Ob privat oder beruflich – mit einer logischen Ablage Organisation sparen Sie viel Zeit!

Eine stimmige Ablage Organisation erkennen Sie ganz klar am raschen Finden ohne Nachfragen 🥳.

Dann klappt es auch mit den KOLLEGEN und dem STEUERBERATER/-in!

🙏 Wäre es nicht magisch, wenn alles an seinem Platz ist?

Einfach ortsunabhängig ohne Nachfragen verfügbar 🦋!

So viel schneller und entspannter wären Tageskröten erledigt …

  • 🐸 monatliche Buchführung
  • 🐸 Reisekosten Abrechnung
  • 🐸 Nebenkostenabrechnung
  • 🐸 Steuererklärung

 

Wenn Sie historisch gewachsene Strukturen optimieren wollen, sind hier erste Lösungsangebote:

Lösungsangebote für Ihre Ablage Organisation

 

Online Kurs bei freier Zeiteinteilung mit online Club Sprechstunde für Ihre Fragen

Zum online Shop und weiteren Infos über das Angebot (hier klicken)

Wenn Sie vor Ort oder online live Begleitung wünschen, dann ist unser Firmenangebot das richtige für Sie.

Vor Ort Beratung oder online Workshop live

Workshop/Beratung Ablage Struktur und Organisation für Papier, Server, E-Mails

 

Direkt vor Ort und auch online führen wir Workshops und Beratungen zur Ablage Organisation durch. Diese Ablage Workshops sind in 3 Phasen gegliedert:

  1. Vorbereitungsphase
  2. Durchführungsphase
  3. Ergebnissicherungsphase

Schon das Ankündigen des Durchführungstermins versetzt Mitarbeitende in das Aufräumen und Strukturieren. Denn während des Workshops wird der Ist-Stand über einen Beamer gezeigt. Da möchten alle „glänzen“ ?.

Struktur auch in MS TEAMS – Zum Hintergrund

MS Teams erlebte durch Homeoffice einen Boost. Viele Arbeitsabläufe wurden spontan umgestellt. Das Papier aufzugeben, ergab sich schon aus Datenschutzgründen. Jeder war jetzt „gezwungen“ ohne Papier zu arbeiten. Denn ein Drucker im Homeoffice fehlt und stellt außerdem eine Datensicherheitslücke dar.

Mehr zum Teams Training hier:

Schulungen M365, Teams & SharePoint Trainings online und vor Ort

 

Allen ist bewusst: fehlende Ablage Organisation ist ein Engpass

Nachdem es Homeoffice Regelungen und abwechselnde Früh-/Spätdienste im Büro gibt, wurden auch die Aktivitäten auf Teams teilweise zurück gefahren. Allerdings nicht, weil Führung das so ankündigte. Nein – das erfolgte klammheimlich durch Mitarbeitende, die sich dem Arbeiten mit neuen Tools wie Teams entziehen.

Zeitfresser und Chaos in der Ablage Organisation

Arbeitet man in der „Büro-Schicht“ wird fleißig ausgedruckt und gestapelt. Handschriftliches wird selten weiter verwertet und selten wieder gefunden. Wem das Arbeiten mit MS Teams nicht so liegt, der flüchtet sich schnell in seinen alten Standard zurück. Das führte dazu, dass neben den klassischen und veralteten Informationsquellen:

  1. Papier (Schrank/Tisch, …)
  2. Outlook: oft übervolle Postfächer mit zahllosen Unterordnern
  3. Explorer, Netzlaufwerk
  4. Persönliches Laufwerkweitere Speicherorte zwar existieren, wie beispielsweise
  5. Abfragen aus Branchen Software, CRM
  6. SharePoint
  7. Intranet
  8. Internet/die eigene Homepage mit separatem Login Bereich für Kunden/Lieferanten
  9. OneNote – das digitale Notizbuch für Einzelne, Teams oder Abteilungsübergreifend auch mit Externen
  10. Cloud: OneDrive, selten auch Dropbox, Google Docs oder andere Cloudanbieter
  11. MS Teams

jedoch nicht einheitlich, stringent genutzt werden.

