Beratung zur Ablagestruktur für Papier, PC und E-Mails

Ablage Organisation – eine einheitlich logische Struktur schaffen

Der Anlass eines Workshops zur Ablageorganisation

  • Historisch gewachsene File-Server-Struktur
  • Unterschiedliche Arbeitsweisen und Absprachen zwischen Abteilungen und einzelnen Mitarbeitenden
  • Fehlende Archivierungsregeln
  • Parallele und asynchrone Ablagen in Papier und digital
  • Fehlende Vorgaben zur Ablage und Archivierung von E-Mails
  • Unklare Verknüpfung oder Schnittstellen zu anderen Systemen und Bereichen (Branchensoftware, Vertragsmanagement, …)
  • Lange Suchzeiten
  • Doppelablagen mit unterschiedlicher Qualität

 

 

Ziele des Workshops Ablage Organisation

  • Rechtssicherheit, Überblick und Klarheit durch gezieltes Auffinden von Informationen,
  • Freiraum und Entlastung durch Anwenden der Aufbewahrungsfristen, es bleibt weniger Papier auf dem Schreibtisch, in Ordnern, Schränken, Fensterbrettern “liegen”,
  • Arbeitszufriedenheit durch Reduzierung von Suchzeiten mit passendem Wiedervorlagesystem,
  • mehr Zeit für Ihre Hauptaufgaben mit Hilfe effizientem Informationsmanagement,
  • die Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch besseren Informationsfluss,
  • eine verbesserte Zusammenarbeit,
  • serviceorientierte und reibungslose Abwicklung schafft schnelle Reaktion auf Kundenwünsche,
  • Know-how-Sicherung/Wissensmanagement,
  • Standardisierung der Büroorganisation zur Übersicht und Transparenz.

 

Inhalte des Workshops – exemplarisch

  • Neustrukturierung des Fileservers im Gesamtzusammenhang oder auf eine Abteilung bezogen
  • Umgang mit Dokumenten im Arbeitsprozess (Dokumente in Arbeit, Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Ablage)
  • Gemeinsame Ablage – gemeinsame Regeln; Beratung und Vereinbarung von Regeln zur
    • Dateibenennung
    • Ablage von Dateien, E-Mails, Anhängen
    • Papierablage – wann Papier, wann digital, wann beides?
  • Reduzieren der Papierablage und Ausdrucke auf das Verpflichtende oder historisch Relevante

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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