Im heutigen online Meeting tauschten sich Oliver und Rositta zu ungenutzten Potenzialen vorhandener Programme wie beispielsweise MS Teams im Homeoffice aus. Klar: effiziente Workflows zahlen auf Produktivität ein. Wie „baut“ man solche Workflows? Welche Funktionen helfen? Mit welchen kommen Beteiligte leichter ans Ziel?

Tools für das mobile Arbeiten: MS Teams im Homeoffice

Der Wunsch Arbeitserleichterungen ist hoch.  Die Bereitschaft, Neues zu lernen und anzuwenden darf immer wieder wach gekitzelt werden. Dran bleiben zahlt sich aus, denn MS Teams Neuerungen gibt es schon fast im Stundentakt.

Die vielen Integrationen und neuen Schnittstellen bärgen einerseits die Gefahr, das vorhandene System aufzublähen.  Andererseits verbraucht die Zeit des Anpassens und Lernens wieder Zeit, die dem eigentlichen Arbeiten an Lösungen dann fehlt. Führungskräfte erleben sich hier neu in den Rollen als Motivator, Animateur, Begleiter, Vorbild, …

Neue Funktionen vorab durchdenken und mit Prozessen verproben

Neue Schnittstellen und Programme sollten durchdacht eingesetzt werden. Hier muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter den Nutzen und die Anwendung verstehen.

  • Welche Mitarbeitenden können neue Funktionen Kollegen gut erklären?
  • Wie werden Prozessverbesserungen dokumentiert?
  • Wie erfolgt der interne Wissenstransfer?
  • Welche Änderungen fallen mit der Neuerung intern/extern an?

 

Wer hier zu schnell arbeitet, darf hinterher oft mit Zusatzaufwand rechnen.

Es ist schon so viel da

Einig waren wir uns darüber, dass sehr viel ungenutztes Potenzial der Standardprogramme brach liegt. Aus Unwissenheit der Mitarbeitenden wird das Fähnchen in Outlook inflationär genutzt. Diese visuelle Findehilfe veranlasst übrigens zusätzlich, dass eine E-Mail im Aufgabensystem eingetragen wird. Vollautomatisch. Um bei dem Beispiel Outlook und Fähnchen zu bleiben, hier lässt sich über eingerichtete QuickSteps noch einfacher planen.

Weitere, einfache Möglichkeiten die Produktivität systematisch zu steigern, besteht aus dem Anwenden des Outlook-Kalenders, zusammen mit OneNote und den Aufgabenprogrammen Planner und ToDo. Wichtig ist hier die Planungsebene mit dem strategischen Bereich (Quartalszielplanung) und dem operativen Bereich (Wochenplanung inkl. Timeboxing) im Auge zu behalten.

Statt auf die Features neuer Programme zu achten, kann sich der Blick auf die bereits verwendeten Programme und deren optimales Zusammenspiel lohnen und die Komplexität des eigenen Systems deutlich reduziert werden.

Komplexität verringern

Das Zusammenspiel der unterschiedlichen Tools in eine kluge Strukturierung machen ein schlankes System aus. Wichtig hier: Dubletten und doppelte Workflows vermeiden! Das heißt konkret, dass für jede Funktion (z.B. Aufgabensammlung oder Kalender) nur EIN Programm genutzt werden sollte. So bleiben die Abläufe schlank und zusätzliche Arbeit kann vermieden werden.

 

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