Ablagestruktur: eine Logik für Papier, PC, E-Mails
Um weitestgehend papierlos arbeiten zu können, benötigen Sie eine logische Ablagestruktur.
Auf vielen Netzlaufwerken ist diese „historisch bedingt“ aufgeblüht. Wer neu in das Unternehmen/die Organisation eintritt, den befällt die Sucherei. Wer digital arbeiten möchte, fürchtet, seine Dateien nicht mehr zu finden.
Zeit, Vorhandenes neu zu strukturieren und klare Regeln auch für E-Mailablage zu vereinbaren
Ihre Ablagestruktur entwickeln wir über vor Ort Beratung, Inhouse Workshop oder online Seminar
Klare Strukturen zahlen auf die Produktivität ein. Wenn klar ist, wo etwas gespeichert wird, geht damit auch die Klarheit für die Papierablage einher. Oft kann sogar komplett auf die Druckversion im Ordner verzichtet werden.
Domino-Effekt: vom Wühltisch zum Schreibtisch – „Wanderdünen“ verschwinden
Die tägliche Informationsfülle aus E-Mail, Telefax, Telefon, Zeitung, Sitzungen, Literatur und Briefen macht es uns nicht leicht, schnell Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. So entstehen aufgeschobene Entscheidungen. Mit einer klaren Ablagestruktur sagen Sie den Papierstapeln und überfüllten E-Mailfächern „Adé!“ und „Hallo“ zu einem effizienten System, das Ihre Arbeitsorganisation beflügelt!
Sie werden Transparenz und Struktur in Ihre Ablage bringen. Ablage- und Dateiplan sowie Wiedervorlage schaffen die Voraussetzung für rasche Zugriffe.
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Ihre Lösung/Ziele:
- Klarer Strukturplan mit raschen Zugriffen
- Vorbereitung auf papierloses Arbeiten
- Überblick, denn das Auge findet Farben, Symbole und Hauptgruppen schneller,
- Klarheit schnell Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden,
- Freiraum und Entlastung durch “Ausmisten” und Anwenden der Aufbewahrungsfristen, es bleibt weniger Papier auf dem Schreibtisch, in Ordnern, Schränken, Fensterbrettern “liegen”,
- Arbeitszufriedenheit durch Reduzierung von Suchzeiten mit passendem Wiedervorlagesystem,
- mehr Zeit für Ihre Hauptaufgaben mit Hilfe effizientem Informationsmanagement,
- die Vereinfachung von Arbeitsabläufen durch besseren Informationsfluss,
- eine verbesserte Zusammenarbeit,
- serviceorientierte und reibungslose Abwicklung schafft schnelle Reaktion auf Kundenwünsche,
- Know-how-Sicherung/Wissensmanagement,
- Standardisierung der Büroorganisation zur Übersicht und Transparenz.
- Rechtssicherheit
Exemplarische Inhalte für „Ablagestruktur und Informationsmanagement“:
- Entscheidungsstau: Wo hefte ich dieses Papier ab?
- Wo speichere ich diesen Anhang hin?
- (Wo) finden andere die Informationen wieder?
- Welche Büromaterialien, Ablage- und Organisationshilfen sind sinnvoll?
- Wie gehen wir mit der Wiedervorlage um?
- Welche Ordnerstruktur für PC und Schrank ist die richtige?
- Wie Farbleit- und Ablagesysteme Sie im Finden unterstützen
- Beschriftung und Benennung von Schrank- und PC-Ordnern
- Gemeinsame Ablage – gemeinsame Regeln
Methoden:
- Lernvortrag: theoretische und praktische Inputs
- vorher/nachher Beispiele unterschiedlicher Branchen
- Einzelarbeit und Gruppenübungen
- umfangreiche Teilnehmerunterlage
- Checklisten
Als Erweiterung oder Kombinationsmöglichkeit empfehlen wir das Seminar >>Informationsflut bewältigen.
Weitere Durchführungsformate hin zu einer idealen Ablage Struktur
Dieses Seminar ist auch buchbar als
Vortrag Arbeitsplatz-Coaching direkt am SchreibtischOnline Kurs bei freier Zeitwahl
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