Kaizen KVP CIP Methoden im Büro anwenden

Mit Kaizen (jap.: Veränderung zum Besseren), KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) oder CIP (Continuous Improvement Process) nutzen Sie bewährte Methoden für kontinuierliche Verbesserungen. Schon kleine Schritte zur Veränderung haben Hebelwirkung.

Kontinuierliche Verbesserungen sind damit Denk- und Arbeitshaltung.

In der Produktion gibt es festgelegte Takte und Zeiten, in denen eine Arbeit fertig gestellt sein muss. Wie sieht es in der Büroorganisation aus? Wie lange benötigen Sie, bis ein Brief fertig geschrieben und kuvertiert in der Ausgangspost liegt? Wie lassen sich in der Arbeitsorganisation Verbesserungen zu Gunsten der Qualität und Kundenorientierung etablieren?

Welche Erfolgsstrategien aus der Produktion lassen sich in den kaufmännischen Bereich übertragen? Denn die >>Verschwendungen lauern überall …

1. Modul KVP-/Kaizen-Prinzipien im Büro

Der einzelne Arbeitsplatz

  • Schreibtischmanagement
  • Schreibtisch und Umgebung frei mit der 5S-Aktion
  • Standards und feste Plätze
  • Ablageplan für Schrank und PC
  • Wiedervorlagesystem
  • Vorlagen
  • Checklisten
  • Bedienungsanleitungen
  • Arbeitstechniken (Einmal-Regel, E-Mail-Management, …)
  • eigene Maßnahmenplanung, Beispiel Büroorganisations- “Hausaufgaben”

 

2. Modul KVP-/Kaizen-Prinzipien im Büro

Die Zusammenarbeit erleichtern

  • Erreichtes aus Modul 1
  • Einsatz von Kanban- und Fehlkarten
  • Verbesserung der Zusammenarbeit (interne Information und Kommunikation)
  • softwareseitige Hilfen mit vorhandenem System für das interne E-Mailmanagement, Terminabstimmungen, Aufgabenverwaltung, Delegation
  • Verschwendungsarten kennen, Verschwendungen aufdecken
  • Wo wartet wer auf wen?
  • Klären von Aufgaben, Vertretungen und Zuständigkeiten, statt “erraten” derselben
  • 5M-Methode (7M)
  • “Geh zur Quelle” – 5 mal Warum
  • Vorschlagswesen
  • Bewusstmachen des Fortschritts mit Foto-Vergleich alter/neuer Ist-Zustand
  • eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben”-Zusammenarbeit

 

3. Modul KVP-/Kaizen-Prinzipien im Büro

Mit Prozessverbesserung Einsparen ermöglichen, Kundenzufriedenheit erhöhen

  • Erreichtes aus Modul 2
  • PDCA-Zyklus
  • Wertschöpfung
  • Kunden- und Lieferantenverständnis
  • KVP-Koordination (Rolle des Moderators, Anforderungen, Ablauf, …)
  • KVP-Kennzahlen festlegen
  • Arbeitsabläufe vereinfachen
  • Prozess-Landkarten
  • Process-Mapping Ist-Stand
  • Visualisierung Soll-Konzept
  • eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben”-Kennzahlen umsetzen

 

4. Modul KVP-/Kaizen-Prinzipien im Büro

Optimieren im Team

  • Erreichtes aus Modul 3
  • Teamtafeln
  • Steigerung der Selbstverantwortung zur Arbeitsmarkt-/Beschäftigungsfähigkeit
  • Personalentwicklung: lösungsorientierte Kommunikation
  • Benchmarking: Klassenbester sein und bleiben
  • Visionen
  • eigene Maßnahmenplanung “Hausaufgaben” Ziele, Visionen, Kompetenzen erweitern

Das Angebot “Effizienz-Steigerung mit KVP-/Kaizen-Philospie” ist auch buchbar als vor Ort Beratung.