Beratung zur Ablagestruktur für Papier, PC und E-Mails

Ablage Organisation – eine einheitlich logische Struktur schaffen

Ob die Ablage Struktur stimmig ist, fällt immer dann auf, wenn gesucht wird. Oder neue Mitarbeitende immer wieder fragen müssen, wo etwas zu finden ist. Am Ende fragen sie nicht mehr. Sie speichern sich eine eigene Struktur.

Von der Informationsstruktur hängt die Produktivität und gelungene Zusammenarbeit ab.

Das „tägliche Verwachsen“ von Neuem mit „historische Entstandenem“, die unterschiedliche Benennung und Denke der Mitarbeitenden feuern das Chaos auf Servern, in der Cloud und auf Netzlaufwerken weiter an.

Finden und Speichern werden zum Zeitfresser Nummer ein und bleiben eine tägliche Herausforderung.

Sie können das ändern!

 

 

Was ist Ihr Anlass für einen Workshops zur Ablageorganisation?

  • Historisch gewachsene File-Server-Struktur
  • Unterschiedliche Arbeitsweisen und Absprachen zwischen Abteilungen und einzelnen Mitarbeitenden
  • Fehlende Archivierungsregeln
  • Parallele und asynchrone Ablagen in Papier und digital
  • Fehlende Vorgaben zur Ablage und Archivierung von E-Mails
  • Unklare Verknüpfung oder Schnittstellen zu anderen Systemen und Bereichen (Branchensoftware, Vertragsmanagement, …)
  • Lange Suchzeiten
  • Doppelablagen mit unterschiedlicher Qualität
  • Neue Mitarbeitende, die abhängig von Wissensträgern sind, weil sie Informationen nicht finden

Die Ablage Struktur hat Domino Effekte

Eine stimmige Ablage Struktur ermöglicht Ihnen, ortsunabhängig, also auch vom Homeoffice aus zu arbeiten. Noch wichtiger ist allerding das Thema Rechtssicherheit. 

Diese Ziele können Sie mit einem Workshops Ablage Organisation erreichen

  • Rechtssicherheit, Überblick und Klarheit durch gezieltes Auffinden von Informationen,
  • Freiraum und Entlastung durch Anwenden der Aufbewahrungsfristen, es bleibt weniger Papier auf dem Schreibtisch, in Ordnern, Schränken, Fensterbrettern “liegen”,
  • auf papierloses Arbeiten vorbereiten
  • zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten/Homeoffice ermöglichen (Handlungsfähigkeit in Pandemie)
  • Arbeitszufriedenheit durch Reduzierung von Suchzeiten mit passendem Wiedervorlagesystem,
  • mehr Zeit für Ihre Hauptaufgaben mit Hilfe effizientem Informationsmanagement,
  • die Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch besseren Informationsfluss,
  • eine verbesserte Zusammenarbeit,
  • serviceorientierte und reibungslose Abwicklung schafft schnelle Reaktion auf Kundenwünsche,
  • Know-how-Sicherung/Wissensmanagement,
  • Unabhängigkeit von Wissensträgern,
  • Standardisierung der Büroorganisation zur Übersicht und Transparenz.

 

Inhalte des Workshops – exemplarisch

 

  • Neustrukturierung des Fileservers im Gesamtzusammenhang oder auf eine Abteilung bezogen
  • Umgang mit Dokumenten im Arbeitsprozess (Dokumente in Arbeit, Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Ablage)
  • Gemeinsame Ablage – gemeinsame Regeln; Beratung und Vereinbarung von Regeln zur
    • Dateibenennung
    • Ablage von Dateien, E-Mails, Anhängen
    • Papierablage – wann Papier, wann digital, wann beides?
  • Reduzieren der Papierablage und Ausdrucke auf das Verpflichtende oder historisch Relevante

 

Ihr Ablage Struktur Workshop startet mit einer Vorbereitungsphase

 

Wir legen Wert auf hohen Praxistransfer. Daher findet in Vorbereitung auf den Workshop folgendes statt.

 

Sie erhalten:

  1. … eine Erwartungsabfrage zur Weiterleitung an Ihre Mitarbeitenden. Hier soll jeder seine Erwartungen und auch „Befürchtungen“ mitteilen. Je mehr Schulterschluss für das Reorganisieren der Struktur vorhanden ist, desto mehr Flow und Freude unterstützen das Verbesserungs-Projekt.
  2. … den Link zu einem Video, welches auf den Workshop vorbereitet und die Akzeptanz für diesen steigert.
  3. … eine Checkliste bereit zu legender Materialien, damit Sie im Termin so richtig loslegen können. 

 

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Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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