Jetzt Ablage Struktur optimieren hin zu einer idealen Ablage Organisation

Beratung zur Ablage Struktur und Ablage Organisation für Papier, PC und E-Mails

Ablage Struktur – eine einheitlich logische Ablage Organisation schaffen

Ob die Ablage Struktur stimmig ist, fällt immer dann auf, wenn gesucht wird. Oder neue Mitarbeitende immer wieder fragen müssen, wo etwas zu finden ist. Am Ende fragen sie nicht mehr. Sie speichern sich eine eigene Struktur.

Von der Informationsstruktur hängt die Produktivität und gelungene Zusammenarbeit ab.

Das „tägliche Verwachsen“ von Neuem mit „historische Entstandenem“, die unterschiedliche Benennung und Denke der Mitarbeitenden feuern das Chaos auf Servern, in der Cloud und auf Netzlaufwerken weiter an.

Finden und Speichern werden zum Zeitfresser Nummer ein und bleiben eine tägliche Herausforderung.

Sie können das ändern!

 

 

Was ist Ihr Anlass für einen Workshops zur Ablage Struktur?

  • Historisch gewachsene File-Server-Struktur
  • Unterschiedliche Arbeitsweisen und Absprachen zwischen Abteilungen und einzelnen Mitarbeitenden
  • Fehlende Archivierungsregeln
  • Parallele und asynchrone Ablagen in Papier und digital
  • Fehlende Vorgaben zur Ablage und Archivierung von E-Mails
  • Unklare Verknüpfung oder Schnittstellen zu anderen Systemen und Bereichen (Branchensoftware, Vertragsmanagement, …)
  • Lange Suchzeiten
  • Doppelablagen mit unterschiedlicher Qualität
  • Neue Mitarbeitende, die abhängig von Wissensträgern sind, weil sie Informationen nicht finden

Was hält bisher davon ab, die Ablage Organisation neu zu strukturieren?

Wir haben unsere Kunden befragt, warum sie nicht schon viel früher die Chancen einer guten Ablage Struktur nutzten. Das sind die Antworten:

Abgehalten hatte uns bisher der Gedanke an den großen Arbeitsaufwand bei der Umsetzung und das Prüfen jeder einzelnen Datei auf dem Server, vor allem bei den „Altlasten“.

Da viele der Dateien auf dem Server von Kolleginnen und Kollegen (über viele Jahre) abgelegt wurden, welche nicht mehr im Unternehmen tätig sind und teils oder gar nicht von den aktuellen Kolleginnen und Kollegen genutzt werden, wird es schwierig einzuschätzen, welche Dateien wichtig sind und welche nicht. Enormer Koordinationsaufwand, das gesamte Team muss einbezogen werden.

Wir befürchteten, dass die Serverstruktur bereits nach kurzer Zeit (nach „Altlasten-Bereinigung“) wieder unübersichtlich wird und keine dauerhafte, gemeinsame Struktur gefunden werden kann. Wenn wir gewusst hätten, wie einfach dem vorgebeugt werden kann, hätten wir sicher viel früher gestartet. 

Die Ablage Struktur hat Domino Effekte

Eine stimmige Ablage Struktur ermöglicht Ihnen, ortsunabhängig, also auch vom Homeoffice aus zu arbeiten. Noch wichtiger ist allerdings das Thema Rechtssicherheit.

Diese Ziele können Sie mit einem Workshops Ablage Organisation erreichen

  • Rechtssicherheit, Überblick und Klarheit durch gezieltes Auffinden von Informationen,
  • Freiraum und Entlastung durch Anwenden der Aufbewahrungsfristen, es bleibt weniger Papier auf dem Schreibtisch, in Ordnern, Schränken, Fensterbrettern “liegen”,
  • auf papierloses Arbeiten vorbereiten
  • zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten/Homeoffice ermöglichen (Handlungsfähigkeit in Pandemie)
  • Arbeitszufriedenheit durch Reduzierung von Suchzeiten mit passendem Wiedervorlagesystem,
  • mehr Zeit für Ihre Hauptaufgaben mit Hilfe effizientem Informationsmanagement,
  • die Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch besseren Informationsfluss,
  • eine verbesserte Zusammenarbeit,
  • serviceorientierte und reibungslose Abwicklung schafft schnelle Reaktion auf Kundenwünsche,
  • Know-how-Sicherung/Wissensmanagement,
  • Unabhängigkeit von Wissensträgern,
  • Standardisierung der Büroorganisation zur Übersicht und Transparenz.

