Der Ablage Masterplan ist für viele ein Kraftakt. Gleichzeitig liegt hier so viel Potenzial, effizienter und in mehr Flow zu arbeiten. Wenn an den Strukturen gearbeitet wird, werden automatisch auch Prozesse neu durchdacht. Ein sehr attraktiver Nebeneffekt.

Unsere größte Herausforderung ist es, ein Büro voller Akten in ein papierloses Büro mit gut durchdachten neuen Arbeitsprozessen umzuwandeln.

Das schrieb eine Kundin und entschied sich für einen Workshop mit dem Team.

Eigentlich sollte der Ablage Workshop vor Ort durchgeführt werden. Knapp zwei Wochen vorher fand die Vorbereitungsphase statt. Diese beinhaltet Vorgespräche mit Leitung über „Heilige Kühe“, Besonderheiten im Team, Ausblick auf anstehende Veränderungen innerhalb des Unternehmens. Von den Beteiligten werden dann noch Screenshots gesendet. In einem Video wird für alle kurz vorgestellt, wie der Workshop abläuft. Und tatsächlich wurde noch vor der Durchführung aufgeräumt ;-).

Doch dann kam der 2. Lockdown und damit die Frage: können wir auch auf einen online Workshop umstellen? Na klar!

Masterplan entwickeln mit acht Teilnehmenden und Worxellence® Coach im online Teams Meeting

Wie gut, wenn

  • über die Bildschirm Freigabe gearbeitet und gleich in Vorlagen hinein gearbeitet werden kann
  • die Kameras alle an bleiben
  • die Teilnehmenden sich aktiv einbringen
  • Besprochenes gleich verprobt werden kann
  • der Maßnahmenplan mitläuft
  • der Themenspeicher gezückt und befüllt wird, falls etwas offen ist und später bearbeitet wird
  • mit dem Ordnen auch Prozessabläufe neu gedacht werden
  • gemeinsam in tiefem Flow konstruktiv Widerstände geäußert und bearbeitet werden

 

Tiefe Arbeitsphasen lassen die Bio-Pause vergessen

OK – vielleicht war es auch ein Hörfehler unseres Coaches und es sollte Video-Pause heißen ;-).

 

Vier Stunden später steht der Masterplan in seiner Grundstruktur

Geschafft und doch fröhlich und heiter endete der digitale Workshop nach vier Stunden. Für zwei Gesellschaften, die sich innerhalb einer Ablagestruktur „vermischt“ hatten, entstand ein Masterplan. Dieser ist auf die Gesellschaften skalierbar und wird innerhalb von Projekt Teams weiter bearbeitet.

Gleichzeitig wurden auch Prozesse auf den Prüfstand gestellt: wie gehen wir effizienter mit den Versionierungen um? Statt Dateien einzeln kommentieren zu lassen, wäre es doch geschickter, gleich gemeinsam an einer Datei zu arbeiten?!

 

 

Fünf Schlüssel Erkenntnisse nannten die Teilnehmenden:

  1. Arbeiten mit Verknüpfungen, so dass keine Mehrfachablagen entstehen
  2. Umbenennen von Verknüpfungen
  3. Mit dem Ändern eines führenden Merkmals (in diesem Fall „Kunde“), erledigte sich ein doppelt angelegter Vertriebsordner mit vielen weiteren Unterordnern
  4. Die Klarheit, auch das WIKI braucht Struktur. Wenn die da wäre, würde Vieles aus dem Ordner „Organisation“ verschwinden. Da dort jetzt aber Vieles ist, schaut „man“ darauf, statt ins WIKI …
    (Keine Zeit den Zaun zu reparieren, weil wir immer Hühner fangen müssen …).
  5. Musterordner (in diesem Fall z. B. für Veranstaltungen) sorgen für den nötigen Standard auch in Vertretungssituationen

Erleben Sie, wie gut Ihr neu erarbeitetes Ablagesystem Sie entlastet und einen Domino Effekt auslöst: keine Suchzeit, weniger Nachfrage, leichtere Delegation, schnelles Nachverfolgen.

 

 

Sie möchten sich auch mit Ihrem Ablage Masterplan befassen?

Ob vor Ort oder online – wir entwickeln Ihren Master-Ablageplan, der sowohl für Ihre Papierablage als auch für Ihre PC-Dateien und E-Mails gilt. Dabei zeigen wir Ihnen auch, wie einfach Sie von der alten auf die neue Struktur wechseln. Und das ohne jede einzelne Datei zu prüfen und zuzuordnen.

Das Ergebnis: Sie haben Ihr führendes Merkmal herausgearbeitet, haben einen schnellen Zugriff und Rechtssicherheit.

 

Club Erfolgsstrukturen - online Begleitprogramm für mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.

Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Office Management

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