Unklarheiten – wann, was und wo ablegen?

Nach dem Schnellstart mit MS Teams entstehen also wieder separate Dateiablagen in Unterordnern von Outlook. Was eigentlich interne E-Mails stark reduzieren könnte, lebt wieder auf. Einfach weil  Freiheitsgrade individuell genutzt werden. Damit wird eine digitale Zusammenarbeit erschwert.

Im Homeoffice: alle arbeiten mit den neuen Tools – keiner bringt Struktur rein

Bei unseren Kunden stellen wir eine sehr gute technische und Software Ausstattung fest. Solange die Arbeit im Homeoffice stattfand, wurde Teams als Technik genutzt. Parallel dazu wurde in den alten Ablagen gespeichert. Doch sobald auch wieder im Büro gearbeitet wird, fallen Mitarbeitende, Teams und Abteilungen in ihre veralteten „Ablage Blasen“ zurück.

Die alte Ablage Organisation ist zwar kraus aber bequemer

Die Euphorie, mit neuen Tools zu arbeiten, hat bei vielen leider nachgelassen. Auf Nachfrage anlässlich einer Workshop Vorbereitung zur Ablage Organisation äußern Mitarbeitende:

  • MS Teams sei nicht so bequem wie z. B. OneNote
  • Mit MS Teams habe man noch weitere Tools, in denen Daten liegen, aber nicht alle hätten Zugriff darauf
  • Bei einer größeren Anzahl von Projekten sei es dann unübersichtlich und unklar, wer was sieht
  • Mit der Rückkehr zur ursprünglichen Server Ablage Organisation fühle man sich sicherer
  • MS Teams sei als Tool zum Arbeiten während der spontanen Homeoffice Aktion für jeden persönlich spannend, aber nicht geeignet als Speicherort
  • Der Funktionsweise der Cloud werde nicht vertraut

Allen ist bewusst, dass dieses „historische Verwachsen“ von Neuem mit Altem, die unterschiedliche Benennung und Denke der Mitarbeitenden beim Speichern, eine Herausforderung sind.

 

Häufigste „Schmerzpunkte“ zur Ablage Organisation

  • Ein Ablageplan fehlt
  • Es gibt keine Vorgaben für die Dateibenennung
  • Möglichkeiten der Sortierung nach Änderungsdatum, Schlagwort oder Eigenschaften bleiben ungenutzt
  • Eine Vertretung ist kaum möglich, auch wenn es einen Zugriff auf Dateien gibt. Es fehlt die dahinter liegende Logik.
  • Wissensmanagement findet durch die Denke „Meine Ablage“ und „Deine Ablage“ nicht statt
  • Fachbereichsübergreifendes Arbeiten wird als „Übergriff in die persönlich erstellten Dateien“ empfunden
  • Persönliche Laufwerke werden für Projekte genutzt, auf die niemand Zugriff hat
  • Transfer Laufwerke sollten den Engpass des Zugriffs „retten“, sind selten aktuell und schaffen Versions-Chaos

 

Lösungsmöglichkeiten hin zur idealen Ablage Organisation mit klarer Struktur

denkvorgang unterstützt Sie mit moderierten Workshops und fundiertem Praxis Know how.

Ziel: ideale Strukturen, auf die digitale Workflows aufgesetzt werden können. Das schafft Rechtssicherheit und Verlässlichkeit, auch dezentral gut organisiert zusammen zu arbeiten.

Weitere Informationen zum Workshop Ablage Organisation mit Vorbereitungs-, Durchführungs-, Nachbereitungs- und Ergebnissicherungs-Phase erhalten Sie über diese Seite.

Welche Lösung passt für Sie und Ihr Unternehmen am besten?

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