Verschwendungsarten in der Büroorganisation

Das Sprichwort „Wer Ordnung hält ist nur zu faul zum Suchen.“ verkleidet das Thema Zeitver(sch)wendung. Was könnte während der Suchzeit schon alles fertig oder optimiert werden? Eine langjährige Tätigkeit im immer gleichen Aufgabengebiet kann betriebsblind machen. Da wird dann „mit der Hand am Arm“ gearbeitet. War halt immer schon so. KVP-/Kaizen-Prinzipien sind ein Verfahrensansatz, Potentiale in der Büroorganisation aufzudecken. Dadurch werden Sie  Verschwendungen auszumerzen.

Acht Blickwinkel aus dem Kaizen zu den Verschwendungsarten

Ein Blick in Büros offenbart Verschwendungen. Die Symptome: überfüllter Schreibtisch, Schränke, E-Mailfach, PC-Desktop. Kein guter Ausgangspunkt für effizientes Arbeiten und effektiven Zeitumgang. Gelingt es, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen?

Hier finden Sie einige Beispiele, die wir in Beratungen – auch in Krankenhäusern – aufgelöst haben. 

1. Wird mehr bearbeitet als notwendig?

• Fähigkeit, nicht nein Sagen/annahmegerecht Begrenzen zu können
• Eintreffende E-Mails werden sofort gelesen werden, statt sie in maximal drei Arbeitsblöcken pro Tag abzuarbeiten
• E-Mailschwemme, zu viele CC-E-Mails oder zu große Verteiler
• Fehlende Standards für die Arbeitstiefe und Qualität, sind Zeitgräber
• Menschen mit Perfektionsantreiber verkünzeln sich unnötig ohne diese Vorgaben, Vorlagen oder Standards
• Doppelarbeiten durch schlechte Kommunikation oder Informationen
• Zu viele Ausdrucke

• Doppeluntersuchungen

• Untersuchungen mit identischer Aussage

2. Lagern Bestände? Stapel? E-Mail Posteingang voll?

• Liquiditätsengpass durch noch nicht abgerechnete Belege, Lieferscheine
• Kapitalbindung durch viele Lagerorte für Büromaterial
• Kopf Chaos: ein voller Posteingang verursacht regelmäßig neues Reindenken in den letzten Stand. Zwar helfen Suchfunktionen der Programme, doch die Finde Treffer wachsen täglich.
• Medien- und Informationsbruch durch Unterordner am E-Mail-Posteingang. E-Mails dort speichern, wo die Prozesse und zugehörigen Dateien liegen. Spart CC-E-Mails
• noch nicht abgerechnete Leistungen

3. Gibt es Reklamationen, Nachfragen, Beschwerden?

• Unterbrechungen durch Nachfragen
• Nacharbeitungszeiten durch Reklamationen
• Imageschaden und Prioritätenverlust, wenn Beschwerden herein kommen
• unvollständige Informationen

4. Werden unnötige Handlungen ausgeführt, die nicht zum Wertzuwachs beitragen?

• E-Mail Posteingang. Ständig auf neue Nachrichten zu REAGIEREN, reduziert den Anteil des Tages, in dem Sie die Zügel AKTIV in der Hand behalten könnten.
• Besprechungen: „Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“ Auch Meetings sind ein Zeitfresser. Moderationsfähigkeiten fallen nicht vom Himmel.
• Klicken durch Pfadtiefen statt Nutzen von Favoriten
• mehr Aufwand ohne zusätzlichen Nutzen

5. Gibt es umständliche Verfahren in der Abwicklung oder Administration?

• zu viele Einzelschritte im Arbeitsprozess, die überholt sind oder mit PC-Know how schneller gingen
• Erreichbarkeit der Ansprechpartner, von denen Entscheidungen (Unterschriften) abhängen
• Entlassbriefe, die nicht vorbereitet sind

6. Entstehen  Wartezeiten?

• Besprechungsbeginn
• Erreichbarkeit der Ansprechpartner
• unklare Prozesse, unklarer Handlungsauftrag
• stockende Prozesse, die nicht Hand-in-Hand laufen
• Ambulanz, OP, Patient und Arzt warten gegenseitig aufeinander

7. Gibt es vermeidbare Transportwege?

• Papiergebundene Unterlagen verursachen Transportwege
• ungünstige Anordnung der Arbeitsmittel
• Wege zum Drucker, wenn nicht gebündelt am Stück gedruckt wird
• Verteilung der in einer Abteilung zusammen Arbeitenden auf mehrere Gebäude, Etagen, Büros
• Suche nach Geräten, Material

8. Wo werden die Talente der Mitarbeitenden nicht genutzt?

• unbekannte Sprach- oder PC-Kenntnisse liegen brach
• Reisekostenabrechnung wird umso teurer, wenn sie jemand durchführt, der dadurch höher qualifiziert Aufgaben liegen lässt
• Verhallen von Ideen und Rückmeldungen

Handlungsebenen gegen Verschwendung in der Büroorganisation

Neben der Organisation des Büros sind auch das Verhalten des einzelnen, seine  Arbeitsorganisation, seine Kompetenzen/Fähigkeiten und auch die Haltung der Arbeit, den Kunden, Kollegen, Mitarbeitern gegenüber ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens/der Organisation.

Je nachdem, wo Sie stehen, setzen wir mit maßgeschneiderten Angeboten an. Ob vor Ort Beratung, Arbeitsplatz-Coaching, Impuls-Vortrag oder Seminar – unsere Konzepte richten sich nach Ihrem Nutzen und Ihren Zielen.