Kaizen im Büro: KVP-Prinzipien übertragen auf die Büroorganisation

Mit Kaizen (jap.: Veränderung zum Besseren), KV P (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder CIP (Continuous Improvement Process) nutzen Sie bewährte Methoden für kontinuierliche Verbesserungen. Schon kleine Schritte zur Veränderung haben Hebelwirkung.

Kontinuierliche Verbesserungen sind damit Denk- und Arbeitshaltung.

In der Produktion gibt es festgelegte Takte und Zeiten, in denen eine Arbeit fertig gestellt sein muss. Wie sieht es in der Büroorganisation aus? Wie lange benötigen Sie, bis ein Brief fertig geschrieben und kuvertiert in der Ausgangspost liegt? Wie lassen sich in der Arbeitsorganisation Verbesserungen zu Gunsten der Qualität und Kundenorientierung etablieren?

Welche Erfolgsstrategien aus der Produktion lassen sich in den kaufmännischen Bereich übertragen? Denn die >>Verschwendungen lauern überall …

1. Modul KVP Prinzipien/Kaizen Prinzipien im Büro

Der einzelne Arbeitsplatz

Verbesserung beginnt bei uns selbst. Es geht darum, kleine, inkrementelle Veränderungen regelmäßig umzusetzen, anstatt auf große, disruptive Innovationen zu warten. Dies fördert eine nachhaltige und stabile Entwicklung.

Schreibtischmanagement
5S Aktion / Kaizen
Schreibtisch und Umgebung frei mit der 5S-Aktion
Standards und feste Plätze
Ablageplan für Schrank und PC
Wiedervorlagesystem
Vorlagen
Checklisten
Bedienungsanleitungen
Arbeitstechniken (Einmal-Regel, E-Mail-Management, …)
eigene Maßnahmenplanung, Beispiel Büroorganisations- “Hausaufgaben”

2. Modul KVP Prinzipien/Kaizen Prinzipien im Büro

Die Zusammenarbeit erleichtern

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die aktive Beteiligung aller Mitarbeiter. Ideen und Vorschläge zur Verbesserung kommen oft von denen, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Dies stärkt nicht nur die Effizienz und Zusammenarbeit, sondern auch die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.

Erreichtes aus Modul 1
Einsatz von Kanban- und Fehlkarten
Verbesserung der Zusammenarbeit (interne Information und Kommunikation)
softwareseitige Hilfen mit vorhandenem System für das interne E-Mailmanagement, Terminabstimmungen, Aufgabenverwaltung, Delegation
Verschwendungsarten kennen, Verschwendungen aufdecken
Wo wartet wer auf wen?
Klären von Aufgaben, Vertretungen und Zuständigkeiten, statt “erraten” derselben
5M-Methode (7M)
“Geh zur Quelle” – 5 mal Warum
Vorschlagswesen
Bewusstmachen des Fortschritts mit Foto-Vergleich alter/neuer Ist-Zustand
eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben”-Zusammenarbeit

3. Modul KVP Prinzipien/Kaizen Prinzipien im Büro

Einsparen ermöglichen, Kundenzufriedenheit erhöhen

KVP legt großen Wert auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden. Durch kontinuierliche Verbesserungen soll die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöht werden.

Erreichtes aus Modul 2
PDCA-Zyklus
Wertschöpfung
Kunden- und Lieferantenverständnis
KVP-Koordination (Rolle des Moderators, Anforderungen, Ablauf, …)
KVP-Kennzahlen festlegen
Arbeitsabläufe vereinfachen
Prozess-Landkarten
Process-Mapping Ist-Stand
Visualisierung Soll-Konzept
eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben”-Kennzahlen umsetzen

4. Modul KVP Prinzipien/Kaizen Prinzipien im Büro

Optimieren im Team

Motivation und Engagement des ganzen Teams sind Schlüssel zum Erfolg eines Verbesserungsprozesses. Anreize und regelmäßiges Feedback können dazu beitragen, eine positive Einstellung gegenüber Verbesserungen zu fördern.

Erreichtes aus Modul 3
Teamtafeln
Steigerung der Selbstverantwortung zur Arbeitsmarkt-/Beschäftigungsfähigkeit
Personalentwicklung: lösungsorientierte Kommunikation
Benchmarking: Klassenbester sein und bleiben
Visionen
eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben” Ziele, Visionen, Kompetenzen erweitern

Das Angebot “Effizienz-Steigerung mit KVP-/Kaizen-Philospie” ist auch buchbar als vor Ort Beratung.