren Arbeitsstil analysieren und bedürfnisorientiert ein passendes System wählen, können Sie Ihren Arbeitsplatz optimal gestalten. Denken Sie daran, dass ein gutes Ordnungssystem nicht nur Ordnung schafft, sondern auch Produktivität und Zufriedenheit steigert.

Tipp 8 – BONUS Tipp für Ihre Ordnerstruktur

Etwas Abgespeichertes oder Abgeheftetes wiederzufinden, setzt zwei identische Gedanken voraus. Erstens: Wo gehört es hin? Und zweitens: Wo finde ich es wieder? Daher ist ein für alle Beteiligten logisches Ablagesystem wichtig.

Die neue Struktur baut auf einer einheitlichen Logik auf, die Sie für laufende, ruhende und abgeschlossene Vorgänge anwenden. So schaffen Sie raschen Zugriff und Rechtssicherheit, besonders wenn Sie Informationen, die der Dokumentation oder dem Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen dienen, benötigen. 

Dass Sie Ihre Ablage bisher nur halbherzig gemacht haben, kann an einer unklaren Ablagestruktur liegen. Wenn die Eindeutigkeit fehlt, wo etwas abzuheften ist, wird im Zweifel gestapelt oder es werden Kopien gemacht, um die Information in verschiedenen Ordnern verfügbar zu machen. So entsteht Chaos in den Laufwerken.

Legen Sie maximal 8 Hauptgruppe fest und fügen Sie vor jede Benennung eine Zahl ein. Die Nummern helfen dabei, dass Informationen nicht alphabetisch, sondern nach Prozess angeordnet sind.

Schon beim Speichern von Dateien denken Sie damit in einer hilfreichen und synchronen Ablagesystematik. Anders herum: Sie finden eine Unterlage im Ordner mit der Aufschrift „2“, entsprechend finden Sie Dateien auf Ihrem PC dann auch unter der Hauptgruppe „2“.

Prüfen Sie, ob Ihre Zuordnung auch für Außenstehende (Kollegen/neue Mitarbeitende) schlüssig ist. 

Es ist hilfreich, wenn Sie sich an die Grundregel von maximal acht Hauptgruppen halten. Je weniger Wahlmöglichkeiten Sie beim Speichern oder Zugreifen haben, desto eher sind Sie im richtigen Ordner oder Dateipfad. Bei mehr als acht Hauptgruppen kann der Zugriff oder das Speichern länger dauern. Oder schlimmer noch – im falschen Pfad werden neue Ordner angelegt, die es im richtigen schon gibt. Meist soll es ja schnell gehen und dann entsteht „übergangsweise“, ohne Prüfen eines anderen Pfades, Wildwuchs.

Falls Sie nicht die gesamte Unternehmens-/ Organisationsstruktur abbilden wollen, sondern nur die für die Abteilung oder das Team, starten Sie entsprechend spezieller.

Die Struktur Ihres beruflichen Ablageplans lässt sich auch auf den privaten Bereich skalieren.

Als führendes Merkmal der Hauptgruppe können die Lebensbereiche dienen. Im Zeitmanagement streben wir ja immer eine gewisse Balance zwischen den Lebensbereichen an. Das kann dann so aussehen:

1-Finanzen
2-Sachwerte
3-Beruf (Vita, Zeugnisse, …)
4-Gesundheit
5-Familie
6-Hobby

Wie schafft man die Umstellung von der alten auf die neue Struktur?

Haben Sie einen alten Ordner „Verträge“, „Allgemein A bis Z“ oder „Schriftverkehr“? Sie könnten auch gleich „Informationsgrab“ benennen. Korrespondenz fällt immer in Bezug auf ein Thema an. Handelt es sich um ein Kundenschreiben, dann gehört es zum Kundenvorgang. Je nach Anzahl an Ordnern und Vorgängen empfehle ich Ihnen einen Schnitt. Lassen Sie diese Unterlagen einfach im Ordner und vermerken Sie auf dem Ordnerrückenschild „bis Monat/ Jahr“. Alles, was ab dem Stichtag neu entsteht, folgt der neuen Ablage. Alternativ – kann dieser Ordner vielleicht sogar direkt gelöscht werden?

