Neulich beim Kunden – heute geht es im zweiten Block des Arbeitsplatz-Coachings um die Arbeitsorganisation. Outlook zeigt für heute 82 Aufgaben an. Na, die werden wohl auch mit einer Nachtschicht nicht fertig!
Hohe Arbeitslast – oder stimmt etwas mit meiner Arbeitsorganisation nicht? Wie sieht die Lösung aus?
Hebel 1:
Ansatz – wir prüfen Ziele. Was soll durch das Erledigen dieser Aufgaben bewirkt werden, was erfüllt sich dadurch? Wie fließen diese (dann erledigten) Aufgaben in die Jahres-, Quartals-, Monats-, Wochenziele ein? Ich frage meinen Kunden: „Wie fokussiert arbeiten Sie an Ihren Zielen – wo haben Sie Ihre Ziele festgehalten, wie verfolgen Sie die Zielerreichung?“
Hebel 2:
Ansatz – wir clustern die Aufgaben nach Rollen in Fachkraft-, Manager- und Unternehmeraufgaben und weisen ihnen das Ziel als „Big Picture“ und einen Zeitraum zu. Hier wird schnell deutlich, ob
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- kurzfristige vor langfristiger Aufgabenplanung stattfindet
- der Detaillierungsgrad und die Organisation der nächsten Schritte stimmig sind: wird zu kleinteilig geplant und dann ständig verschoben? Welche Alternativen gibt es?
- delegierbare Aufgaben auch delegiert werden oder Personalressourcen fehlen
Hebel 3:
Wr entwickeln eine individuelle Entscheidungsmatrix als täglicher Kompass und wenden diese Matrix auf die heutigen 82 Aufgaben und die laufende Woche an.
Erleichterung – mit diesem Kompass als Fokus kein Verzetteln, aber …
Jetzt melden sich Widerstände. Mein Kunde bemerkt, wie viele Aufgaben er auf seiner To Do Liste führt, zu denen er eigentlich Nein sagen müsste. Und mit der Zeitspalte wird deutlich, er befindet sich im Zeit-Bankrott, wenn er weiterhin Zusagen macht statt annahmegerecht zu begrenzen, Nein zu sagen.
In diesem Coaching haben wir noch an seinen Werten gearbeitet und sind im Block drei des Arbeitsplatz-Coachings auch seinen Hetzern auf die Spur gekommen.
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