Her mit der E-Mail-Guideline, genug ist genug!

CC-E-Mails werden auch gerne zur „Cover-your-A**“-Strategie eingesetzt. Absicherungs-Denken oder den Kollegen damit unter Druck setzen, wird damit bezweckt.

Damit zukünftig nicht jeder macht, wie er annimmt, es sei richtig, sollte es eine E-Mail-Guideline geben. Wie viel E-Mails täglich gelesen und bearbeitet werden, hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Den Faktor interne E-Mails kann ein Unternehmen mit klaren Vorgaben beeinflussen.

 

Regeln für interne E-Mails

  • Die Betreffzeile enthält eine klare Handlungsanweisung, zum Beispiel „Bitte um Rücksprache …“, „Termin am …“, „Information zu …“, „Besprechungstermin für …“
  • Das Feld CC wird sinnvoll genutzt. Im Feld CC stehen nur Empfänger, die keine aktive Aufgabe mit der Nachricht haben. Das ermöglicht, E-Mails schon beim Eingang durch automatische Regeln oder Filter heraus zu sortieren.
  • Es gibt klare Vorgaben
    • zur Reaktionszeit
    • zum Bearbeitungszeitraum, den Abruf Intervallen pro Tag nach Bereich
    • zur Netiquette, zum Benehmen, Ausdruck und Höflichkeit
    • zur inhaltlichen Struktur ein Schreibraster mit prägnantem Schreibstil durch Textaufbau mit W-Fragen: wer, was, wann, wo, warum, wie
    • bei Abwesenheit entsprechende Texte zu aktivieren
    • für das Maß und die Tiefe in Vertretungssituationen

In diesem Video erfahren Sie, auf was es bei der E-Mail-Guideline ankommt. Gerne können Sie uns auch auf YouTube folgen.

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