Office Management mit Business Partnern (Assistenz-Pool, Büropool)

Assistenz Anlässe für Büropools, Assistenzpools oder Business Partner Teams

Der Anlass für Assistenzpools oder Büropools ist ein strategischer und wirtschaftlicher. Es gibt Sekretariate mit starker Überlastung. Gleichzeitig solche mit „Unterlast“. Gerade besonders fähige und aktive Assistenzen bekommen genau aus diesem Grund die meisten Aufgaben. Während die „anderen“ verschont werden und nicht ausgelastet sind.

Wenn Stellen aufgrund von Elternzeit oder Rentenzeiten neu zu besetzen sind, kann eine Assistenz-Pool die Lösung sein. Um einerseits für eine bessere Auslastung zur sorgen. Andererseits auch Arbeitsabläufe gelungen zu organisieren, Durchlaufzeiten zu reduzieren und somit wirtschaftlich gut aufgestellt zu sein. Denn ein „Flickenteppich“ aus vielen Teilzeitmitarbeiterinnen kann intern viel zu viel Abstimmungen auslösen, wenn die Standards fehlen.

Auch der technische Fortschritt sorgt für Vereinfachungen. Bevor eine Führungskraft bestimmte Aufgaben delegiert, kann sie sie Dank Technologie direkt selbst erledigen. Banddiktate weichen der Diktierfunktion direkt mit Windows Bordmitteln. Assistenzen kümmern sich dann nur noch ums „Aufhübschen“ der Inhalte. Zeiten werden frei! Daher werden Assistenzen und Sekretärinnen zunehmend eingespart. Womit sich viele Führungskräfte dann anderen eine Team-Sekretärin bzw. Team-Assistenz „teilen“.

So werden Aufgaben gebündelt. Nicht 10 Assistenzen laufen die Post holen, sondern eine! Talente werden im Team besser genutzt. Assistenz 1 kann perfekt lektorieren, Assistenz 2 ist die Excelkönigin, Assistenz 3 schafft Text in kreative Bildsprache zu übersetzen. 

Mehr und mehr entstehen sogenannte Büropools. Über eine E-Mailadresse ist der Büropool/das Team erreichbar. Nach dem Prinzip First in First out ziehen sich Sekretärinnen oder Assistenzen den Arbeitsauftrag und arbeiten nach Eingang ab. Die Abstimmungen innerhalb des Teams erfordert hohe kommunikative Kompetenzen.

Innerhalb des Teams werden Rollen zugeschrieben. Selbst ein rollierender Plan über die Teamleitung oder bestimmte, sehr spezifische Aufgaben, haben zu Beginn Abstimmungs- und Anlaufschwierigkeiten. Werte wie gerechte Arbeitsverteilung, Qualität der Aufgabe, Reklamation und Ausbügeln von Fehlern, sich reindenken Können in Vorgänge, bringen täglich Unruhe in den Alltag. Diese Situation ist neu.

Ein emotionaler Change für Assistenzen und Führungskräfte

Beim Umstellen auf die neue Zusammenarbeit sollte auf das Wording geachtet werden. Statt von einem Büropool sprechen Sie vom Einführen eines Business Partner Teams.

Das Selbstbild eines Business Partners ist ein anderes als das einer Assistenz im Büropool. 

Trotzdem gibt es häufig Widerstände. Sowohl Führungskräfte als auch Assistenzen können sich in gewisser Weise ihres bisherigen Status beraubt fühlen. Die vormals heile Welt bricht zusammen.

Als Assistenz …

Nach so langer Zeit nicht mehr dieser einen Person,  Leistungsträgern, zuarbeiten zu dürfen, obwohl es doch alles so gut und harmonisch, mit gegenseitiger Wertschätzung, direkt zuzuordnendem Feedback klappt …

Für eine Assistenz fühlt sich die Änderung wie eine Trennung an. Es ist ein emotionales Thema.

Der Kopf tobt:

• Was, wenn ich es nicht schaffe?!
• Was, wenn ich dann Person Mustermann, der mit der besonderen Persönlichkeit zuarbeiten muss?
• Was passiert mit mir in einem Pool?
• Wie austauschbar bin ich jetzt hier?
• Wer kann und wird mir dann etwas „diktieren“?
• Welche neuen Entscheidungen fallen an?
• Wenn ich für bestimmte Aufgaben nicht qualifiziert bin … Darf ich eine Aufgabe „ablehnen?“
• Wer schützt mich denn jetzt? Wer ist mein Ansprechpartner, wenn Schwierigkeiten auftauchen?
• Wer entscheidet denn jetzt, was Vorrang hat? Wie treffe ich mit den anderen Business Partnern Entscheidungen?
• Muss ich jetzt auch noch fitter in Englisch werden?
• Wie gehe ich mit Konflikten um? Mit meiner Kollegin XY komme ich überhaupt nicht zurecht und jetzt sind wir „ein Team“?! Wie soll das funktionieren?!
• Wie bleibt meine Leistung sichtbar?

Statusverlust als Führungskraft?

Im Grund gibt es drei Reaktionsmöglichkeiten, die neue Regelung wird …

1. akzeptiert und unterstützt
2. sabotiert, um den bisherigen Status und oft auch sehr persönliche Entlastung (Assistenz macht Müsli, bringt den Anzug in die Reinigung, …) zurück zu erobern
3. abgelehnt

Eine gewisse „Beweglichkeit“ bei den Führungskräften ist erforderlich. Gerade, wenn die Zusammenarbeit mit einer bestimmten Assistenz immer gut lief, wollen die meisten kurze Wege genau zu ihr erhalten. Wird hinterfragt, was denn genau diese Assistenz anders oder besser macht als die anderen, lösen sich scheinbare Argumente rasch auf.

An dieser Stelle brechen dann die Standards in den Arbeitsabläufen. Denn auf spezielle Wünsche kann dann nicht mehr eingegangen werden – oder der Dokumentationsaufwand ist riesig!

Klassiker nach der Umstellung

Oft kommen spontane Prioritäten, VIPs reihen sich nicht ein, die bisherige Assistenz wird telefonisch mit „muss vorgezogen werden“ informiert. Dadurch kann die Planung durcheinander geraten. Über das rein Fachliche hinaus müssen Nein sagen können und Feedbackregeln gelernt werden.

Der Weg zu Ihrer Lösung im Büropool

Wir begleiten den Veränderungsprozess auf fünf Ebenen. Dabei starten wir mit dem Zielbild. Daraus leitet sich auch ein neues Selbstbild sowohl für Führungskräfte als auch deren ehemalige Assistenz ab.

Die Zusammenarbeit verändert sich besonders intensiv für die ehemaligen Assistenzen. Sie müssen sich gelungen abgrenzen können. Einerseits dem ehemaligen Vorgesetzten gegenüber. Andererseits innerhalb des neu entstehenden Teams, um nicht in die alte Rolle zurückzufallen und innerer Zerrissenheit vorzubeugen. Dabei erleben sich die Assistenzen in einer neuen Zugehörigkeit. Auch hier kann es für Einzelne herausfordernd sein, die Position innerhalb des Teams zu finden.