 

Die Methoden

Neben der idealen Variante, dem Workshop, gibt es weitere Methoden zur idealen Ablageorganisation.

 

Inhalte des Workshops – exemplarisch

  • Neustrukturierung des Fileservers im Gesamtzusammenhang oder auf eine Abteilung bezogen
  • Wann MS Teams, OneNote, Explorer, Netzlaufwerk oder SharePoint?
  • Umgang mit Dokumenten im Arbeitsprozess (Dokumente in Arbeit, Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Ablage)
  • Gemeinsame Ablage – gemeinsame Regeln; Beratung und Vereinbarung von Regeln zur
    • Dateibenennung
    • Ablage von Dateien, E-Mails, Anhängen
    • Papierablage – wann Papier, wann digital, wann beides?
  • Reduzieren der Papierablage und Ausdrucke auf das Verpflichtende oder historisch Relevante

Ihr Ablage Struktur Workshop startet mit einer Vorbereitungsphase

Wir legen Wert auf hohen Praxistransfer. Daher findet in Vorbereitung auf den Workshop folgendes statt:

Erwartungsabfrage 

Sie erhalten eine Erwartungsabfrage zur Weiterleitung an Ihre Mitarbeitenden. Hier soll jeder seine Erwartungen und auch „Befürchtungen“ mitteilen. Je mehr Schulterschluss für das Reorganisieren der Struktur vorhanden ist, desto mehr Flow und Freude unterstützen das Verbesserungs-Projekt.

Zu den häufigsten Erwartungen der Teilnehmenden zählen:

  • Das Finden unspezifischer Dateien anhand der Ordnerstrukturlogik (Suche)
  • Das Anlegen neuer Ordner und Dateien anhand einer gemeinsamen Logik, um das Aufrufen und Suchen von Dateien auch langfristig zu erleichtern
  • Kürzere Pfade, weniger klicken, schnelleres Arbeiten
  • Mit dem Archivieren oder Löschen von „Altlasten“ wird die Serverstruktur sehr viel übersichtlicher und „leichter“
  • Die allgemeine Zufriedenheit beim Arbeiten steigt, es gibt weniger Missverständnisse
  • Doppelarbeiten fallen weg.

 

Das rechtzeitige Einbinden der Beteiligten sorgt für eine hohe Akzeptanz im kleinen „Change Prozess“. 

 

Video Zugang

Über einen Link können Sie und Ihre Mitarbeitenden bei freier Zeiteinteilung das Video zum Ablauf anschauen. Es erklärt, wie der Workshop vorbereitet und durchgeführt wird. Außerdem wird die Sorge genommen, jede einzelne Datei nach der Neustrukturierung anschauen und verschieben zu müssen. Das steigert die Akzeptanz für den Workshop.

Dieses Video kann schon so auf Ihr Unternehmen/Ihre Organisation individualisiert werden, dass hier Ihre Screenshots von bestimmten Ablageorten eingefügt sind. 

 

Checkliste über Materialien und Medien

Damit wir in der Durchführungsphase gleich loslegen können, erhalten Sie eine Medien- und Material Checkliste.

 

Neben Effekte der Vorbereitungsphase

Alle Teilnehmenden räumen auf. Denn die Ablage Struktur wird in der Durchführungsphase über einen Beamer gezeigt. Da möchte natürlich jeder glänzen 😉.

 

Durchführungsphase

In der Durchführungsphase arbeiten wir mit bis zu 10 Personen. Über einen Beamer wird die aktuelle Organisation des Laufwerks dargestellt. Auf Tischen, die am Block angeordnet sind, alternativ an Pinnwänden, Whiteboards oder auf Fensterflächen wird mit rechteckigen Moderationskarten und großen Haftnotizen (Post Its) gearbeitet. Das erlaubt ein Austauschen von Strukturen oder Benennungen.

Prozesse werden in der neuen Struktur „durchgespielt“, so dass sie auf eine erste Alltagstauglichkeit verprobt wurde.

Auf einem Flipchart werden im Themenspeicher  Ideen, Anregungen und Fragen festgehalten.

In der Abschlussphase des Workshops werden Arbeitsaufträge vergeben: wer legt welche Strukturen für das Team an? Wer startet mit einem Pilot? Wann findet der nächste Termin statt?

Nachbereitungsphase

Auch nach dem Workshop stehen wir von denkvorgang mit Rat und Tat zur Seite.

Das kann telefonisch, über eine Videokonferenz oder vor Ort erfolgen.

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    Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

    Office-Management-Business-Coach-Workaholic-Rositta-Beck

    Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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