In den Arbeitsplatz-Coachings hören wir oft: „Ja wissen Sie … Ich funktioniere halt unter Druck am besten!“ Ein Glaubenssatz, der ungebrochen bleibt, weil ja keine anderen Erfahrungen zugelassen werden.
Aufschieben – nicht immer sichtbar für andere
Papierstapel auf dem Schreibtisch kann man nicht nicht sehen ?. Anders ist das mit dem E-Mailfach. Zu diesem hat meist nur die Person Zugang. Daher scheint es „geduldig“ zu sein. Merkt niemand. Vielleicht mal die IT-Abteilung. Dann kommen Nachrichten zur Postfachbereinigung.
Weiteres Indiz: viele Icons auf dem Desktop. Eigentlich mit der positiven Absicht, diese zu bearbeiten. Eigentlich … und dann werden es noch mehr.
Das Aufschieben kann viele Ursachen haben:
- Sie haben zu viel in den Tag geplant
- Sie haben erst gar nicht geplant und handeln rein reaktiv: wer am lautesten ruft, bekommt die Aufmerksamkeit
- Sie sind ausgelaugt, da Sie regelmäßig mehr als 50 Stunden/Woche durch zu hohes Arbeitsvolumen tätig sind
- Sie haben zu hohe Ansprüche: in Ihnen gibt es einen unausgesprochenen Perfektionswunsch und Gedanken daran, wie aufwändig diese Aufgabe dadurch sein wird
- Sie verzetteln sich, weil Sie alles auf einmal fertig haben wollen und ins Multitasking fallen
- Sie arbeiten im spontan Modus, weil etwas anderes attraktiver und leichter von der Hand zu gehen scheint
- Ihnen ist alles gleich wichtig: Sie handeln ohne Priorität
- Sie blockieren sich durch einschränkende Glaubenssätze unbewusst
Es gibt nur zwei Tage im Jahr, wo nicht getan werden kann. Der eine heißt „gestern“ und der andere „morgen“. Also ist heute der richtige Tag zu lieben, zu glauben, zu handeln und vor allem – zu leben!
(Dalai Lama)
Schritt für Schritt in die neue Gewohnheit des Handelns
- Verschaffen Sie sich einen Überblick
Notieren Sie dazu alles Unerledigte, schreiben Sie dazu, wie viel Zeit Sie für das Erledigen der Aufgaben brauchen - Unterteilen Sie in wichtig und dringlich
Dringlich ist nicht unbedingt wichtig. Das Prinzip dahinter steckt in der Eisenhower Matrix. - Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Nutzen Sie dafür Ihre Ziele Übersicht. Klare Ziele = klare Prioritäten. Dadurch handeln Sie proaktiv statt rein reaktiv. - Wenden Sie die Salami Taktik an
Unterteilen Sie die Aufgaben in attraktive „Häppchen“ - Machen Sie sich den Preis für Ihr Verhalten bewusst:
Wie viel Druck könnten Sie sich ersparen, wie viele Diskussionen, Bitten um neue Termine, E-Mails, … wie viel entgangener Gewinn kostet Sie dieses Verhalten? Was macht dieses Verhalten mit Ihrer Konzentration? - Belohnen Sie sich, wenn Sie Ihre Aufgabenliste realistisch geplant und eingehalten haben
- Planen Sie Ihren Arbeitstag, am Tag bevor er beginnt.
- Starten Sie an einem aufgeräumten Schreibtisch.
- Lernen Sie annahmegerecht Nein zu sagen. Das begrenzt und sichert die Qualität.
- Üben Sie sich darin, Ihr Handeln und die damit verbundenen Erfolge zu feiern.
Ab heute!
Wenden Sie die Einmal-Regel an. Wenn Sie die erste Frage mit Ja beantworten, brauchen Sie sich die nächsten nicht mehr stellen.
Leiten Sie Entscheiden und Handeln mit diesen vier Fragen konsequent ein:
- Kann ich die E-Mail/das Papier löschen/vernichten?
- Müssen andere informiert werden oder kann ich die Aufgabe aus der E-Mail/dem Papier delegieren?
- Muss ich die Info archivieren, weil sie einen internen oder gesetzlichen Aufbewahrungswert hat?
- Kann ich die Aufgabe sofort erledigen (Direktprinzip, wenn es maximal 3 Minuten dauert!) oder für wann plane ich sie ein?
Konsequentes Anwenden der Einmal-Regel macht sich auf Ihre Papierberge und Ihr E-Mailpostfach garantiert bemerkbar!
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