Schnitt am PC – ab heute eine neue Dateistruktur

Die bisherige Struktur auf Ihrem PC sollten Sie vor den nächsten Aktivitäten sichern. Dann öffnen Sie den Dateiexplorer. Legen Sie

a) Ihre neue Struktur und b) einen Ordner mit Namen „Z-Aussortieren-Archiv“ an.

Verschieben Sie Ihre bisherigen Dateien in diesen Z-Ordner. Falls mit verknüpften Dateien (z. B. in Exceltabellen) gearbeitet wur- de, bleiben diese erhalten. Informieren Sie alle Anwender darüber, dass sie ihre Formeln durch das Verschieben und Umbenennen in die neue Struktur aktualisieren müssen.

Sie haben die Wahl, entweder einmal intensiv zu sichten und Dateien von der alten in die neue Struktur zu verschieben.

Oder Sie ziehen immer dann, wenn Sie im Tagesbetrieb eine Datei aus dem Z-Ordner benötigen, diese zu dem Zeitpunkt in die neue Struktur. In beiden Fällen prüfen Sie, ob die Dateibenennung verändert wird. Damit gibt es die Datei an der bisherigen Stelle nicht mehr. Verknüpfte Exceltabel- len werden dadurch eingeschränkt funktionieren. Dieses Verfahren wenden Sie für die Dauer der nächsten sechs Monate an. Alle Dateien, die Sie bis dahin nicht genutzt haben, werden archiviert.

Benennen Sie den Ordner dann in „Z-Archiv“ um. Es kann eine Erleichterung sein, den Ordner auszulagern, um beispielsweise über die Suche mit Windows keine unnötigen veralteten Treffer zu erzeugen.

Archivstruktur

Aufbewahrungsfristen gelten auch für den PC. Das heißt nicht, dass Sie Dateien zehn Jahre und mehr mit sich herumschleppen müssen. Ihr Betriebssystem erlaubt eine Volltextsuche. Wenn die Trefferliste auch abgeschlossene Vorgänge mit einschließt, wird es mühsam, aktuelle Dateien zu finden. Verschieben oder archivieren Sie abgeschlossene Vorgänge, indem Sie den Anwendern das Aussortieren über die gleiche Dateistruktur leicht machen. Abgeschlossenes wird also von der laufenden in die Archivstruktur verschoben

Tipp 9 – Dateien richtig benennen, Standard

Arbeiten Sie in einem Team, einigen Sie sich auf die Vergabe von Dateinamen nach einem bestimmten Aufbau. „Brief-Engels2“ ist wenig aussagefähig. „20xx-03-AG-Engels“ lässt schon eher auf ein Angebot an Engels aus März 20xx schließen. Durch Voranstellen der Jahreszahl und des Monats im Format JJJJ-MM lässt sich Suchzeit sparen. Außerdem gibt eine solche Benennung den Verlauf „Was bisher geschah …“ wieder, Informationen stehen chronologisch zusammen.

Das blockweise Archivieren oder Löschen von Dateien ist mit der Zeitzuordnung einfacher.

Durchgängig eingehalten, ohne Leerschritte oder Sonderzeichen, lassen sich diese Dateinamen auch verlinken. Statt des Unterstrichs „_“ im Dateinamen empfehle ich den Bindestrich „-“. Sie sparen das zusätzliche Betätigen der Umschalttaste für die Großschreibung und Hyperlinks sind klarer lesbar.

À prospros Hyperlinks – falls Sie doch intern Dateien per E-Mail versenden, wäre es besser, statt der Datei den Hyperlink zur Datei zu versenden. Davon haben sowohl der Ver- sender als auch der Empfänger etwas: E-Mails mit kleinem Dateivolu- men im Posteingang bzw. in den gesendeten Objekten und eine Datei am richtigen Speicherort statt eine originale und vielfach gespeicherte.

Jahresübergreifende Dateien könnten mit einem Unterstrich beginnen, so stehen sie immer im oberen Bereich. Vorlagen oder Checklisten zum ständigen Gebrauch schreiben Sie in Klammern. Dadurch bleiben sie zusammen und werden vor den numerischen oder alphanumerischen Dateien gelistet.