Was zählt zu den Aufgaben im Office Management?
Zu den Aufgaben des Office Managements zählen in erster Linie Entlastung anderer von administrativen Tätigkeiten. Office Manager sind Teil eines Hochleistungs-Teams, denen Produktivität, Zuverlässigkeit, Automatisierung und Qualität wichtig sind. Unternehmerisches Handeln und Denken sind Voraussetzungen, die Aufgaben im Office Management ideal zu erfüllen.
Office Manager sind die Schnittstelle zwischen Leitung, Führungskräften und Kollegen. Sie haben einen umfassenden Überblick, koordinieren Termine, sind Ansprechpartner für Personal-, Organisations- und Technikfragen. Da High Performance Manager Termingetaktet sind, sind eine schnelle Auffassungsgabe und kommunikatives Geschick unentbehrlich.
Übersicht delegierbarer Aufgaben im Office Management – gruppiert nach:
Anforderungen an Mitarbeitende im Office Management
Auch im Office Management gilt es, wirtschaftlich zu denken und zu handeln. Mitarbeitende im Office Management sind demnach „Alleskönner mit vernetzt denkendem Kopf“. Mitarbeitende wissen, wie Themen zusammen hängen, überwachen Arbeitsprozesse, verfügen über fachliches Know how und Soft Skills.
Kommunikative Kompetenzen sind in diesem Bereich sehr wichtig. Auf am Arbeitsprozess Beteiligten ohne Weisungsbefugnis so einzuwirken, dass Arbeiten fertig werden ohne das Arbeitsklima zu verschlechtern, ist eine Herausforderung.
Die Durchlaufzeiten müssen kurz, Erreichbarkeit und Informationsfluss gesichert sein. Verschwendungen haben im Office Management wie auch in anderen Bereichen nichts zu suchen. Lean Office – ein schlankes Büro – ist ein Erfolgsbaustein für Wettbewerbsfähigkeit.
I. Büroorganisation
- Büromaterial
- Medien- und Moderationsmaterial
- Bearbeiten des Posteingangs (E-Mail, Post, Hauspost, Telefax, …)
- Ablageorganisation in Print und digital, Informationsstruktur aktuell halten
- Wiedervorlage
- Checklisten und Leitfäden erstellen
- Vorlagen bereitstellen und aktualisieren
- Rechnungen erstellen
- Experten finden (IT, Web, Grafiker, …)
II. Termine
- Empfang von Besuchern
- Telefon
- Termine finden, abstimmen, koordinieren, zu- oder absagen, verschieben
- Fristen überwachen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Reiseplanung, Buchungen und Abrechnung
III. Informationsmanagement
- Informationen digital und in Print inhaltlich aufbereiten, formatieren, koordinieren
- vermitteln zwischen mehreren Beteiligten
- Führen und Aktualisieren eines Officehandbuches mit Prozessabläufen- und -beschreibungen
IV. Persönliche Assistenz
- E-Mails filtern, vorarbeiten
- Kaffee- und Pausen Bewirtung
- Reisekosten abrechnen
- managen privater Anlässe wie Geschenke organisieren, Grußkarten
- Abrechnung private Belege mit Krankenkasse
- persönliche Besorgungen
- Banking
- Erinnerungen
- Abschirmen
V. Projekte durchführen, begleiten
- Umstellen auf neue Software
- Das papierlose Büro
- Experten einbinden und koordinieren
- kontinuierlich Verbesserungen aufdecken
VI. Text-Assistenzen
- Blogbeiträge erstellen
- Newsletter erstellen
- Fotorecherche für Blog + Newsletter + Produktfotos
- Optimieren von Blogbeiträgen für SEO (Yoast), WordPress mit Builder
- Google Keyword Planer -> Schreibweisen für Keywordchancen prüfen
- Report-Analytics über häufigstes Keyword, Besucherverhalten, Social-Media-Anteil
- Social-Media-Accounts, Kommentare beantworten
VII. Technische Assistenz am Beispiel von Marketing Aufgaben
- Automatisierungen
- E-Mail-Newsletter entwerfen
- E-Mails aufbereiten und Korrektur lesen
- E-Mails terminieren und verschicken
- Abonnenten von den Listen hinzufügen und entfernen
- Sales Funnels im E-Mail-System einrichten
- Landing-Pages und Thank-you-Pages erstellen
- Sales-Pages und Auftragsformulare einrichten
- einfache Videos erstellen und hochladen
- Membership-area/Kurs-Plattform einrichten
- neue Module mit Videos und Folien einführen
- grundlegende Photoshop-Bearbeitung und Design
- Blog- und Video-Thumbnails erstellen
- Blog-Posts einrichten und bearbeiten
- Social-Media-Headers aktualisieren
Umsetzung durch Virtuelle Assistenz
Die häufigsten Engpässe im Office Management
- Überstunden, zeitliche Abdeckung der Erreichbarkeit morgens und spätabends
- zwischenmenschliche Konflikte
- Überlastung und Stress
- veraltetes Office-/PC-Know how, keine strategischen Weiterbildungen
- Komplexität, Abhängigkeiten und Denken in Prozessen
- Vertretung
Wenn Sie merken, es könnte besser laufen – mit diesen Methoden helfen wir
Online Programm für Office Manager
Unser online Programm für Office Manager befähigt systematisch auf 5 Leveln.
Vor Ort Beratung
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Arbeitsplatz-Coaching
Was Sie von uns im Office Management erwarten können
- Langjährige Erfahrung und profunde Kenntnisse unterschiedlichster administrativer Prozesse und Systeme
- Belastbare Bewerten von Auslastungen und Engpässen an den Arbeitsplätzen und von Funktionen basierend auf …
- Fertigkeiten (PC-Kenntnisse, Sprache)
- Selbstorganisation (auch intrapersonelle Antreiber)
- Kommunikations- und Entscheidungswegen
- Prozessen und Abläufen
- Führung
Damit Arbeit exzellent erledigt ist und auch Freizeit ihren festen Platz hat!
Office Management Beratung, Coaching und Workshops für
- Chef-Assistenz-Tandems
- Doppelsekretariate
- im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
- Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielseise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen
- leidgeprüfte Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen
Sie möchten Ihre Fitness im Office Management erhöhen?
Gleich kostenlos anmelden.
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung
Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns.