Zeitmanagement für Führungskräfte: Hebel Delegieren
Wieder muss alles gleichzeitig fertig werden
Eine Vertretung gibt es nicht
Es wird auch heute wieder spät im Büro und das Wochenende ist gefährdet
Im Zeitmanagement für Führungskräfte hören wir oft:
„Wie soll ich jemanden einarbeiten? Die Person findet sich hier nicht zurecht!
Sie muss dauernd fragen, wo was ist …“
Dann fragen wir:
„Wie sieht die Alternative aus? Wollen Sie weiter das Nadelöhr im Prozess bleiben?“
Was sind die Folgen, wenn Sie nicht delegieren?
Sie sind der Flaschenhals. Sie haben zu wenig Zeit für höherwertige Aufgaben. Sie geben Anderen keine Gelegenheit, die Komfortzone zu verlassen und etwas Neues zu lernen. Sie machen abends das Licht im Büro aus, während sich die anderen ihres Feierabends erfreuen.
Auf Ihre (delegierbaren) Fachkraftaufgaben kommen die Managementaufgaben noch oben drauf.
Wo bleibt dann Ihre Zeit für Erfolg?
Welche Voraussetzungen sind fürs Delegieren erforderlich?
- Die Strukturen müssen da sein, damit Mitarbeitende Aufgaben ohne Rückfragen erledigen können
- Die Prozesse mit klaren Auslösern und konkreten Ergebnissen müssen mindestens skizziert sein (Flussdiagramm), noch besser dokumentiert sein
- Die Führungskraft muss Delegieren generell auch zulassen.
Sonst bleiben Sie als Führungskraft immer das Nadelöhr, während Mitarbeitende Sie vor sich her treiben.
Wie schafft man die Voraussetzungen für Delegieren und besseres Zeitmanagement während des Tagesgeschäftes?
Dass Strukturieren & Dokumentieren im Tagesgeschäft möglich ist, beweist Claudia:
Fallbeispiel Zeitmanagement für Führungskräfte und Unternehmer:innen
Claudia Riedel ist Geschäftsführerin eines Optik Geschäftes in Dresden.
Gemeinsam mit ihrem Team (alles Optiker) haben wir Strukturen geschaffen.
„Ahh“ und „Oooh so einfach!“ hörten wir sie alle schwärmen.
Ja, es war zu Beginn ein Mehraufwand.
Doch für eine gute Ernte, darf man erst einmal säen.
Heute hat Claudia einen Office Hero an ihrer Seite.
Sie kann sich um ihre Unternehmerinnenaufgaben kümmern.
Und ihr Team um die Kunden – statt um Lieferscheine und ähnliches.
Außerdem freuen sich Claudias Lieblingsmenschen darüber, sie zu „normalen“ Zeiten wieder zuhause zu haben.
Großer Fehler: Strukturen fürs Delegieren aufzuschieben
WARTEN SIE NICHT!
Starten Sie jetzt durch mit Strukturen und cleverer Büroorganisation.
Sie werden in zwei Monaten sagen, hätte ich doch direkt heute begonnen!
Denken Sie daran: Sie sind der wichtigste Mensch in Ihrem Leben ♥.
Wenn Sie nicht delegieren wollen – Ursachen:
Die Ursache für diesen Engpass liegt im Mindset, in der inneren Haltung.
Finden Sie sich in diesen Aussagen wieder?
„Das Arbeitsergebnis entspricht nie meinen Anforderungen!“
Diese Aussage kann auf einen hohen Kontroll- oder Perfektionsanspruch zurück gehen. Unklare Ziele oder Erwartungen, unter Zeitdruck nur kurz und unzureichend übergeben, können ja nur zu einem unzureichenden Arbeitsergebnis führen und liefern scheinbar den Beweis für diese Ausrede. Wer sich selbst mit Delegierbarem und Perfektion unter Druck setzt, sorgt für eine zu große Aufgabenliste oft mit untererfüllter, selbst verursachter „Qualität“. Druck der nicht sein müsste.
„Bevor ich das lange erkläre, ist es schon fertig!“
Checklisten oder Anleitungen entlasten und sind schnell erstellt. Wer heute Delegierbares selbst erledigt, wiederholt es beim nächsten mal wieder. Sich mit Delegierbarem zu befassen und möglicherweise höherwertige Aufgaben liegen zu lassen, ist nicht besonders effizient.
„Ich habe niemanden, dem ich das aufdrücken kann.“
Schon in der Formulierung „aufdrücken“ schwingt eine Abwertung mit. Gibt es wirklich niemanden oder ist Ihnen zu unangenehm, diese Aufgabe weiterzuleiten? Denn vielleicht würde der andere Sie dann nicht mehr mögen? „Talenttausch“ könnte eine Lösung sein. Vielleicht gelingt eine bestimmte Aufgabe Kollegen/Kolleginnen leichter und Sie tauschen Zeitbudgets untereinander? Außerdem gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren wie beispielsweise an eine virtuelle Assistenz oder Freelancer.
Reflektionsfragen zum Delegieren
Lösungsmöglichkeit Transformationsbegleitung
Systematisch von A nach B mit kleinen Teams und Abteilungen.
Lösungsmöglichkeit Arbeitsplatz-Coaching
Für ein bis zwei Personen, ideal im Chef-Assistenz-Tandem.
Checkliste Delegation
Diese Checkliste könnte aufbereitet als Wordvorlage in Ihrem Vorlageverzeichnis gespeichert sein.
Ein alternativer Speicherort wäre OneNote.
Exemplarische Fragen auf einer Checkliste
- Sind Sie davon überzeugt, dass Delegation für Sie vor allem Vorteile hat?
- Haben Sie einen Überblick über anstehende, delegierbare Aufgaben?
- Erfüllt die Person, die die Aufgabe übernehmen soll, die Fähigkeiten und Kompetenzen für die Erledigung?
- Ist das Ziel der Aufgabe klar, sind Zwischenziele festgelegt?
- Sind die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen gegeben?
- Hat die Person, die die Aufgabe erledigen soll, die nötigen Informationen, kennt sie den größeren Gesamtzusammenhang der Aufgabe?
- Ist deutlich, wer bei Rücksprachen oder Schwierigkeiten Ansprechpartner ist?
- Ist das Erledigungsdatum klar?
Wenn Sie delegieren, ist es wichtig, die Aufgabenerfüllung zu kontrollieren und eine Rückmeldung zu geben.
Exemplarische Checkliste zur Rückmeldung einer delegierten Aufgabe
- Wurde die Aufgabe erledigt?
- Fiel es der Person leicht oder schwer, die Aufgabe zu erledigen?
- Was hat gefehlt?
- Sind Dinge aufgefallen, die in Zukunft die Aufgabe schneller, einfacher, effektiver erledigen lassen?
- Haben Sie die Person, die die Aufgabe erfüllte, gelobt?
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Marco Frei und Nicole Klingel
Worxellence® Kundenberatung