Die Lösungen lauern überall, wenn man erst einmal erkannt hat, welche Kettenreaktion diese Effizienz Bremsen auslösen.
Diese Checkliste deckt die Verschwendungen an einem Arbeitsplatz bei acht Stunden Tätigkeit im Bereich Sachbearbeitung auf. Die zeitlichen Angaben beziehen sich auf die von unseren Kunden genannte durchschnittliche Zeitersparnis nach einem Arbeitsplatz-Coaching.
Checkliste für einen Arbeitsplatz-Effizienz-Audit
| Thema | Engpass Nein, alles OK | Engpass Ja | einsparbar/ Potenzial |
| Ständige Unterbrechungen, durch E-Mail Dauerreichbarkeit, sofortiges Antworten auf eingehende E-Mails, unklare Anwendung der CC/BCC-Funktion, zu große Verteiler | 45 Min. pro Tag | ||
| Individualität auf dem Schreibtisch: Stapel, fehlende Ablagestruktur, kein Wiedervorlagesystem, zu viele Ablagekörbe | 30 Min. pro Tag | ||
| Veraltete digitale Ablage oder fehlende Struktur (PC-Explorer: Server, persönliches Laufwerk, Desktop, Outlook-Ablage), keine Namenskonventionen, dadurch Suchzeiten, Mehrfachablagen | 30 Min. pro Tag | ||
| Volles E-Mail-Posteingangsfach mit veralteten Dateien und verschachtelten Unterordnern | 45 Min. pro Tag | ||
| Kein Aufgabensystem – Aufgaben nur im Kopf, auf Post It’s oder ausgedruckte E-Mails, keine Tagesübersicht | 1 Stunde pro Tag | ||
| Überfüllte Schränke (Archiv Ordner bei laufenden Ordnern), Register in Ordnern nicht einheitlich, abweichend von digitaler Ablage, unklare Aufbewahrungsfristen (Dateien, Papier) | 15 Min. pro Tag | ||
| Fehlende Basis PC-Kenntnisse (anlegen/verschieben von Ordnern, Verknüpfungen) | 20 Min. pro Tag | ||
| Kein Modernisieren der PC Kenntnisse bei Updates/neuen PC-Funktionen (z. B. Windows, Office 2010/2013 Erleichterungen wie Quick Steps, Schnellbausteine) | 30 Min. pro Tag | ||
| Technik/Umgang mit dem Telefon (speichern gängiger Nummern), löschen von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter (bleibt meist aus, erhöht Unterbrechungen) | 10 Min. pro Tag | ||
| Bestände an unterschiedlichen Orten (Ordner zu einem Thema in mehreren Schränken, Büromaterial, Technik, Fundsachen) | 15 Min. pro Tag |
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