Eine volle Inbox nervt. Außerdem geht schnell Wichtiges unter. Wie ein Blauwal.

E-Mail Inbox aufräumen – 5 Outlook Hacks

Eine volle Inbox kann belasten. Auf jeden Fall den Server. Die IT Abteilung reglementiert glücklicherweise das Volumen. Sonst wäre ja noch weniger Veränderungsdruck da. Was für den echten Briefkasten wunderbar funktioniert – man leert ihn und nimmt die Post mit, ist in der digitalen Welt anders. Die „Post“ wird gelesen und geöffnet oder als ungeöffnet im Posteingang gelassen.

Die acht häufigsten Fehler; erwischt?

# 1 Lesemodus ohne Entscheidung zur nächsten E-Mail scrollen

Manche nutzen ihre E-Mails wie einen Facebook Feed. Sie sitzen eine Nachricht aus, weil die darin enthaltene Aufgabe zu umfangreich ist. Die Tageskröte = unliebsame Aufgabe bleibt in der Inbox liegen.

# 2 E-Mails beantworten, die schnell und einfach sind

Scheinbar ist damit so viel erreicht. Eine Aufgabe weniger, an man „denken muss„. Doch: der Empfänger wird auf schnelle Antworten konditioniert. Insbesondere, wenn es sich um Banales handelt, kann der Eindruck entstehen, der andere habe nicht viel oder nichts Wichtiges zu tun. Die „Brocken“ bleiben liegen, da die Energie nach den vielen „schnell mal Banales erledigen“ abfällt. Ruckzuck ist Pause und nein, vor der Pause passt der Brocken nicht mehr rein. Zeit, mal über eine Not-to-Do Liste nachzudenken oder auch nett formulierte Standardtexte für ein Nein automatisiert parat zu haben.

# 3 Nachricht als ungelesen kennzeichnen und Tage später wieder öffnen

Als ob die E-Mail Tage später attraktiver geworden wäre. Der Leser setzt sich der Tageskröte mehrfach aus. Effizient?

# 4 Posteingang als To Do Liste nutzen

Das ist ziemlich ungünstig, denn die vorhandene Sortierung nach Eingangsdatum, Absender oder Betreff lässt nicht zwangsläufig auf den Erledigungstermin schließen. Der Überblick „alles für heute“ oder „morgen“, fehlt. Streng genommen fehlen auch andere Aufgaben wie Rückrufe.

# 5 Sich selbst E-Mails schicken über „An“ oder in „BCC“

Die positive Absicht ist wohl, alles vor sich im Posteingang zu haben. Problem: zerrissener Informationsfluss und siehe Punkt 4.

# 6 E-Mails unbeantwortet lassen/aussitzen

Nach dem Motto, wer sich wirklich noch zwei mal meldet, der meint es ernst und bekommt eine Antwort. Wie gnädig. Das funktioniert in der Wirtschaft nicht und leisten sich – sorry – nur gesetzliche „Monopolisten“ oder Chaoten. Es kommt zu unnötigen spontanen Prioritäten. Ganz abgesehen von der Außenwirkung, beginnen verspätete Antwort E-Mails meist mit einer Entschuldigung. Verpasste Chance für eine gute Beziehungsebene, wenn der andere schon vom hinterher „Rennen“ genervt ist.

# 7 E-Mails ausdrucken

Dann hat man den Druck mit dem Druck. Das kostet Zeit für das Drucken, Verpacken, Weglegen, Wiederfinden, Einplanen und sorgt für Wanderdünen auf dem Schreibtisch. Das ist nicht mehr zeitgemäß. Papierromantiker – Ihr dürft Euch aus der Komfortzone bewegen! Digitalkompetenz ist ein Muss und kein Wunschprogramm. Papier zeigt den Unreifegrad für die Zukunftsfitness.

# 8 Lesebestätigungen / betreutes Lesen

Das digitale Einschreiben mit Rückschein ist so ziemlich das lästigste unter den E-Mails. Denn dieser „Rückschein“ verpetzt gleichzeitig Durchlaufzeiten und, dass derjenige jetzt erreichbar ist. Zack – das Telefon klingelt und betreutes Lesen beginnt „Haben Sie meine E-Mail schon gelesen …?“. Sie hängen am Haken.