Wie schaffe ich mir einen Überblick?

In unserem Beitrag „Ich habe die Kontrolle verloren“ zeigen wir Ihnen den Gesamtzusammenhang. Sie erfahren, welche Hebel es gibt.

Dieser Beitrag befasst sich mit den technischen Möglichkeiten. Im Worxellence® System Level 3: Tool Know how.

Kunden Beispiel – Ingenieurin

Die Kundin hat im Rahmen einer Transformationsbegleitung ihre vielen großen Projekte und die drain vielfältigen Aufgaben in eine Struktur gebracht.

Der Workflow dahinter ermöglicht ihr jetzt ein wunderbares Zusammenspiel zwischen OneNote und Outlook.

Frau E. hat in OneNote eine Projektgesamtübersicht angelegt. Von dort verweist sie auf die einzelnen Projekte. Dort wiederum sind Aufgaben hinterlegt. Frau E. erweitert sie nach Meetings, hakt ab, was erledigt ist. Sie schreibt fort, was neu hinzugekommen ist und was auch abgerechnet werden kann.

Übersicht mit Domino-Effekt – zwei Fliegen mit einer Klappe

Vielleicht kennen Sie das: Der Auftrag ist da, doch die Abstimmung bis hin zur Durchführung verschlingt schon das Budget und die Ressourcen. Der Kunde hat nur mal kurz diese eine Frage. Dann diese andere. Optionen entstehen. Entscheidungen werden dadurch fällig. Und im Prinzip verändert sich der Auftrag noch bevor er begonnen hat.

Schleichende Auftragserweiterung

Das kann dazu führen, dass das Budget gesprengt ist! Dass sich der Auftrag weiter verzögert. Jedoch ohne abrechenbares Ergebnis!

Hier die richtigen Werkzeuge auszuwählen, kann Chaos abwenden. Denn gerade dieses Chaos beim Kunden schwappt auch zu den Dienstleistern.

• OneNote hilft ihr, die Übersicht zu behalten.
• Die Zuordnung der Aufgaben zu den Projekten ist klar abgegrenzt.
• Außerdem hat sie eine Übersicht, was noch im Budget ist.
• Sie weiß, wo es einen neuen Auftrag braucht.
• Sie dokumentiert hier Abweichungen vom Angebot.
• Sie bemerkt, wo es eng wird, bevor alles kollabiert.
• Outlook ist jetzt nicht mehr die Aufgabenwüste, die es vorher war.

Bisher hatte sie viel Kleinkram mit Päckchen. Jetzt hat sie die Gesamtübersicht.

Sie entscheidet leichter, was sie jetzt zuerst machen KANN?! Denn sie ist im Rahmen des Projektes an vielen Stellen in der Warteposition. Abhängig von anderen, die erst zuliefern müssen. Abhängig von Fristen und Durchlaufzeiten bei Behörden.

Ich habe jetzt ausgetestet, was für mich das Beste ist. Mit der Begleitung konnte ich mir meine Übersicht und meinen Workflow erstellen. Das gibt so viel Sicherheit. Schluss mit dem vielen Kleinteiligen an vielen Orten. Dieses Gefühl der Überforderung, des Kontrollverlusts, das einfach alles zu viel ist. Mein Kopf kommt zur Ruhe. Besonders in meiner Privatzeit!

Der gewonnene Überblick zahlt auf Freiheit ein!

Jetzt kann Frau E. sicher entscheiden, welche Anfragen sie überhaupt noch annimmt. Sie hat klare Kriterien dafür, welche nicht passen.

Gerade in der aktuellen Situation rund um gestiegene Gaspreise suchen Firmen nach Alternativen für Gas. Sie und ihr Team sind dem Boom gewachsen.

Denn leider müssen alle, die eine Alternative suchen, ein aufwändiges Genehmigungsverfahren durchlaufen.

Prozesse glatt gezogen durch Überblick Klarheit für alle Beteiligten

Frau E. kann sich jetzt systematischem Onboarding widmen. Sie arbeitet eine junge Kollegin ein. Ja, es sind 2 Stunden, die für Routinen und Standards eingesetzt werden. Allerdings nur einmal. Dann sitzt alles. Dadurch werden der Erfahrungsschatz und das Expertenwissen der „alten Hasen“ verfügbar gemacht. Ohne in der Abhängigkeit von Wissensträgern oder dem Flaschenhals zu sein.

Positive Erfahrung und intrinsische Neugier beflügeln beim Überblick Schaffen

Jetzt, wo Frau E. für sich Standards im Workflow geschaffen hat, profitieren auch Ihre Kolleg:innen. Der nächste Schritt ist der, diese Strukturen firmenübergreifend bis hin ins MS TEAMS des Kunden fortzusetzen.

Sie wollen den Überblick? Sie wollen Schluss machen mit HOFFEN & BETEN?

Lassen Sie uns systematisch Ihre Strukturen für mehr Leichtigkeit, mehr Flow und mehr Geld schaffen!

Bastelset – Konzentrierte Auszeit

Ein „Strand in Mexikoooo Bastelset“ ist hier in den Downloads verfügbar: